新任・再任問わず、会社の役員（取締役や監査役など）が就任する際、就任承諾書が必要になります。
株主総会後の登記で使用するからです。
ここでは就任承諾書の記載について解説していきます。

先にひな型を提示し、後段で解説の構成です。

一般的に、就任承諾書と併せて辞任届が必要になる場合も多いです（再任）。

就任承諾書ひな型

就任承諾書

私は、令和〇年〇月〇〇日開催の株主総会において、取締役に選任されましたので、その就任を承諾します。

令和〇年〇月〇〇日

住所＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
氏名＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

株式会社〇〇〇〇　御中

代表取締役の場合

私は、令和〇年〇月〇〇日開催の取締役会において、代表取締役に選定されましたので、その就任を承諾します。

社外役員の場合

私は、令和〇年〇月〇〇日開催の株主総会において、取締役（社外取締役）に選任されましたので、その就任を承諾します。

監査役の場合は、取締役部分を監査役と置き換えます。

設立時役員の場合

私は、令和〇年〇月〇〇日、貴社の設立時取締役に選任されましたので、その就任を承諾します。

監査役の場合は、取締役部分を監査役と置き換えます。

就任承諾書の書き方

日付

日付は役員に選任された日付を書きます。

株主総会の開催日が例えば令和2年6月15日だった場合で、役員への就任が令和2年7月1日からだった場合、記載する日付は「令和2年7月1日」です。

定款において選任された場合は、定款の作成日（認証日ではない）を、｢設立時取締役選任決議書｣において選任された場合はその日付を記載します。

氏名・住所

役員個人の印鑑証明書の記載のとおりの氏名、住所を、省略せずに記載します。

住所の記載には注意が必要です。
「1-1-1」のような簡略的な書き方の場合、法務局の担当者によってははじかれることがあるので、「一丁目一番１号」のように記載するのが良いです。

押印

取締役会設置会社の場合、取締役は認印で押印して問題ありません。
ただ、住民票や運転免許証の写しなどの本人確認書類が必要となります。
再任の場合も認印で問題ありません。

代表取締役の場合は、実印＋印鑑証明書が必要となります。

取締役会設置会社ではない場合は、新任役員は代表取締役でなくとも実印＋印鑑証明書となります。
再任の場合、認印で問題無いのは同様です。

監査役の就任承諾書では、取締役会設置会社であるなしに関わらず、認印＋本人確認書類となります。

いずれの場合も、捨印含め、2か所押印します。

実印の場合、上記の通り、登記には印鑑証明書も必要です。
忙しい方ですと、印鑑証明の取得に時間がかかる場合も珍しくありません。
ここの部分がネックになることもあるので、早めに取得依頼をするようにしましょう。

なお実は、議事録に就任承諾の旨を記載すれば、就任承諾書は無くとも構わないのですが、回覧性の観点やみなし総会の場合などを考えると、就任承諾書を取得する方が楽なので、通常は就任承諾書を省略する手続きはとられません。

会社名

定款（や登記簿謄本）に記載している商号を、省略せずに正式名称で記載します。

株式会社部分を㈱と略してはいけません。

役員候補に就任承諾書を記載してもらう場合、WordやPDFデータで渡すと思いますが、あらかじめ正式な会社名を記載したテンプレートを用意すると良いでしょう。

就任承諾書とは

就任承諾書とは

就任承諾書は、ある人が株式会社の役員（取締役や監査役など）に就任する際、その就任の意思を証明する書類です。

登記に必要であり、（大体の場合）絶対に取得しなければならない書類となります。

定時株主総会のタイミングで任期満了などにより、役員が退任する場合があり、新たに役員を選任もしくは再任する場合に取得することが多いでしょう。

一応、法的には会社と役員は、委任の関係となるわけで、その効力を発揮させるための書類でもあります。
とは言え、この観点で就任承諾書が見られることは、ほぼ無いでしょう。

設立時の就任承諾書

役員に就任する「発起人」は就任承諾書は必要ありません。
役員に就任する発起人ではない人において就任承諾書が必要になります。
さらに、代表取締役になる人が発起人ではない場合、代表取締役と取締役の分、2通の就任承諾書が必要となります。

ただ、就任承諾書を作成せず登記をすることも可能と言えば可能です。
細かい手続きは司法書士に頼んだ方が安いこともあるので、司法書士に相談すると良いでしょう。

電子定款の場合

役員に就任する全員分、1通ずつ就任承諾書が必要となります。
代表取締役は上述の通り、代表取締役と取締役の分、2通が必要です。

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関連法令

商業登記法
（取締役等の変更の登記）
第五十四条　取締役、監査役、代表取締役又は特別取締役（監査等委員会設置会社にあつては監査等委員である取締役若しくはそれ以外の取締役、代表取締役又は特別取締役、指名委員会等設置会社にあつては取締役、委員（指名委員会、監査委員会又は報酬委員会の委員をいう。）、執行役又は代表執行役）の就任による変更の登記の申請書には、就任を承諾したことを証する書面を添付しなければならない。
（略）

商業登記規則
（添付書面）
第六十一条　定款の定め又は裁判所の許可がなければ登記すべき事項につき無効又は取消しの原因が存することとなる申請については、申請書に、定款又は裁判所の許可書を添付しなければならない。
（略）
４　設立（合併及び組織変更による設立を除く。）の登記の申請書には、設立時取締役が就任を承諾したことを証する書面の印鑑につき市町村長の作成した証明書を添付しなければならない。取締役の就任（再任を除く。）による変更の登記の申請書に添付すべき取締役が就任を承諾したことを証する書面の印鑑についても、同様とする。
５　取締役会設置会社における前項の規定の適用については、同項中「設立時取締役」とあるのは「設立時代表取締役又は設立時代表執行役」と、同項後段中「取締役」とあるのは「代表取締役又は代表執行役」とする。
６　代表取締役又は代表執行役の就任による変更の登記の申請書には、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める印鑑につき市町村長の作成した証明書を添付しなければならない。ただし、当該印鑑と変更前の代表取締役又は代表執行役（取締役を兼ねる者に限る。）が登記所に提出している印鑑とが同一であるときは、この限りでない。
一　株主総会又は種類株主総会の決議によつて代表取締役を定めた場合　議長及び出席した取締役が株主総会又は種類株主総会の議事録に押印した印鑑
二　取締役の互選によつて代表取締役を定めた場合　取締役がその互選を証する書面に押印した印鑑
三　取締役会の決議によつて代表取締役又は代表執行役を選定した場合　出席した取締役及び監査役が取締役会の議事録に押印した印鑑
７　設立の登記又は取締役、監査役若しくは執行役の就任（再任を除く。）による変更の登記の申請書には、設立時取締役、設立時監査役、設立時執行役、取締役、監査役又は執行役（以下この項において「取締役等」という。）が就任を承諾したことを証する書面に記載した氏名及び住所と同一の氏名及び住所が記載されている市町村長その他の公務員が職務上作成した証明書（当該取締役等が原本と相違がない旨を記載した謄本を含む。）を添付しなければならない。ただし、登記の申請書に第四項（第五項において読み替えて適用される場合を含む。）又は前項の規定により当該取締役等の印鑑につき市町村長の作成した証明書を添付する場合は、この限りでない。
８　代表取締役若しくは代表執行役又は取締役若しくは執行役（登記所に印鑑を提出した者に限る。以下この項において「代表取締役等」という。）の辞任による変更の登記の申請書には、当該代表取締役等が辞任を証する書面に押印した印鑑につき市町村長の作成した証明書を添付しなければならない。ただし、当該印鑑と当該代表取締役等が登記所に提出している印鑑とが同一であるときは、この限りでない。
（略）