<p>プライム市場に上場されているジャパンベストレスキュー株式会社（JBR社）にmichibikuを導入いただきました。<br>プレスリリースの詳細は下記リンク先をご覧ください。<br><a href="https://michibiku.co.jp/news/jte6sbxz9/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://michibiku.co.jp/news/jte6sbxz9/</a></p>

DXによるコーポレート・ガバナンスの強化を先駆け

<p>株式会社TSON（以下「TSON社）は、不動産の小口投資クラウドファンディングサービス「TSON FUNDING」や独自のマーケティングを柱とした不動産・金融ビジネスを展開する、TPM上場企業です。上場後も急成長しており、管理体制強化にも取り組んでいる同社。社内外のステークホルダーが増え、重要会議体の管理工数も膨らんでいってしまう…。取締役会や監査等委員会を管理するシステムはないか、と探しているところにmichibikuを紹介され、ぴったりのシステムだったので導入を決めたとのことです。今回は経営管理部長の宇野さまに、michibiku導入の経緯を詳しく伺いました。<br></p><h2 id="hf5563240b5">役員とのやりとりをシステムで一括管理、効率化を実現</h2><p><br></p><h3 id="h74932a4a72"><span style="color:#5db753">ー  michibikuを導入する前は、取締役会運営にどのような課題を持っていたのでしょうか？</span></h3><p><br>michibiku導入前は、招集通知はWordで作成して、社内役員へはグループウェアで共有、社外役員へはメールで共有する形でやっていました。取締役会を実際に開催した後、議事録もWordで起こし、各役員に確認いただいて、押印、という流れだったんですね。取締役会の報告事項や決議事項もすべてExcelで管理していました。弊社以外もおそらくこのような感じなのではないでしょうか。<br>一番の課題としては、Excel、Wordでの作業が、どうしても煩雑になってしまうことでした。それだけではなくて、紙での印刷や各取締役とのメールのやりとりも大変でしたね。<br>昨年（2021年）の9月から監査等委員会設置会社に変わりまして、取締役の人数も倍以上になっています。そうすると、やりとりだけで非常に時間がかかるんですね。役員の中には、遠方の方もいらっしゃるので、距離的な手間も発生します。その辺をなんとかシステムで一括で行えないかな？ということを以前から考えていました。<br></p><h3 id="h103afba2ca"><span style="color:#5db753">ー  もともとイメージされていて、michibiku以外でも検討されたのでしょうか？michibikuを選んでいただいたポイントを教えて下さい。</span></h3><p><br>システムに変えたいとは思ってはいましたが、具体的に検討というところまではしてなかったですね。どんなものがあるのかもわからなかったですし。とはいえ、役員も増える、ガバナンス強化の必要もある・・・そんな時にちょうどmichibikuの紹介があったのが、最初のきっかけです。<br><br>選んだポイントとしては、やっぱり一番課題に感じていたところが解消できるかどうか？従来やっていた取締役会運営の流れが、システムの中で一括ですべてできるか？というのがポイントでした。そういうシステムじゃないと、あまり意味がないと考えていたので。<br>他にも、取締役会だけではなく、監査等委員会やリスクコンプライアンス委員会などの他の会議体運営も今後できるようになっていくというところも魅力に感じたところです。取締役会だけでなく、他の重要会議体の管理も同様の課題があるので、重要会議体の一括管理ができるようになっていくというのも大きなポイントでしたね。<br></p><h3 id="hbc2130b456"><span style="color:#5db753">ー  michibikuを導入して、どんな変化がありましたか？</span></h3><p><br>まず感じているのは、課題の解消ですね。手続きの手間っていうところを従来は本当に強く感じていましたので、システム上で、招集通知が一括で送れて、会議資料も添付できて、議事録の確認から電子署名までができるようになったことが大きいです。<br>現在9名の取締役がいて、それぞれメールでやりとりをして、押印をもらいに行くということで非常に時間がかかっていました。その手続きがなくなるだけでもかなり効率的になっています。<br>手続きの手間だけでなく、署名完了までの期間が大きく短縮されることにも大きなメリットを感じています。紙で議事録を作成している時に、遠隔地の社外役員の方に押印をもらおうとすると、郵送も発生していましたが、郵送となると、発送から返送してもらうところまで、1週間近くかかってしまうこともありました。これがシステムに置き換わって、最短1日で電子署名まで完了することができるので、工程全体で1〜2週間は確実に短縮できています。<br><br></p><h2 id="hfdece20942">事務局だけではなく、役員側の操作も簡単で対応工数を削減</h2><p><br></p><h3 id="h65502a6138"><span style="color:#5db753">ー  役員の方からのお声はどのようなものがありましたか？操作のつまづきなんかもあれば教えてください。</span></h3><p><br>やっぱり最初は「うまくログインできないとか」「うまく資料が確認できない」ということがゼロではありませんでした。ただ、操作マニュアルもあったし、確認程度の質問で比較的スムーズに操作してもらえています。<br><br>操作に慣れてもらったら、役員方からも「手間が少なくなった」という声をもらっています。システムに集約されて、受け手の方も楽になるんですね。<br><br>取締役会議事録だと押印一つをもらうにも、簡単に「印鑑ください」という訳にはいかないですから、ある程度時間を取っていただいて、その中で内容確認、押印いただくということになります。なので、対面で押印いただく場合は、双方時間を調整して、ある程度の時間をとって、という手間が発生してました。社外役員で郵送の場合も、受け取りもそうですし、返送の手間が発生しますから。その辺がシステムに置き換わるのはかなりの効率化になっていると思います。<br><br><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/92dd6aba234248b7aa9c4292cb157c1a/78413cb6f6224b508db7733644ab92ae/e91150_2e12fd051d264a4ead3874f1b0c19747_mv2.webp?w=830&amp;h=558" alt="tson-1"><br></p><h3 id="h8052a6f28f"><span style="color:#65b7bc">ー  michibikuへの改善要望があれば教えてください。</span></h3><p><br>別の会議体の開催もmichibikuのシステムでできるようになっていくと良いですね。弊社の場合でいうと、まずは監査等委員会、その後はリスクコンプライアンス委員会もやりたいです。<br>あとは、付議事項につなげるための、稟議の情報などがmichibiku上で確認できるといいな、と思います。付議事項の検討の時に確認する必要があるので見られるとスムーズですね。<br><br>あとは、過去の付議事項の検索ができるようになってほしいですね。過去の決議を確認したいことがけっこうあるんですよ。例えば、内部統制監査対応などがそうですね。従来だとファイリングされた紙の議事録を一つ一つ確認しにいくしかなくて、とても手間がかかっていたりします。なので、システム上で確認ができるということになれば、効率的だなと思います。<br></p><h2 id="h1e4654fd1d">TPM上場を目指す企業も早いうちから導入するのがおすすめ</h2><p><br></p><h3 id="hf0520ccb8b"><span style="color:#5db753">ー  TPMはもちろん、こんな企業へおすすめ！というのがあれば、是非教えて下さい。</span></h3><p><br>TPM上場を目指すとなると、最低限の内部統制の整備やガバナンス体制の強化が必要になってきますが、どうしても内部統制やガバナンスが後回しになってしまっているケースが多いと思います。上場を目指すとなった時に、最初に取り組まないといけないことなので、なるべく早いタイミングでmichibikuのようなシステムを入れるのがオススメです。このフェーズでミチビクさんにコンサルとかしてもらえるといいですね（笑）<br><br>上場を目指す時だけじゃなくて、TPM上場後も負荷は増えていくばかりなので、システムを使って効率化していくのがいいんじゃないかなって思います。<br></p><h3 id="hbbf5ca86f1"><span style="color:#5db753">ー  ステークホルダーが増えてることでの影響もあるのでしょうか？</span></h3><p><br>ステークホルダーが増えて、大変だというのはありましたね、どうしても。議事録一つにしても、確認したいという機会って増えていくじゃないですか。監査法人さんだけにしても、過去に確認した議事録でも何回も提出を求められることがあったり、（監査法人出身の）中村さんはよくご存知だと思いますけど（笑）<br>これがシステム上に保管されていて、システム上で確認いただくことが可能になるので、地味に積み上がっていた手間もなくなると思います。<br></p><h3 id="h5e11a9cad8"><span style="color:#5db753">ー  TPM上場準備中に戻ったとしたら、どのタイミングで入れておけばよかったと思いますか？</span></h3><p><br>上場準備では、証券会社以外にも監査法人の監査が入ることになります。そうすると、取締役会だったり株主総会だったりの、議事録の内容確認や、会社法に則した運営がなされているかどうかは確認されることになりますから、上場を目指すという段階から導入しておくと楽になるイメージはありますね。議事録を書くのも、書類の保管もシステム上でできますから。システムで管理できていれば、いちいち過去の資料を引っ張り出さなくてよくなります。実際の過去の実施状況に不備があると審査上も良くないので、できるだけ早い段階から整理してあった方が、後々も楽になります。問題となりそうな論点は、早めに潰せるに越したことはないですよね。<br></p><h3 id="h7003dd9580"><span style="color:#5db753">ー  宇野さま、貴重なお話ありがとうございました！これからもmichibikuをよろしくお願いいたします！</span></h3><p><br><br>michibikuの詳細はこちら<br>⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">【公式】michibiku（ミチビク） | 上場企業も使う取締役会DXサービス</a> <br><br>詳しい資料DLはこちら<br>⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/resources/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://www.michibiku.co.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード</a> </p>

完了までの期間を2週間も短縮、システムによる一括管理で工数も大幅圧縮

<p>レンティオ株式会社（以下「レンティオ社）は、家電お試しサービス「Rentio」を運営する、急成長中のスタートアップ企業です。大型の資金調達を完了させ、管理体制強化のために社外役員も迎え入れた同社。事業の成長に伴って、持続可能な成長を支える体制、つまりコーポレートガバナンス強化の必要性が高まっているとのことでした。既に他社の電子署名ツールを導入していたものの、より広い範囲をカバーするmichibikuへの乗り換えをすることに。今回は、執行役員CFOの小松さまに、michibiku導入の経緯を詳しく伺いました。<br><br></p><h2 id="h83fe447c2a">招集通知から電子署名まで一元管理、煩わしい転記作業がなくなった</h2><p><br></p><h3 id="hf90edf3592"><span style="color:#5db753">ー  取締役会運営に関する課題にはどんなものがありましたか？</span></h3><p><br>議事録は電子署名ツールを使っていたのですが、各工程で使うツールが分散していました。具体的には、招集通知や議事録をWordで作り、パスワードをかけたファイルをメールやチャットツールで送信、付議事項を一覧化するためにexcelに転記していました。関与者が増えていく中で、この形で運用していると限界を迎えるなと感じていたんです。<br>企業ステージが進み、対外的な説明責任を果たしていく上でも、議事録だけではなくて、招集通知の発信から議事録のやりとりまで適切に記録することが求められます。これをどう仕組化するかを考えていました。<br><br></p><h3 id="hc2955c5b2b"><span style="color:#5db753">ー  電子署名ツールからmichibikuへ乗り換えたポイントを教えてください。</span></h3><p><br>まずは、既存で使っていた電子署名ツールがリレー方式だったところです。忙しい役員に順番に署名してもらうことになると、誰かが止めてしまったとき、後の人もみんな止まってしまうことになります。登記や外部への提出など期限がある場合に、このタイムロスは怖いんですよね。<br>もう一つは、ガバナンスとして、経営として、必要なものを管理するならmichibikuのようなシステムが適していると考えたからです。システムにも適材適所があると思っていて、ガバナンスにはガバナンスに特化したシステムを選択した形です。通常の契約には電子署名ツールを使うので、用途に合わせて最適化していきます。</p><h3 id="h9eeec85127"><br><span style="color:#5db753">ー  michibikuを導入してみて、変化はありましたか？</span></h3><p><br>レイターステージに近づいてきた今、michibikuを導入してよかったと思っています。<br>上場を見据えるとなると、監査法人や証券会社のチェックを意識した運用が必要になります。取締役会は特に重要な会議体なので、形式的なミスがあるだけでも後々に大きく影響してしまいますが、michibikuを使うことで形式的なミスが発生しないように、書類の作成サポートをしてくれます。<br>それと、招集通知から署名までのすべてを一元化して記録できるようになったり、実施した会議の付議事項が自動で一覧化されるのも助かっています。導入前までは、転記作業が発生していましたが、それもなくなりました。<br><br></p><h2 id="hb27acf3cac">ガバナンスは、小手先の方法論ではない。中長期的な成長を志す姿勢をもつところから</h2><p><br><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/92dd6aba234248b7aa9c4292cb157c1a/bbb4a806f76e45ce8aef9a1ceb35b495/IMG_8384%20(1).jpg?w=830&amp;h=553" alt="rentio-1"><br><br></p><h3 id="h660a2b9e8b"><span style="color:#5db753">ー  スタートアップだと、コーポレートガバナンスの優先度を下げてしまうケースもよく見かけます。小松さまは、かなりしっかり取り組まれている印象ですが、取り組むきっかけがあったんでしょうか？</span></h3><p><br>もともと上場企業出身で運営に携わっていたことからコーポレートガバナンスのイメージを持っている方だと思います。そこに、独立役員からの意見やミチビク社からのコンサルを受けたことをきっかけに、よりはっきりと優先度を認識することができたのかもしれません。<br>あとは、健全な成長を目指したときに、IRやファイナンスだけでなく、自然とガバナンスの議論も出てきました。短期的にはIPOはもちろん重要なイベントだと思いますが、中長期的な視点で見るとガバナンスの強さが企業価値向上につながると考えてます。特にこの先の時代は今まで以上に求められるものが多くなっていくんじゃないですかね。<br>ガバナンス強化は、小手先の方法論ではなく、会社としてリスクを最小化しつつ積極的な成長へのチャレンジをするための土台としてガバナンスを前に進めていこうという姿勢をもつことがものすごく大切で、重要会議の運営にもしっかりスコープを当てるべきだと思います。<br>最低限、やるべきことを報告・決議し、適切に記録に残す。課題が出た場合に、解決に向けて前進していて、ガバナンスのPDCAを回せていることを説明できるようにしておかなければならない。外部に適切に説明できなければ、本当は誠心誠意良いことやっているはずなのに心象を悪くしてしまうことにも繋がります。それってもったいないですよね。<br>企業として、一つ一つの所作をしっかりと磨き上げていきたいと思ってます。</p><h3 id="h1865843e70"><br><span style="color:#5db753">ー  michibikuへの要望があれば教えてください。</span></h3><p><br>取締役会以外の経営会議やリスク・コンプライアンス委員会、監査役協議会などの会議体についても、まとめて管理できるようになるといいですね。重要な会議体が網羅的に管理でき、付議事項の一覧を一括して見られるようになると、ものすごく良いなって思います。<br><br>ログインに関してもGoogle認証とかそういうのがあるといいですね。忙しい役員がスマホで確認して署名できたりすると、すごく楽になるイメージがあります。<br>今後の開発に期待してます。<br><br><img src="https://images.microcms-assets.io/assets/92dd6aba234248b7aa9c4292cb157c1a/89e408d7212a448a8d50d1964200c99a/IMG_8366%20(1).jpg?w=830&amp;h=553" alt="rentio-2"><br><br></p><h3 id="h4fd404f900"><span style="color:#5db753">ー  最後に、どんな企業にmichibikuはオススメですか？</span></h3><p><br>上場企業はもちろん、ミドル～レイターに近づいて取締役会を設置するスタートアップにもおすすめです。<br>導入のときは、とにかくコンサルと一緒に導入するのがおすすめ。ミチビク社にコンサルに入ってもらって、重要さを認識できました。議事録の記載についても、どの粒度で残すのがよいか改めて確認するいい機会になると思います。ちょうど良い粒度で議論の過程を残しておくのが、結果として会社としての議論のズレを失くすことにもつながります。<br>エクイティ調達時の法務DD、監査法人や証券会社の予備調査のときには必ず必要になるので、あたふたする前に導入しておくべきだなぁって思います。あとから探したり手作業で一覧化したりするのって、大変じゃないですか。<br>目指す先が大きければ大きいほど、ガバナンス強化は必須になるので、早めに取り組んだ方がいいと思います！<br><br></p><h3 id="h16ddcdbc42"><span style="color:#5db753">ー  引き続きmichibikuがご支援できるよう改善を進めてまいります。小松さま、ありがとうございました！</span></h3><p><br><br>michibikuの詳細はこちら<br>⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">【公式】michibiku（ミチビク） | 上場企業も使う取締役会DXサービス</a> <br><br>詳しい資料DLはこちら<br>⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/resources/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://www.michibiku.co.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード</a> </p>

導入事例

DXによるコーポレート・ガバナンスの強化を先駆け

完了までの期間を2週間も短縮、システムによる一括管理で工数も大幅圧縮

取締役会のすべての業務を集約、ガバナンス強化を実現