圧倒的な「シンプルさ」で役員に優しい設計が決め手！煩雑な管理から脱却し、取締役会運営そのものを改善

会議資料の共有や議事録確認による属人的なアナログ管理の限界

1.業務と導入前の状況

現在ご所属の部署・役割について簡単にお聞かせください。

藤瀬様
企画管理部の企画・コンプライアンスグループに所属し、主にコンプライアンスやリスクマネジメントを担当しております。その他、コーポレート・ガバナンス業務として、会議体運営などの業務を行なっております。 
小坂様　
同じく企画管理部の同グループに所属しており、私は企画、会議体運営、サステナビリティなどを担当しております。また、取締役会や経営会議などの事務局業務にも携わっており、体感として業務の3割くらいを占めています。

michibiku導入前の取締役会準備・運営はどのようにされていましたか？

藤瀬様
基本的にはOutlookのメールと社内共有フォルダを使って資料を共有していました。社外の役員の方は異なるシステム環境をお使いだということもありましたね。取締役会の資料を社内フォルダに入れて各役員に見ていただき、議事録や招集通知もWordなどで作成していました。機密情報を含むため、一つ一つのファイルにパスワードを設定して社内サーバーに格納し、ご案内をしていました。また、Outlookの投票機能を使って議事録案等を確認することもあるなど試行錯誤を続けていました。

当時の運営において、特に「課題」「しんどかったこと」は何でしたか？

藤瀬様　
人力作業に依存していたため、ミスに繋がりかねない場面もありました。「資料を格納しました」と事前に細かいメールを頻繁に送ったり、資料の並び順を整えたりするのに工数をかけていました。役員の方にいちいち会社貸与のパソコンから、社内フォルダを開いて見ていただく手間もあり、そうした単純作業の積み重ねが多くて大変でした。誰がどのステータス（閲覧状況など）なのかもわかりませんでした。 
小坂様　
議事録の確認作業などにも工数がかかっていましたね。

懸念された情報セキュリティもクリア。ペーパーレス化の実現と「手厚いサポート」が後押しに

2.導入までの経緯

「取締役会DX」というテーマを社内でどう位置づけていましたか？

藤瀬様
michibiku自体を当初知った際は、「これ便利だよね」という話になったのですが、「取締役会のDX化ってどういう意味？」というところから議論が始まりました。事務局の負担が減るのはわかるのですが、役員側のメリットがイメージし辛く、そこはやはり時間を要しましたね。
小坂様
役員から見たときに、「DX化」とはどういうものかが、分かり辛かったのだと思います。

導入にあたって、社内でどのようなハードルがありましたか？また他社サービスとの比較などはいかがでしたか？

藤瀬様
どういうメリットが生じるのか、またAIなどによる情報漏洩のリスクがある中でどういうシステムが良いのかという懸念がありました。他社のサービスの話も聞きましたが、圧倒的にmichibikuの方がシンプルで使いやすく、優しい設計だったと感じています。

最終的に導入が決まった「決め手」や「社内での後押し」は何だったのでしょうか？

小坂様
一つは情報セキュリティ等の課題をクリアできるセキュリティレベルの確保、二つ目は役員側の操作がシンプルであったこと、そして三つ目はペーパーレス化の機運が高まる中で、michibikuであれば大部分の課題を解決できるとわかったことです。その当時の運営状況を踏まえ、メリットとデメリットを整理して導入を決めました。操作がしやすくてわかりやすく、操作の説明・体験会などもやってくださるという手厚いサポートも大きな決め手になりました。

複雑な工程をシンプルに。情報の一元化がもたらす「業務の最適化」

3.導入後の効果と反応

導入後、業務面で実感された変化についてお聞かせください。

小坂様　
定量的な数字は出しにくいですが、複雑になっていた工程が一元化されてシンプルになり、事務負担が軽減されました。特に、以前はメールが他の業務に埋もれたりしていましたが、今はmichibikuの画面一つに集約されているので、そうした懸念から解放されました。議題や説明をExcelでまとめていたものも、会議が確定すると付議事項に表示されるようになり、工数を減らすことができました。

社内外役員の方々の反応や、定着具合はいかがでしたか？

藤瀬様
導入前は、役員がファイルを開くために都度パスワードを入れていました。社外役員はその都度、「パスワードなんだっけ？」と忘れてしまうのがストレスになっていたと思います。michibikuはセキュリティが担保されており、その手間が省けて役員側も楽になったと思います。
小坂様
導入当初はiPadでの操作に慣れていないこともあり、「ちょっと使いづらいな」といった声もありましたが、今はそのような言葉もなく、michibikuで運用することが普通になっています。実際、経営会議でもmichibikuを導入したいと役員に相談したところ、「是非使いましょう」とコメントがあり、別の管理方法では違和感がある程度に定着してきたのではないでしょうか。

負担軽減は通過点。一元化がもたらす「取締役会DX」の本質へ
4.今後について

今後の重要会議の運営やガバナンスの取り組みについて、michibikuを使ってやってみたい事はおありですか？

小坂様　
今は経営会議などでも使っていますが、リスク・コンプライアンス委員会や指名報酬委員会など、他の重要会議体にも展開していきたいです。また、常勤監査役が担っている監査役会への展開もニーズがあれば提案したいと考えています。また、まだ検討の前段階ではありますが、海外子会社においても、電子署名の問題などがクリアになれば、役員会議の運営状況がmichibikuを介してリアルタイムに確認できるなど、ガバナンスにも効果的だと期待しています。決裁機能があるとmichibikuのカバー範囲もより広がりそうですね。

今まさにシステムの導入を検討している企業に向けて、メッセージをお願いします。

小坂様
導入する際、「事務局の負担軽減」だけだと社内の説明がつきにくい部分があります。michibikuは事務局の負担軽減だけでなく、取締役会そのものを改善させる一つのソリューションだと思います。役員が使いこなせるか懸念はありましたが、寄り添ってサポートしてくださいますし、現状michibikuに足りないと感じる部分の改善も進めてくれるので、導入してみる価値は十分にあると思います。
藤瀬様
ミチビク株式会社は、「取締役会運営に特化したシステム提供サービス会社である」というのが強みであり、安心材料だと思います。私たちの悩みをよく理解してくれています。

本日は貴重なお話をいただき、誠にありがとうございました！引き続き、貴社の取締役会運営をしっかりとサポートしてまいります。