ここでは株主総会における欠損補填のための減資を行う場合の、株主総会議事録の書き方パターンを例示します。

なお、欠損補填のための減資は、剰余金の科目振替にあたるため、剰余金の処分剰余金の処分議案となり、株主総会の普通決議なので出席株主の議決権の過半数の賛成により可決されます。

株主総会議事録_欠損補填のための減資を行う場合

個別審議方式のパターン

 
第〇号議案　資本金及び資本準備金の額の減少並びに剰余金の処分の件

議長より、下記の通り資本金及び資本準備金の額を減少させ、その他資本剰余金に振り替えをしたい旨、並びにその現象の効力発生を条件に、資本金及び資本準備金より振り替えたその他資本剰余金の合計額全額を繰越利益剰余金に振り替えることにより、欠損の補填に充当したい旨の説明があった。
議長が議場にその承認を求めたところ、出席株主の議決権の過半数の賛成をもって原案通り承認可決された。

記

1. 減少する資本金の額：〇〇〇,〇〇〇,〇〇〇円
2. 減少する資本準備金の額：〇〇〇,〇〇〇,〇〇〇円
3. 全額を、その他資本剰余金に振り替えるものとする。
4. 資本金及び資本準備金の額の減少の効力発生日：YYYY年MM月DD日
5. 減少する剰余金の項目及びその額：その他資本剰余金　〇〇〇,〇〇〇,〇〇〇円
6. 増加する剰余金の項目及びその額：繰越利益剰余金　〇〇〇,〇〇〇,〇〇〇円

一括審議方式のパターン

 
第〇号議案　資本金及び資本準備金の額の減少並びに剰余金の処分の件

議長より、下記の通り資本金及び資本準備金の額を減少させ、その他資本剰余金に振り替えをしたい旨、並びにその現象の効力発生を条件に、資本金及び資本準備金より振り替えたその他資本剰余金の合計額全額を繰越利益剰余金に振り替えることにより、欠損の補填に充当したい旨の説明があった。

記

1. 減少する資本金の額：〇〇〇,〇〇〇,〇〇〇円
2. 減少する資本準備金の額：〇〇〇,〇〇〇,〇〇〇円
3. 全額を、その他資本剰余金に振り替えるものとする。
4. 資本金及び資本準備金の額の減少の効力発生日：YYYY年MM月DD日
5. 減少する剰余金の項目及びその額：その他資本剰余金　〇〇〇,〇〇〇,〇〇〇円
6. 増加する剰余金の項目及びその額：繰越利益剰余金　〇〇〇,〇〇〇,〇〇〇円

その後、議長は報告事項および決議事項の審議について一括して行うことを説明し、出席株主に質問を求めたところ、株主より、〇〇〇〇〇〇〇〇に関し質問がなされ、議長から、〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇と説明があった。
（質問の分、繰り返し。）
その他に質問はなかったので、以上をもって報告事項および決議事項についての質疑を終了し、各議案の採決に入った。

第〇号議案　資本金及び資本準備金の額の減少並びに剰余金の処分の件

議長が本議案の賛否を議場に諮ったところ、出席株主の議決権の過半数の賛成があったので、原案通り承認可決された。

関連法令

会社法
（株主総会の決議）
第三百九条　株主総会の決議は、定款に別段の定めがある場合を除き、議決権を行使することができる株主の議決権の過半数を有する株主が出席し、出席した当該株主の議決権の過半数をもって行う。
（以下略）

第三目　剰余金についてのその他の処分
第四百五十二条　株式会社は、株主総会の決議によって、損失の処理、任意積立金の積立てその他の剰余金の処分（前目に定めるもの及び剰余金の配当その他株式会社の財産を処分するものを除く。）をすることができる。この場合においては、当該剰余金の処分の額その他の法務省令で定める事項を定めなければならない。

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