エレコム株式会社は、マウス、パソコン及びデジタル機器関連製品など様々な商品企画開発する、大手コンピュータ周辺機器メーカーです。約40年の歴史を持つ企業で、非常に多くのIT機器領域において業界トップシェアを誇っています。また、東南アジアを中心に海外展開も行っています。 今回は、取締役会の運営実務を担っている人事総務部の加藤様、木幡様、岡本様に、michibiku活用のご状況などについて、詳しくお伺いしました。 <h2 id="h25d234cca2">押印部分の電子化、資料の共有の負担軽減、オンライン登記への対応によりに業務が効率化</h2> <h3 id="h34e34b4ccc">まず、弊社システムの導入のきっかけを教えてください </h3> 加藤様 導入の背景としては、社外取締役よりこれまでの印鑑を押していく、というやり方は古いんじゃないか、という声が出てきまして。それで電子対応をしていこう、紙を無くして行こう、という流れになりました。 単純に電子化するだけであるならば、様々な電子署名ソリューションがありますが、ガバナンス強化という目的もあり、御社のシステムを導入しました。 色々と検討はしたのですが、今回のニーズに合致するシステムが御社のシステムのみだったので、いわゆる相見積的な形での選定ではなかったです。 <h3 id="h68753dc824">ありがとうございます。導入をしてみて、どのような変化がありましたか？</h3> 加藤様 まず当初の目的の一つである電子化、という部分については問題無く解消ができました。役員からも良い評価を得られています。 岡本様 これまで、会議資料の共有について、ファイルの容量が大きくなりすぎるので分割してパスワードをつけて送付する、ということを行っていたのですが、ここの部分が大きく解消されました。 木幡様 そこまで大きな負担でないとはいえ、議案内容に修正があったら、その都度分割して送りなおす、といった差し替え作業は無くなりました。 岡本様 他にも、株主総会終了後の登記についてもオンラインで対応できたので、効率化に寄与しました。 <h3 id="h8471ab955b">効率化のお手伝いができたこと、嬉しく思います。</h3> <h2 id="h7261d77cfb">実効性評価機能の改善や書き起こし精度の向上に期待</h2> <h3 id="h18fec739d1">取締役会実効性評価にも取り組まれたとのことですが、いかがでしたでしょうか？ </h3> 木幡様 取締役から直接改善の指摘を集められる、という点は非常に良いです。 岡本様 アンケートの実施について、michibikuシステムを使用しての操作は問題なくできました。 役員の方々から出てきた課題に対して対応ができているので、改善を進められていると実感しています。 加藤様 今後は、実効性の評価点数についても同業種の会社や同規模の会社と比べてどうなのか、という点も含めて見ていきたいと思っているので、そこは御社の改善を期待しています。 <h3 id="hab5a0422af">承知いたしました。業種や規模でも比較できるよう改善に取り組んでまいりますので、よろしくお願いいたします。 今後の取締役会の改善としては、どのようなことに取り組んでいくご予定でしょうか？</h3> 加藤様 事前準備をしっかり行っていこう、ということは習慣化されてきたので、今後は議論を深めていくような形で改善が行えれば、と考えています。 事前に資料を送付し、質疑応答が行える時間を確保する、ということに取り組んでいますが、やはり情報の非対称性のようなものは社内と社外でどうしても残ってしまうので、そういった点はこれからも解消する努力を行っていきたいです。 <h3 id="h62e8012ac7">システムでの改善が難しい部分も確かにあると感じましたが、弊社のソリューションで解決できる所が無いか、今後も模索してまいります。 最後に、弊社に対するご要望があればお伺いできればと思います。</h3> 岡本様 音声書き起こしの質が向上すると良いな、と感じています。 加藤様 以前より、議事録の内容を精緻に作成するようになりまして、そこの部分に音声書き起こしを活用していきたいと考えています。その観点で、書き起こし結果は参考になっています。 一方で、書き起こし品質については、他社と比較すると精度は高いものの、まだ荒い部分があるので、今後、この点が改善されるのか？精度があがるのか？という所は気になっています。 岡本様 他にも、役員への議事録回覧部分など、Wordで役員とやり取りを行っているのでmichibikuシステムにて、インポート機能のようなものがあるとより便利になると感じています。 &nbsp;<h3 id="h4ff92f4e7c">ありがとうございます！すぐの改善が難しい部分もありますが、弊社では開発スピードを重視して体制を構築しております。 今後とも改善に取り組んで参りますので、引き続き、よろしくお願いいたします。本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました！</h3> michibikuの詳細はこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">【公式】michibiku（ミチビク） | 上場企業も使う取締役会DXサービス</a> 詳しい資料DLはこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/resources/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://www.michibiku.co.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード</a>

押印の電子化、資料共有の効率化、オンライン登記を実現、実効性評価もmichibikuで対応

伊藤忠食糧株式会社は、甘味料・小麦粉・油脂・米穀・製菓原料・飲料原料などの食料原料の国内販売を主要事業とする食品原料商社です。また、設立50年の歴史を持つ、伊藤忠グループの一つであり、食品原料を供給する機能のみならず、「食」に関するアイデアを提供するなど、付加価値の高いサービス提供を行っています。 今回は、取締役会の運営実務を担っている管理本部の新井様、経営企画部の志村様に、michibiku活用のご状況などについて、詳しくお伺いしました。 <h2 id="h575375534d">押印部分の電子化、資料の共有のシステム化により大幅に業務が効率化</h2> <h3 id="h38b12036cc">弊社システムの導入前は、取締役会運営に関して、どのような課題があったのでしょうか？</h3> 新井様 まず、招集通知や議事録はワードで作成し、メールで展開をする、というおそらく一般的なフローで行っていました。この中で、取締役会議事録に関しては紙面製本を行い、回覧を行う、ということを行っていたのですが、当社には親会社の取締役が複数名おりまして、そのため親会社に郵送し、押印をいただいていた、という煩雑な状況がありました。 また、資料回覧の対象者も約30名程おりまして、修正の度に何回もメールで資料を送りなおして、ということを行っていました。会議資料の中には数百ページの大容量のものもあり、メールの容量制限の関係で、分割して送りなおさなければならない時には、忙しいタイミングで非常に大変な状況になっていました。 <h3 id="h4821cd7054">なるほど、大変な状況だったのですね。これらの課題は導入後、解決されましたでしょうか？</h3> 新井様 はい、押印フローが電子化されたので郵送の手間も無くなりましたし、押印の状況を事務局側で確認ができるので、非常に助かっています。社外や非常勤の役員の方ですと、そこで押印が止まってしまう、役員の方の出張が重なると対応も長引いてしまう、ということもあったので、それらが解消されました。 資料の回覧についても、最大で４分割して資料を送ることもあったのですが、資料一式を添付して送付することがシステム上容易になりました。直前の差し替えも余裕をもって行えるようになったので、資料の中身の確認に重きを置けるようになりました。 <h3 id="hf280b12ffb">嬉しいお言葉、ありがとうございます。役員様の反応はいかがでございましょうか？</h3> 新井様 役員の方々からは、導入当初こそ、ログインの仕方や、議事録確認のフローへのご理解など、部分部分手間に感じられてしまう所もありましたが、すぐに慣れて、浸透した様子です。非常勤役員の方からも特にネガティブな意見はあがっておりません。操作方法自体はシンプルで、一度覚えてしまえば問題無く操作できるという印象です。 承認フローという観点ですが、ワークフローの機能（※ michibikuシステム内で、指定した対象者の確認を取ってから、他の役員様に送付できるワークフローの機能）により社内確認を取ってから送付できるようになってので、それも良いと感じています。 <h2 id="hf9b79aedf8">どんどん改善されていく使い勝手や機能アップデートに期待</h2> <h3 id="h831276cf60">導入当初の課題が解決されたとのこと、嬉しく思います。ところで、当初の選定ポイントはどのような所にあったのでしょうか？</h3> 新井様 ここはシンプルに取締役会の運営管理を電子化するサービスを複数社選定して、社内コンペを実施しました。その中で、総合的に判断をして、御社サービスを選定しました。 また、先に述べた点もそうなのですが、取締役会議事録を作成する過程で、前年同月のフォルダから議事録を呼出して参照する、という工程を行っていたのですが、過去の付議事項を一覧化する機能により、ちょっとした手間も減らせる、というのは気に入った要素です。こちらは、付議事項の一覧表をExcelでダウンロードもできるとのことで、活用してみたいと考えています。 <h3 id="h22a270b518">今後は、弊社システムの活用の幅をどのように広げていくお考えでしょうか？</h3> 新井様 書面決議機能というものがあるようで、まだ使ったことが無いのですが、機会があれば是非使ってみたいと考えています。 また、株主総会をはじめとした、その他の会議体でも使えないか、検討を行いたいです。 志村様 音声書き起こし機能に興味を持っています。 弊社では会議にTeamsを使用しているのですが、本日お話をさせていただく中で、Teamsから出力される会議データ（音声データ）からも書き起こしができることがわかったので、試してみる考えです。 <h3 id="h055c6d0b70">是非、ご活用の幅を広げていただきたく、よろしくお願いいたします。最後に、弊社サービスに対するご要望をざっくばらんに教えていただいてもよろしいでしょうか？</h3> 新井様 細かい部分、例えば会議の参加場所のカスタマイズや、目的事項の採番部分など、もっとブラッシュアップできる部分があると感じているので、こういった要素を改善していただけるとありがたいです。 志村様 社外の役員への督促時、取りまとめを行う秘書の方がいらっしゃりまして、そういった秘書の方々への代理権限が設定できると良いな、と感じています。議事録のチェックや確認は秘書の方が行える一方、最終的な電子署名は役員様しか行えないようにできる、というような細かい権限設定が実現できると嬉しいです。 毎月、何かしらアップデートの案内が来ているので、開発に期待しています。 <h3 id="h6d0e7ae7ea">ありがとうございます！弊社では、開発スピードを重視して体制を構築しておりますので、今後も改善に取り組んでまいります。本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました！引き続き、よろしくお願い申し上げます。</h3> michibikuの詳細はこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">【公式】michibiku（ミチビク） | 上場企業も使う取締役会DXサービス</a> 詳しい資料DLはこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/resources/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://www.michibiku.co.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード</a>

押印の電子化、資料共有の効率化を実現、本質的な業務に集中できるようになった

株式会社ANSeeN（ANseeN社）は、「物質の真価を発揮できる社会」をビジョンに、「見えない不安を見える安心に」をミッションに掲げる、次世代放射線検出器の設計開発・製造販売を行っているベンチャー企業です。放射線を効率的に検知できる化合物半導体センサであるCdTe（通称：カドテル）の性能を最大限に発揮する製造プロセス技術、放射線の光子を１つずつ検知可能なフォトンカウンティング回路、大面積化を可能にする高精度タイリング技術の３つのコア技術の組合せで、革新的な放射線センシングデバイスを実現しています。 事業成長に伴い、株主を含む多数の関係者が取締役会に関与するようになり、特に資料の適切・確実かつセキュアな共有に課題を感じており、michibikuをご利用いただくことに。今回は、代表取締役の小池様に、michibiku導入のきっかけや効果を詳しく伺いました。 <h2 id="h78a70aca51">多数の関係者に資料の適切・確実かつセキュアな共有の効率化を実現</h2> <h3 id="hf279806056">ー 取締役会の運営に関して、どのような課題があったのでしょうか？</h3>小池様 まず、弊社の取締役会においては多数の投資家がオブザーバーとして参加していることもあり、非常に関係者が多い、という特徴があります。そのため、資料の共有に課題がありました。 単純に資料を共有すればよい、というものではなく、間違いなく送らないといけないし、セキュリティ等の関係で不適切な送信先に送付されないようにしなければなりません。いわゆるPPAP問題の解決も図りたいと考えていました。 また、オブザーバー側の担当者様が変わると、そこで資料と共にナレッジも途切れてしまうこともよくあることで、そこも課題に感じていました。 <h3 id="hd74d854ffe">ー michibikuを導入したポイントを教えてください。</h3>小池様 そもそも取締役会の運営管理を行うDXサービスが無かったので、この領域のサービスを提供してくれている、ということがポイントでした。 料金も手頃だったのも導入のポイントです。 また、弊社はベンチャー企業ですので、限られたリソースの中で、法的な部分をカバーしてくれる、というのは評価対象でした。<h3 id="h771fbd2675"> ー michibikuを導入してみて、どのような変化がありましたか？</h3>小池様 想定していた通りに運用ができている、というのが実感です。 多数の関係者がいる中で、システマチックに運用ができるのが良いです。一部、銀行の方ですと、セキュリティの関係でメールの添付資料が開封できない、ということもあり、そこも解決ができました。 押印の部分も電子署名となり、非常に楽になりました。 また、誰でも運用できる、というのが良いです。管理部門のスタッフに任せて、管理部長はチェックだけ、という体制で進められています。 <h2 id="h499705e38e">「プロダクト開発のスピードに期待」</h2> <h3 id="h04dbe13a5d">ー 今後のmichibikuの活用拡大について、どのように考えておりますでしょうか？</h3>小池様 電子署名は登記にも使える、ということでオンライン登記にも活用していきたいと考えています。 御社のご説明を伺っていると、導入当初より対応する機能が増えており、書面決議にも対応し同意書を集められるとのこと。こちらも、実施する機会があれば活用してみます。<h3 id="h9f71fac4f9"> ー 他のベンチャー企業にもmichibikuはすすめられますか？</h3>小池様 友人や知り合いの経営者に、こういうサービスを使っている、という話をさせていただいています。 また、弊社の社外取締役より、他の会社でも使っている、という声を聞いています。 今後の成長を応援しています。 <h3 id="h981deb2a76">ー ありがとうございます。最後に、michibikuへの要望があれば教えてください。</h3>小池様 システム内に外部リンクが貼れると良いと考えています。特に大容量の資料を共有する時に欲しいと感じます。 また、全体的にUIが未発展なので、そこは改善を期待しています。 他にも、司法書士や弁護士への相談機能や、取締役会が終了したら、そのまま司法書士の先生に連携して登記ができる、というようなサービスもあると嬉しいです。 ベンチャー企業らしい、プロダクト開発のスピード感に期待しています。 <h3 id="h5add7130f7">ー 引き続き、michibikuの改善を進めてまいります。小池さま、本日は、ありがとうございました！</h3> michibikuの詳細はこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">【公式】michibiku（ミチビク） | 上場企業も使う取締役会DXサービス</a> 詳しい資料DLはこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/resources/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://www.michibiku.co.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード</a>

株主を含む多数の関係者への資料共有効率化を実現

株式会社OKANは、置き型社食®︎サービス「オフィスおかん」を日本全国で展開するベンチャー企業です。また、組織サーベイ「ハタラクカルテ」も展開しており、人材が定着するための支援も行っています。事業の成長に伴う管理体制の強化のために、ガバナンス体制の整備も進めており、取締役会の運営管理に最適なシステムであるmichibikuの導入を決めたとのこと。 今回はファイナンスグループの指田さまに、michibiku導入の経緯を詳しく伺いました。 ※「置き型社食®︎」は株式会社OKANの登録商標です。 <h2 id="h5934bdaccc">非常に面倒な進行状況の確認の手間が減り、資料のバージョン管理からも解放された</h2> <h3 id="h61aec2c332">ー これまでの取締役会運営において、どのような課題をお持ちだったのでしょうか？</h3>指田さま 弊社では、以前よりクラウド型のドキュメント作成ツールや電子署名ツールを導入しており、かなり早い段階からDX対応や業務効率化を行っていました。また、取締役会についても、将来の成長を見据え、しっかりと運営・管理に取り組んできました。その中で、やはり忙しい社内外の役員とのコミュニケーションについては、スムーズに行えるよう多くの心を配る必要があります。 資料の回覧や議事録の確認、電子署名の手配等、様々な時点で進行状況の確認を丁寧に行っており、多くの時間が取られます。 そのため、より効率的に運営・管理を行えるツールはないかと模索していた所、michibikuの存在を知り、これは最適なツールなのではないかと考え導入を検討しました。 <h3 id="hd74d854ffe">ー michibikuを導入したポイントを教えてください。</h3>指田さま 色々なポイントはあるのですが、取締役会の運営・管理に特化している、という点の存在が大きいです。 弊社では先述のとおり、様々なクラウドサービスを導入済みで、業務管理の効率化は以前より行っておりました。ただ、取締役会の運営・管理の業務を考えたとき、資料作成はドキュメント作成ツール、コミュニケーションはメールやチャットツール、押印は電子署名サービス、保管はクラウドストレージ、バージョン管理は表計算ソフト、と多くのツールを活用する必要があります。慣れてしまえば、という意見もありますが、潜在的にはここに多くのストレス源や非効率にしている要素があります。 また、取締役会が扱う情報は機密性が非常に高く、セキュリティについても配慮しなければなりません。万が一共有設定を間違えて、共有してはならない人に共有してしまった、というようなことがあれば大事ですからね。 そのため、取締役会の運営・管理に特化している、という点は重要な選定ポイントでした。<h3 id="h771fbd2675"> ー michibikuを導入してみて、どのような変化がありましたか？</h3>指田さま 資料の作成や回覧を一つのツールで行える、という点はあげられるのですが、大きな変化としては、いわゆる“追いかけ”の負担が減ったことです。 michibikuでは、議事録の回覧状況を一覧で見れるため、どの役員が確認完了していて、まだ未確認の方はどなたなのか？が簡単にわかります。また、役員にとっても確認完了のアクションはボタンを１つクリックするだけなので、私からの「いかがですか？」という問いかけに対して「修正等はありません。」「異議はありません。」というコメントを返す負担が減りました。事務局と役員、双方の負担が減ったんですね。 電子署名も同様で、これまでの電子署名ツールは、一人一人が順番ずつ署名していかなければならなかったのですが、michibikuでは一括で回覧し署名することができ、コミュニケーションの手間と完了までの期間が大幅に減りました。 やはり役員の皆様はお忙しいですし、我々もそうなのですが、一つ一つのストレスが取り除かれていくのは非常に大きな変化だったと感じています。 <h2 id="h36eceed243">可能な限り早く管理体制の整備は行っておいた方が良い。システム導入はそのきっかけになる</h2> <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/92dd6aba234248b7aa9c4292cb157c1a/3292b4b65b25436499b4865de00d8ef7/okan02.JPG" alt=""> <h3 id="h9f71fac4f9">ー 他のベンチャー企業にもmichibikuはすすめられますか？</h3>指田さま そうですね。取締役会という存在をどのように捉えるか？という点はあるかと思いますが、例えばIPOを目指しているのであれば、可能な限り早く管理体制の整備は行っておいた方が良いと思います。システム導入はそのきっかけになるのではないでしょうか。 会社が成長すればするほど、やらなければいけないことは増えていき、減ることはありません。やらなければいけないことが増えた状態で、新しい取り組みを行うのは大変ですので、まだ楽な段階で整備した方が、会社にとっても、担当者にとっても良いはずです。 もちろん上場企業にも当てはまる話で、会社が成長する限り、管理体制を整える負担が一番少ないのは“今”だと思います。<h3 id="heaa6bbef9a"> ー 早い段階で様々なツールの導入や改善を進められてきた御社の言葉は説得力があります。</h3>指田さま ありがとうございます。私たち自身が、多くの失敗を重ね、試行錯誤を繰り返してきました。運用の中でこなれていく部分もありますので、その意味でもすすめられると感じています。 後は、純粋にガバナンス体制の強化が世の中から求められている、という点も指摘したいです。ベンチャー企業にいますと成長指向がどうしても全面に出ますが、長期的、持続的な成長のためにはガバナンス体制の強化は必須です。特に海外の投資家から求められている、という話も聞きますので、必要になってから対応する、というのでは後手にまわってしまう可能性があります。 ベンチャー企業だから曖昧で良い、ではなくて、ベンチャー企業だからこそ早めに管理体制を整える意義があるのではないでしょうか。 <h3 id="h1a3bd4715e">ー 最後に、michibikuへの要望があれば教えてください。</h3>指田さま 取締役会に限らず、監査役会や経営会議、また弊社ですとリスク・コンプライアンス委員会をはじめとした委員会が複数ありますので、それらを一括で管理できると良いな、と思います。 また、取締役会内でどのようなディスカッションが行われて、何が課題で宿題は何なのか、というものをリストとして管理できるようになると嬉しいです。継続的な取締役会の進化のためには、PDCAが大事ですので、それに役立つような機能が欲しいです。 他にも、会議音声の蓄積や、自動での書き起こしなど、欲しい機能はたくさんあります。 そこはミチビクさんの開発スピードに期待しています。引き続き、よろしくお願いいたします。 <h3 id="h297cac736c">ー 引き続き、michibikuの改善を進めてまいります。指田さま、ありがとうございました！</h3> michibikuの詳細はこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">【公式】michibiku（ミチビク） | 上場企業も使う取締役会DXサービス</a> 詳しい資料DLはこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/resources/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://www.michibiku.co.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード</a>

取締役会の運営・管理の更なる効率化を達成、セキュリティ強化も実現

<a href="https://holoeyes.jp/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">Holoeyes株式会社</a>（以下「Holoeyes社）は、臨床医療、医療教育のためのバーチャルリアリティ技術を活用した医療機器ソフトウェア「Holoeyes MD」および非医療機器ソフトウェアとしての「Holoeyes XR」、メタバース的空間コミュニケーションを実現する「Holoeyes VS」、そしてユーザーが簡単に空間コンテンツを作成し配信できる教育プラットフォーム「Holoeyes Edu」を提供するスタートアップ企業です。<a href="https://www.teikyo-u.ac.jp/topics/2022/0512?fbclid=IwAR2LZb5OhOAUTFZWJqSU9gEwANjRSj2nmAql9bPrsx9peeXvCOY1EG5OB0A" target="_blank" rel="noopener noreferrer">カンファレンスでの受賞</a>や<a href="https://www.tv-tokyo.co.jp/cambria/backnumber/2020/0423/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">メディア掲載</a>も話題の同社。医療機器メーカーとしての認可も取得し、事業成長に伴って、取締役会に関連するメンバーが増加していました。運営管理にかかるストレスも増えていましたが、オペレーショナルな部分を最小に抑え、議論に集中する環境を構築したいと考えた結果、michibikuをご利用いただくことに。今回は取締役 兼 COO 兼 CSOの新城さまに、michibiku導入のきっかけや効果を詳しく伺いました。 <h2 id="h3530c8d402">各プロセスで確認も必要となり、ストレスも含めた異様なコストがかかっていた</h2> <h3 id="hf279806056">ー 取締役会の運営に関して、どのような課題があったのでしょうか？ </h3>新城さま Holoeyesは、直近で経営体制を変更していて、変更後に私（新城さま）が取締役会の運営をするようになりました。前任のときから、運営に不備が出てはいけないので、インプットしながら慎重に運営をしていました。この領域の専門家ではないので、いろいろなコストがかかっていました。 運営を実際にやってみて、とても手間がかかるんだということを感じました。招集通知を作成して送付するのも、ccに入れ忘れがないか？　とか、送るだけじゃなくて、確認の手間も都度かかってきます。会議に関連する資料共有も同じです。ファイル共有サービスが使える方と、セキュリティの関係でそれができない方など、相手の状況によって共有方法も変える必要がありました。そのため、共有のあとに「あれ？　ちゃんと共有ができているんだっけ？」という確認の手間がかかることもありました。 取締役会の中身より、段取りや段取り確認のために異様に大きなコストとストレスがかかっていました。ミスができない領域なのでメンタル負担も大きいですね。 <h3 id="hf19a3c2a86">ー michibikuを導入したきっかけを教えてください。</h3>新城さま 実際に自分で取締役会の運営をやってみて、その大変さがわかりました。これは、見直すのに良い機会だと思ったんです。 取締役会って、とても重要なことを決める場なので、議論など中身に集中したい。なので、オペレーショナルな部分は極力、手離れさせたいと思っていました。そうなると、誰かに頼むか、なにかシステムに乗せられないかを検討するわけです。そこにmichibikuを見つけて、ちょうど探していたイメージに合致するものだったので、お話をいただいてすぐに導入を決めました。<h3 id="h70714d8477"> ー michibikuを選んだポイントはどこにあったのでしょうか？</h3>新城さま 取締役会の運営というところだと、招集通知、議事録の確認管理、署名まで丸っと一括でできるということが、すごく大事だと考えていました。電子契約ツールだと電子署名の部分だけなので、それができない。結局、招集通知とか自分で送らないといけないじゃないですか。送ったあと、管理するところもまた別途で発生してしまう…となると、面倒なままなんですよね。 紙を電子化すれば良いか？　というとそうじゃなくて。どのように情報をストックし、流通させていくのか？　情報の流通とストックの部分をパッケージ化したかった。michibikuだと、それができるので、すごく良いと感じました。ここが、決め手になりました。 <h2 id="h0ad8c77bff">システムに任せることで、オペレーションコストもストレスも大幅に削減。本質的な部分に注力できるように</h2> <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/92dd6aba234248b7aa9c4292cb157c1a/519ee2eadd8c4ae28a88e55e8e76e4b8/%E6%96%B0%E5%9F%8E%E3%81%95%E3%81%BE%E2%91%A1.jpg" alt=""> <h3 id="h94836d77ae">ー michibikuを導入してみて、導入前と導入後での変化はいかがですか？</h3>新城さま 本当に助かっています、お世辞抜きで。利用を開始してから、取締役会の資料をしっかりと整えるというところに集中できています。オブザーバーを含めると関与メンバーが多くいるので、最初のユーザー招待のところは少し大変でしたが、一度登録できてしまえば、あとは本当に簡単に運営ができるようになりました。michibikuであれば、資料はアップロードすればOKで、招集通知の送信、議事録の確認なんかもクリックしていくだけで、スムーズに終わっていきます。これまでのように、相手に応じて、共有資料の送信方法を使い分ける必要もなくなりました。本当に楽になって、本質的な中身、取締役会の議論することに集中できるようになりました。 やっぱり標準化できていない形での運営って大変だったんですよ。参加者もどんどん増えていってますし。各プロセスと確認で思っている以上に負担があるんですよね。オペレーションとストレスと、そういった諸々の負担が10分の1ぐらいに減っている。それぐらい楽になったと感じています。取締役会やっている人たちはみんな使えばいいのにって、本当にそう思います。 <h3 id="h1865843e70"> ー michibikuへの要望があれば教えてください。</h3>新城さま 取締役会以外にも、株主総会もできるといいですね。取締役会でmichibikuに慣れると、株主総会もこれでやりたいなって思います。株主総会もオペレーションのところは手間がかかるところなので。是非、お願いします。 <h3 id="h389c3c8c6a">ー 最後に、michibikuをオススメしたい企業を教えて下さい。</h3>新城さま 取締役会を取り回す責任があるのって取締役になると思うんですけど、その人たちに取締役会の運営経験がない場合は、すぐに使ったほうが良いと思います。医師であったり、開発であったり、各領域のスペシャリストが経営者になるケースも増えていると思うんですけど、取締役会の運営とかって初めてだと調べながらやらないといけないので、すごく時間かかっちゃうじゃないですか。それよりも、その人にしか出来ない仕事に取り組んだ方がいいと思うんですよ。会社運営において、オペレーショナルな部分は可能な限りシステムに任せていくのはすごく大事だと感じています。 招集通知を送るのが大好きなんです！っていう場合は別だと思うんですけど、恐らくいないですよね（笑）それであればmichibiku使うのがいいんじゃないかなって思います（笑） <h3 id="h8ba8c37e2a">ー 引き続き、ご要望にお応えできるように改善を進めてまいります。新城さま、ありがとうございました！</h3> <h2 id="heb84ddeb7d">番外編</h2>弊社の代表の中村も、Holoeyes社のサービスを体験させていただきました。人体や医療に詳しくないのですが、ヘッドセットを装着するだけで、人体構造にアクセスできるのは、非常に貴重な経験でした。領域は違いますが、より良い世界を実現するために頑張っていきたい、と奮い立たせていただきました。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/92dd6aba234248b7aa9c4292cb157c1a/852b8804b12c4d2cb566e3037aa1fff2/%E4%B8%AD%E6%9D%91%E4%BD%93%E9%A8%93_%E3%83%88%E3%83%AA%E3%83%9F%E3%83%B3%E3%82%B0v2.jpg?w=830&amp;h=553" alt=""> michibikuの詳細はこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">【公式】michibiku（ミチビク） | 上場企業も使う取締役会DXサービス</a> 詳しい資料DLはこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/resources/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://www.michibiku.co.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード</a>

取締役会の運営にかかるトータルコストが10分の1に

プライム市場に上場されているジャパンベストレスキュー株式会社（JBR社）にmichibikuを導入いただきました。 ▽詳細についてはこちらから <a style="background-color:#ffffff" href="https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000006.000087208.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">東証一部上場企業初* “コーポレートガバナンステック”サービス 「michibiku(ミチビク)」導入に関するお知らせ</a> <a style="background-color:#ffffff" href="https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000006.000087208.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">DX によるコーポレート・ガバナンスの強化を先駆け</a>

DXによるコーポレート・ガバナンスの強化を先駆け

株式会社TSON（以下「TSON社）は、不動産の小口投資クラウドファンディングサービス「TSON FUNDING」や独自のマーケティングを柱とした不動産・金融ビジネスを展開する、TPM上場企業です。上場後も急成長しており、管理体制強化にも取り組んでいる同社。社内外のステークホルダーが増え、重要会議体の管理工数も膨らんでいってしまう…。取締役会や監査等委員会を管理するシステムはないか、と探しているところにmichibikuを紹介され、ぴったりのシステムだったので導入を決めたとのことです。今回は経営管理部長の宇野さまに、michibiku導入の経緯を詳しく伺いました。 <h2 id="hf5563240b5">役員とのやりとりをシステムで一括管理、効率化を実現</h2> <h3 id="h74932a4a72">ー michibikuを導入する前は、取締役会運営にどのような課題を持っていたのでしょうか？</h3>宇野さま michibiku導入前は、招集通知はWordで作成して、社内役員へはグループウェアで共有、社外役員へはメールで共有する形でやっていました。取締役会を実際に開催した後、議事録もWordで起こし、各役員に確認いただいて、押印、という流れだったんですね。取締役会の報告事項や決議事項もすべてExcelで管理していました。弊社以外もおそらくこのような感じなのではないでしょうか。 一番の課題としては、Excel、Wordでの作業が、どうしても煩雑になってしまうことでした。それだけではなくて、紙での印刷や各取締役とのメールのやりとりも大変でしたね。 昨年（2021年）の9月から監査等委員会設置会社に変わりまして、取締役の人数も倍以上になっています。そうすると、やりとりだけで非常に時間がかかるんですね。役員の中には、遠方の方もいらっしゃるので、距離的な手間も発生します。その辺をなんとかシステムで一括で行えないかな？ということを以前から考えていました。 <h3 id="h103afba2ca">ー もともとイメージされていて、michibiku以外でも検討されたのでしょうか？michibikuを選んでいただいたポイントを教えて下さい。</h3>宇野さま システムに変えたいとは思ってはいましたが、具体的に検討というところまではしてなかったですね。どんなものがあるのかもわからなかったですし。とはいえ、役員も増える、ガバナンス強化の必要もある・・・そんな時にちょうどmichibikuの紹介があったのが、最初のきっかけです。 選んだポイントとしては、やっぱり一番課題に感じていたところが解消できるかどうか？従来やっていた取締役会運営の流れが、システムの中で一括ですべてできるか？というのがポイントでした。そういうシステムじゃないと、あまり意味がないと考えていたので。 他にも、取締役会だけではなく、監査等委員会やリスクコンプライアンス委員会などの他の会議体運営も今後できるようになっていくというところも魅力に感じたところです。取締役会だけでなく、他の重要会議体の管理も同様の課題があるので、重要会議体の一括管理ができるようになっていくというのも大きなポイントでしたね。 <h3 id="hbc2130b456">ー michibikuを導入して、どんな変化がありましたか？</h3>宇野さま まず感じているのは、課題の解消ですね。手続きの手間っていうところを従来は本当に強く感じていましたので、システム上で、招集通知が一括で送れて、会議資料も添付できて、議事録の確認から電子署名までができるようになったことが大きいです。 現在9名の取締役がいて、それぞれメールでやりとりをして、押印をもらいに行くということで非常に時間がかかっていました。その手続きがなくなるだけでもかなり効率的になっています。 手続きの手間だけでなく、署名完了までの期間が大きく短縮されることにも大きなメリットを感じています。紙で議事録を作成している時に、遠隔地の社外役員の方に押印をもらおうとすると、郵送も発生していましたが、郵送となると、発送から返送してもらうところまで、1週間近くかかってしまうこともありました。これがシステムに置き換わって、最短1日で電子署名まで完了することができるので、工程全体で1〜2週間は確実に短縮できています。 <h2 id="hfdece20942">事務局だけではなく、役員側の操作も簡単で対応工数を削減</h2> <h3 id="h65502a6138">ー 役員の方からのお声はどのようなものがありましたか？操作のつまづきなんかもあれば教えてください。</h3>宇野さま やっぱり最初は「うまくログインできないとか」「うまく資料が確認できない」ということがゼロではありませんでした。ただ、操作マニュアルもあったし、確認程度の質問で比較的スムーズに操作してもらえています。 操作に慣れてもらったら、役員方からも「手間が少なくなった」という声をもらっています。システムに集約されて、受け手の方も楽になるんですね。 取締役会議事録だと押印一つをもらうにも、簡単に「印鑑ください」という訳にはいかないですから、ある程度時間を取っていただいて、その中で内容確認、押印いただくということになります。なので、対面で押印いただく場合は、双方時間を調整して、ある程度の時間をとって、という手間が発生してました。社外役員で郵送の場合も、受け取りもそうですし、返送の手間が発生しますから。その辺がシステムに置き換わるのはかなりの効率化になっていると思います。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/92dd6aba234248b7aa9c4292cb157c1a/78413cb6f6224b508db7733644ab92ae/e91150_2e12fd051d264a4ead3874f1b0c19747_mv2.webp?w=830&amp;h=558" alt="tson-1"> <h3 id="h8052a6f28f">ー michibikuへの改善要望があれば教えてください。</h3>宇野さま 別の会議体の開催もmichibikuのシステムでできるようになっていくと良いですね。弊社の場合でいうと、まずは監査等委員会、その後はリスクコンプライアンス委員会もやりたいです。 あとは、付議事項につなげるための、稟議の情報などがmichibiku上で確認できるといいな、と思います。付議事項の検討の時に確認する必要があるので見られるとスムーズですね。 あとは、過去の付議事項の検索ができるようになってほしいですね。過去の決議を確認したいことがけっこうあるんですよ。例えば、内部統制監査対応などがそうですね。従来だとファイリングされた紙の議事録を一つ一つ確認しにいくしかなくて、とても手間がかかっていたりします。なので、システム上で確認ができるということになれば、効率的だなと思います。 <h2 id="h1e4654fd1d">TPM上場を目指す企業も早いうちから導入するのがおすすめ</h2> <h3 id="hf0520ccb8b">ー TPMはもちろん、こんな企業へおすすめ！というのがあれば、是非教えて下さい。</h3>宇野さま TPM上場を目指すとなると、最低限の内部統制の整備やガバナンス体制の強化が必要になってきますが、どうしても内部統制やガバナンスが後回しになってしまっているケースが多いと思います。上場を目指すとなった時に、最初に取り組まないといけないことなので、なるべく早いタイミングでmichibikuのようなシステムを入れるのがオススメです。このフェーズでミチビクさんにコンサルとかしてもらえるといいですね（笑） 上場を目指す時だけじゃなくて、TPM上場後も負荷は増えていくばかりなので、システムを使って効率化していくのがいいんじゃないかなって思います。 <h3 id="hbbf5ca86f1">ー ステークホルダーが増えてることでの影響もあるのでしょうか？</h3>宇野さま ステークホルダーが増えて、大変だというのはありましたね、どうしても。議事録一つにしても、確認したいという機会って増えていくじゃないですか。監査法人さんだけにしても、過去に確認した議事録でも何回も提出を求められることがあったり、（監査法人出身の）中村さんはよくご存知だと思いますけど（笑） これがシステム上に保管されていて、システム上で確認いただくことが可能になるので、地味に積み上がっていた手間もなくなると思います。 <h3 id="h5e11a9cad8">ー TPM上場準備中に戻ったとしたら、どのタイミングで入れておけばよかったと思いますか？</h3>宇野さま 上場準備では、証券会社以外にも監査法人の監査が入ることになります。そうすると、取締役会だったり株主総会だったりの、議事録の内容確認や、会社法に則した運営がなされているかどうかは確認されることになりますから、上場を目指すという段階から導入しておくと楽になるイメージはありますね。議事録を書くのも、書類の保管もシステム上でできますから。システムで管理できていれば、いちいち過去の資料を引っ張り出さなくてよくなります。実際の過去の実施状況に不備があると審査上も良くないので、できるだけ早い段階から整理してあった方が、後々も楽になります。問題となりそうな論点は、早めに潰せるに越したことはないですよね。 <h3 id="h7003dd9580">ー 宇野さま、貴重なお話ありがとうございました！これからもmichibikuをよろしくお願いいたします！</h3> michibikuの詳細はこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">【公式】michibiku（ミチビク） | 上場企業も使う取締役会DXサービス</a> 詳しい資料DLはこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/resources/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://www.michibiku.co.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード</a>

完了までの期間を2週間も短縮、システムによる一括管理で工数も大幅圧縮

レンティオ株式会社（以下「レンティオ社）は、家電お試しサービス「Rentio」を運営する、急成長中のスタートアップ企業です。大型の資金調達を完了させ、管理体制強化のために社外役員も迎え入れた同社。事業の成長に伴って、持続可能な成長を支える体制、つまりコーポレートガバナンス強化の必要性が高まっているとのことでした。既に他社の電子署名ツールを導入していたものの、より広い範囲をカバーするmichibikuへの乗り換えをすることに。今回は、執行役員CFOの小松さまに、michibiku導入の経緯を詳しく伺いました。 <h2 id="h83fe447c2a">招集通知から電子署名まで一元管理、煩わしい転記作業がなくなった</h2> <h3 id="hf90edf3592">ー 取締役会運営に関する課題にはどんなものがありましたか？</h3>小松さま 議事録は電子署名ツールを使っていたのですが、各工程で使うツールが分散していました。具体的には、招集通知や議事録をWordで作り、パスワードをかけたファイルをメールやチャットツールで送信、付議事項を一覧化するためにexcelに転記していました。関与者が増えていく中で、この形で運用していると限界を迎えるなと感じていたんです。 企業ステージが進み、対外的な説明責任を果たしていく上でも、議事録だけではなくて、招集通知の発信から議事録のやりとりまで適切に記録することが求められます。これをどう仕組化するかを考えていました。 <h3 id="hc2955c5b2b">ー 電子署名ツールからmichibikuへ乗り換えたポイントを教えてください。</h3>小松さま まずは、既存で使っていた電子署名ツールがリレー方式だったところです。忙しい役員に順番に署名してもらうことになると、誰かが止めてしまったとき、後の人もみんな止まってしまうことになります。登記や外部への提出など期限がある場合に、このタイムロスは怖いんですよね。 もう一つは、ガバナンスとして、経営として、必要なものを管理するならmichibikuのようなシステムが適していると考えたからです。システムにも適材適所があると思っていて、ガバナンスにはガバナンスに特化したシステムを選択した形です。通常の契約には電子署名ツールを使うので、用途に合わせて最適化していきます。<h3 id="h9eeec85127"> ー michibikuを導入してみて、変化はありましたか？</h3>小松さま レイターステージに近づいてきた今、michibikuを導入してよかったと思っています。 上場を見据えるとなると、監査法人や証券会社のチェックを意識した運用が必要になります。取締役会は特に重要な会議体なので、形式的なミスがあるだけでも後々に大きく影響してしまいますが、michibikuを使うことで形式的なミスが発生しないように、書類の作成サポートをしてくれます。 それと、招集通知から署名までのすべてを一元化して記録できるようになったり、実施した会議の付議事項が自動で一覧化されるのも助かっています。導入前までは、転記作業が発生していましたが、それもなくなりました。 <h2 id="hb27acf3cac">ガバナンスは、小手先の方法論ではない。中長期的な成長を志す姿勢をもつところから</h2> <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/92dd6aba234248b7aa9c4292cb157c1a/bbb4a806f76e45ce8aef9a1ceb35b495/IMG_8384%20(1).jpg?w=830&amp;h=553" alt="rentio-1"> <h3 id="h660a2b9e8b">ー スタートアップだと、コーポレートガバナンスの優先度を下げてしまうケースもよく見かけます。小松さまは、かなりしっかり取り組まれている印象ですが、取り組むきっかけがあったんでしょうか？</h3>小松さま もともと上場企業出身で運営に携わっていたことからコーポレートガバナンスのイメージを持っている方だと思います。そこに、独立役員からの意見やミチビク社からのコンサルを受けたことをきっかけに、よりはっきりと優先度を認識することができたのかもしれません。 あとは、健全な成長を目指したときに、IRやファイナンスだけでなく、自然とガバナンスの議論も出てきました。短期的にはIPOはもちろん重要なイベントだと思いますが、中長期的な視点で見るとガバナンスの強さが企業価値向上につながると考えてます。特にこの先の時代は今まで以上に求められるものが多くなっていくんじゃないですかね。 ガバナンス強化は、小手先の方法論ではなく、会社としてリスクを最小化しつつ積極的な成長へのチャレンジをするための土台としてガバナンスを前に進めていこうという姿勢をもつことがものすごく大切で、重要会議の運営にもしっかりスコープを当てるべきだと思います。 最低限、やるべきことを報告・決議し、適切に記録に残す。課題が出た場合に、解決に向けて前進していて、ガバナンスのPDCAを回せていることを説明できるようにしておかなければならない。外部に適切に説明できなければ、本当は誠心誠意良いことやっているはずなのに心象を悪くしてしまうことにも繋がります。それってもったいないですよね。 企業として、一つ一つの所作をしっかりと磨き上げていきたいと思ってます。<h3 id="h1865843e70"> ー michibikuへの要望があれば教えてください。</h3>小松さま 取締役会以外の経営会議やリスク・コンプライアンス委員会、監査役協議会などの会議体についても、まとめて管理できるようになるといいですね。重要な会議体が網羅的に管理でき、付議事項の一覧を一括して見られるようになると、ものすごく良いなって思います。 ログインに関してもGoogle認証とかそういうのがあるといいですね。忙しい役員がスマホで確認して署名できたりすると、すごく楽になるイメージがあります。 今後の開発に期待してます。 <img src="https://images.microcms-assets.io/assets/92dd6aba234248b7aa9c4292cb157c1a/89e408d7212a448a8d50d1964200c99a/IMG_8366%20(1).jpg?w=830&amp;h=553" alt="rentio-2"> <h3 id="h4fd404f900">ー 最後に、どんな企業にmichibikuはオススメですか？</h3>小松さま 上場企業はもちろん、ミドル～レイターに近づいて取締役会を設置するスタートアップにもおすすめです。 導入のときは、とにかくコンサルと一緒に導入するのがおすすめ。ミチビク社にコンサルに入ってもらって、重要さを認識できました。議事録の記載についても、どの粒度で残すのがよいか改めて確認するいい機会になると思います。ちょうど良い粒度で議論の過程を残しておくのが、結果として会社としての議論のズレを失くすことにもつながります。 エクイティ調達時の法務DD、監査法人や証券会社の予備調査のときには必ず必要になるので、あたふたする前に導入しておくべきだなぁって思います。あとから探したり手作業で一覧化したりするのって、大変じゃないですか。 目指す先が大きければ大きいほど、ガバナンス強化は必須になるので、早めに取り組んだ方がいいと思います！ <h3 id="h16ddcdbc42">ー 引き続きmichibikuがご支援できるよう改善を進めてまいります。小松さま、ありがとうございました！</h3> michibikuの詳細はこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">【公式】michibiku（ミチビク） | 上場企業も使う取締役会DXサービス</a> 詳しい資料DLはこちら ⇒ <a href="https://www.michibiku.co.jp/resources/" target="_blank" rel="noopener noreferrer">https://www.michibiku.co.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード</a>

取締役会のすべての業務を集約、ガバナンス強化を実現

プライム市場に上場されている株式会社パソナグループ（パソナグループ）にmichibikuを導入いただきました。 ▽詳細についてはこちらから <a href="https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000013.000087208.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">総合人材サービスのリーディングカンパニー 株式会社パソナグループが取締役会DXプラットフォーム『michibiku』を導入</a>

重要意思決定の情報集約によりグループガバナンスを強化

プライム市場に上場されている株式会社KADOKAWA（KADOKAWAグループ）にmichibikuを導入いただきました。 ▽詳細についてはこちらから <a href="https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000017.000087208.html" target="_blank" rel="noopener noreferrer">総合エンターテインメント企業 株式会社KADOKAWAが取締役会DXプラットフォーム『michibiku』を導入</a>

導入事例