ここでは取締役会議事録の「欠損補填のため資本準備金の額を減少する」の書き方例について解説します。

欠損補填のため資本準備金の額を減少する場合の記載例

第〇号議案　欠損補填のため資本準備金の額を減少する件

議長より、第〇期末時点における欠損を補填するため、当会社定款第〇条の規定に基づき、下記のとおり資本準備金の額を減少し、その他資本剰余金に振替え、ならびに、その他資本剰余金を繰越利益剰余金に振替えたい旨の説明があった。
議長がその賛否を議場に諮ったところ、本議案は満場一致をもって原案どおり承認可決された。

（意見、質疑応答の要旨）

（省略）

書き方のポイント

減資手続きは株主総会決議事項です。
ただ、下記の場合には、欠損補填のための資本準備金の額の減少を取締役会決議で行えることを定款で定めることができます。（その他、いくつかの要件がありますが、詳細は弁護士に照会を取るのが良いでしょう。）

①会計監査人設置会社であり監査役設置会社で、かつい取締役の任期が１年である場合
②監査等委員会設置会社もしくは指名委員会等設置会社である場合

取締役決議による減資手続きは、まずは資本準備金をその他資本剰余金に振替えてから、その他資本剰余金を繰越利益剰余金に振替える、というステップを踏み、上記例はこの通り記載をしています。

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関連法令等

会社法
（剰余金の配当等を取締役会が決定する旨の定款の定め）
第四百五十九条　会計監査人設置会社（取締役（監査等委員会設置会社にあっては、監査等委員である取締役以外の取締役）の任期の末日が選任後一年以内に終了する事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結の日後の日であるもの及び監査役設置会社であって監査役会設置会社でないものを除く。）は、次に掲げる事項を取締役会（第二号に掲げる事項については第四百三十六条第三項の取締役会に限る。）が定めることができる旨を定款で定めることができる。
（中略）
二　第四百四十九条第一項第二号に該当する場合における第四百四十八条第一項第一号及び第三号に掲げる事項
三　第四百五十二条後段の事項
（中略）
２　前項の規定による定款の定めは、最終事業年度に係る計算書類が法令及び定款に従い株式会社の財産及び損益の状況を正しく表示しているものとして法務省令で定める要件に該当する場合に限り、その効力を有する。
（以下略）

（債権者の異議）
第四百四十九条　株式会社が資本金又は準備金（以下この条において「資本金等」という。）の額を減少する場合（減少する準備金の額の全部を資本金とする場合を除く。）には、当該株式会社の債権者は、当該株式会社に対し、資本金等の額の減少について異議を述べることができる。ただし、準備金の額のみを減少する場合であって、次のいずれにも該当するときは、この限りでない。
（中略）
二　前条第一項第一号の額が前号の定時株主総会の日（第四百三十九条前段に規定する場合にあっては、第四百三十六条第三項の承認があった日）における欠損の額として法務省令で定める方法により算定される額を超えないこと。

（準備金の額の減少）
第四百四十八条　株式会社は、準備金の額を減少することができる。この場合においては、株主総会の決議によって、次に掲げる事項を定めなければならない。
一　減少する準備金の額
二　減少する準備金の額の全部又は一部を資本金とするときは、その旨及び資本金とする額
三　準備金の額の減少がその効力を生ずる日
２　前項第一号の額は、同項第三号の日における準備金の額を超えてはならない。
３　株式会社が株式の発行と同時に準備金の額を減少する場合において、当該準備金の額の減少の効力が生ずる日後の準備金の額が当該日前の準備金の額を下回らないときにおける第一項の規定の適用については、同項中「株主総会の決議」とあるのは、「取締役の決定（取締役会設置会社にあっては、取締役会の決議）」とする。

第三目　剰余金についてのその他の処分
第四百五十二条　株式会社は、株主総会の決議によって、損失の処理、任意積立金の積立てその他の剰余金の処分（前目に定めるもの及び剰余金の配当その他株式会社の財産を処分するものを除く。）をすることができる。この場合においては、当該剰余金の処分の額その他の法務省令で定める事項を定めなければならない。