ここでは取締役会議事録の「臨時株主総会招集のための基準日設定を行う場合」の書き方例について解説します。

臨時株主総会招集のための基準日設定を行う場合

第〇号議案　臨時株主総会招集のための基準日設定の件

議長より、YYYY年MM月DD日開催予定の臨時株主総会において、議決権を行使することができる株主を確定するために以下のとおり基準日を設定し、同日最終の株主名簿に記載された株主をもって、その議決権を行使する事ができる株主としたい旨の説明があった。
議長がその賛否を議場に諮ったところ、本議案は満場一致をもって原案どおり承認可決された。

基準日　YYYY年MM月DD日（〇曜日）
公告日　YYYY年MM月DD日（〇曜日）

（意見、質疑応答の要旨）

（省略）

ポイント

上場会社等、多数の株主がいる場合には株主名簿の更新や株主の特定は大変なものです。
仮に臨時株主総会を開催しようとした際、議決権を行使する事ができる株主を決めるのは困難なため、基準日を定めると同時に議決権を行使する事ができる株主の基準を定めることができ、また一般的です。
その際には、下記の条件が必要です。

・２週間前までに公告すること
・基準日から３ヶ月以内に行使する権利であること

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関連法令等

会社法
（基準日）
第百二十四条　株式会社は、一定の日（以下この章において「基準日」という。）を定めて、基準日において株主名簿に記載され、又は記録されている株主（以下この条において「基準日株主」という。）をその権利を行使することができる者と定めることができる。
２　基準日を定める場合には、株式会社は、基準日株主が行使することができる権利（基準日から三箇月以内に行使するものに限る。）の内容を定めなければならない。
３　株式会社は、基準日を定めたときは、当該基準日の二週間前までに、当該基準日及び前項の規定により定めた事項を公告しなければならない。ただし、定款に当該基準日及び当該事項について定めがあるときは、この限りでない。
４　基準日株主が行使することができる権利が株主総会又は種類株主総会における議決権である場合には、株式会社は、当該基準日後に株式を取得した者の全部又は一部を当該権利を行使することができる者と定めることができる。ただし、当該株式の基準日株主の権利を害することができない。
５　第一項から第三項までの規定は、第百四十九条第一項に規定する登録株式質権者について準用する。