取締役会議事録の押印は省略できる？押印に時間がかかる悩みと電子署名の可否を解説

取締役会事務局を他の業務と兼務している担当者にとって、会議後の議事録作成と押印回収は非常に骨の折れる作業です。役員のスケジュールを縫ってハンコを貰い歩く時間は、本来の業務を圧迫しかねません。

本記事では、議事録の押印ルールや電子署名の活用方法、そして業務を劇的に効率化するDX（デジタルトランスフォーメーション）の手法をわかりやすく解説します。

取締役会議事録の押印は省略できる？知っておきたい基本ルール

取締役会の議事録作成は法律で定められた義務ですが、その「押印」についてはどこまで簡略化できるのでしょうか。多くの事務局担当者が疑問に思う、押印の完全な省略の可否と、その根拠となる法律の規定について基本から整理していきましょう。

【結論】完全になしにはできない｜署名かハンコが必須

結論から述べると、取締役会議事録への関与を完全に「なし（省略）」にすることはできません。法律上、出席した役員による何らかの証明が必要とされているからです。

つまり出席者が誰一人として名前も書かず、ハンコも押さないという状態の議事録は、公式な書類として認められません。紙で議事録を保管する場合はサインするか、名前の横にハンコを押すかのどちらかが必ず求められます。

なぜ必要？会社法369条で決まっている議事録の義務

取締役会議事録の作成や署名・押印については、会社法第369条第3項で義務付けられています。条文には、出席した取締役及び監査役はこれに署名し、又は記名押印しなければならないと記されています。これは会議の内容が正確に記録されていることを役員が保証し、万が一トラブルが起きた際の責任の所在を明らかにするためです。

議事録にサイン・押印をしなければいけない人は全員？

議事録に署名または押印が必要なのは、その取締役会に出席した取締役および監査役の全員です。実務で迷いやすいケースとして、以下の2つのパターンを覚えておきましょう。

• 監査役が欠席した場合：その日の会議に出席していない監査役の署名・押印は不要です。
• 代理の人が押す場合：取締役会は本人が出席して議論する場所なので、原則として代理人の押印は認められません。必ず出席した本人が署名または押印を行う必要があります。

（実務的には、出席した取締役・監査役本人が議事録の内容を確認し、その意思に基づいて、事務局が押印作業だけを代行することは可能です。本人の確認・押印指示の記録を残し、社内の印章管理規程に従って対応しましょう。）

どんなハンコが必要？「認印・実印・シャチハタ」の使い分け

議事録にはどんなハンコを押すべきかという点も、事務局を悩ませるポイントです。100円ショップなどで買える認印で良いのか、それとも厳格な実印が必要なのか。

この章では、知っておかないと後から困る、実務上のハンコの使い分けと注意点について詳しく解説します。

原則は認印でOK｜ただしシャチハタはNGな理由

通常の取締役会議事録であれば、法律上は普段使っている「認印」で問題ありません。ただし、インクが内蔵されたゴム印であるシャチハタ（浸透印）は避けるべきです。シャチハタはゴム製のため経年劣化で印影が変わりやすく、誰でも同じものを手に入れやすいため、重要書類である議事録の証明力としては不十分とみなされるのが一般的だからです。

押印する場所はどこ？名前の横と割印（契印）の基本

ハンコを押す箇所は、主に次の2種類です。基本的なマナーとして押さえておきましょう。

• 名前の横（記名押印）：議事録の最後に記載された、出席役員それぞれの名前の横に押します。
• 割印・契印（けいいん）：議事録が複数枚にわたる場合、ページの差し替えなどの改ざんを防ぐために、書類のつなぎ目や折り目にハンコを押します。出席者全員で押すのが丁寧ですが、実務上は代表者がまとめて押すケースもあります。

法務局への登記申請で実印が必要になるケース

注意が必要なのは、代表取締役の選任など法務局への「登記申請」が必要な場合です。この手続きが絡む取締役会議事録には、出席した取締役や監査役の「実印」の押印と、役所に登録している「印鑑証明書」の提出を求められることがあります。自社の取締役会の議題が登記に関わるものかどうか、事前に司法書士などの専門家へ確認しておくとスムーズです。

なぜ取締役会の押印回覧はこんなに時間がかかるのか？

議事録の内容自体はスムーズにまとまっても、そこから全員のハンコが揃って「確定」するまでに1週間、2週間と時間がかかってしまうことは珍しくありません。なぜ取締役会の押印回覧はこれほどまでに停滞しやすいのか、兼任事務局の皆様が直面している具体的な3つの原因を探ります。

原因1：役員が多忙・出張がちで社内回覧がストップする

取締役や監査役は非常に多忙な経営陣です。社内に不在のことも多く、議事録を持って席を訪ねても今は会議中。今日は終日外出という状況が重なります。紙の議事録を回覧板のように順番に回していると、たった一人のところで書類が止まるだけで全体のスケジュールが後ろ倒しになってしまいます。

原因2：リモートワーク（在宅勤務）で出社を仰ぐのが難しい

働き方の変化により、役員がリモートワークを取り入れているケースも増えています。ハンコを押してもらうためだけにわざわざ出社を依頼するというのは、兼任でただでさえ忙しい事務局にとっても心理的なハードルが高く、回収スピードが落ちる大きな一因となっています。

原因3：原本の郵送や手渡しによるタイムロスと紛失リスク

社外取締役が多い場合などは、議事録の原本を郵送でやり取りすることになります。これには郵送にかかる物理的な往復時間が発生するだけでなく、企業の最高機密が書かれた重要書類が紛失したり、汚れたりするリスクも常に付きまといます。手渡しで回る場合も事務局が社内を歩き回る時間が取られ、本業を圧迫してしまいます。

脱ハンコの救世主｜電子署名は押印の代わりに認められる？

紙の書類やハンコを使った回覧に限界を感じている事務局にとって、心強い味方となるのがデジタル技術を用いた「電子署名」です。国が進める脱ハンコの流れもあり、取締役会議事録でも電子署名の活用が広がっています。その法的根拠とメリットを確認しましょう。

デジタルデータ（電磁的記録）なら電子署名で代替できる

会社法では、議事録を紙ではなくパソコンなどで作った「デジタルデータ（電磁的記録）」として残すことが認められています。この場合、紙の議事録におけるサインやハンコの代わりとして、システム上で「電子署名」を付与すれば、法律上の条件をしっかりと満たすことができます。

法務局（登記申請）も対応｜電子データでの申請メリット

電子署名された議事録は、法務省が認可した安全なシステムを利用していれば、そのままオンラインでの登記申請に活用できます。

紙を印刷して綺麗に製本し、郵送する手間が一切なくなるため、事務局の作業時間は大幅に削減されます。また、紙の書類ではないため、特定の契約書などで発生する印紙税の節約にも繋がります（株主総会議事録でもデジタル化の流れはありますが、出席者全員の同意や署名が必要な取締役会の方が、電子化による恩恵をより強く実感できます）。

兼任事務局の負担を激減｜取締役会DXで時間がかかるを解決

他の通常業務で忙しい事務局にとって、専用ツールを導入して取締役会の運営をデジタル化（DX）することは、単なる作業効率化以上の意味を持ちます。議事録のやり取りをスムーズにし、役員の利便性を高めることで結果として企業全体のガバナンス（企業統治）の質を向上させることにも繋がります。

回覧の見える化で誰のところで止まっているかが一目でわかる

DXツールを導入すれば、議事録の確認や署名の状況を画面上で一覧で把握できるようになります。誰のところで回覧が止まっているかが一目で分かるため、わざわざ個別に聞きに回る手間が省け、システムからスマートにリマインダーを送ることが可能です。

スマホやタブレット対応で役員がどこにいてもその場で署名できる

クラウド型のツールであれば、役員は移動中のタクシーの中や外出先、自宅からでもスマートフォンやタブレットを使って数秒で議事録を確認し、署名することができます。役員のちょっとした隙間時間を活用してもらうことで、押印待ちによる停滞をゼロに近づけられます。

取締役会運営ツール「michibiku」で議事録の確定を最短に

数あるデジタルツールの中でも、取締役会の運営そのものに特化して作られたプラットフォームが「michibiku（ミチビク）」です。議事録の押印待ちや煩雑なスケジュール管理に頭を悩ませる兼任事務局にとって、まさに最適な解決策を提供してくれます。

作成・電子署名・保管までがオンラインでワンストップで完結

michibikuは、取締役会の招集通知の作成から議事録への電子署名、さらにはその後のデータ保管までを一つのシステム上で行えます。これまでWord、メール、社内サーバー、紙の書類とバラバラに管理されていた業務が一本化され、管理の煩雑さから解放されます。

郵送や持ち回りがゼロになり議事録の完了時間を大幅に短縮

物理的な郵送や役員室への持ち回りが不要になることで、michibikuを導入した企業の多くが、取締役会の手続き完了までの時間をこれまでの3分の1にまで短縮させています。これで事務局はハンコ集めに追われることなく、本来注力すべきコア業務に時間を割けるようになります。

法的にも安心｜登記申請にもそのまま使える確かなセキュリティ

michibikuが提供する電子署名は、法務省に認可された商業登記申請に対応する確かなものです。登記申請にも安心して利用できるほか、厳格なセキュリティ基準（ISMS認証）を取得した体制で、企業の最高機密である会議情報を徹底的に守ります。

まとめ：正しい知識とツールで議事録のハンコ待ちから卒業しよう

基本的には、取締役会議事録の押印は法律上の義務（会社法369条）ですが、必ずしも物理的な紙とハンコである必要はありません。電子署名と専用のDXツールを活用することで、兼任事務局の負担を劇的に減らし、迅速かつ確実な企業運営を実現できます。

他の業務が忙しくて、議事録の回覧だけで一日が終わってしまうとお悩みの担当者こそ、この機会にデジタル化の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。