取締役会議事録の保管期間は10年｜会社法の保存義務と作成に時間がかかる悩みの解消

取締役会議事録は、会社の重要な話し合いや決定プロセスを証明する大切な証拠としての役割を持ちます。他業務と兼任しながら事務局を担当する方がまず把握すべきなのは、会社法で定められた厳格なルールです。

本記事では10年という長期保管の法的根拠から、業務負担を劇的に減らすデジタル管理の手法まで初心者の方にもわかりやすく解説します。

取締役会議事録の保管期間は10年間｜知っておくべき会社法のルール

取締役会議事録は、会社の意思決定を証明する法的証拠として非常に重要です。しかし「いつまで、どこに、どうやって」保管すべきか正確に把握していますか？多忙な兼任事務局の方に向けて、まずは基本となる会社法のルールを解説します。

10年という長期保管を正しく理解し、会社のコンプライアンスを強化しましょう。

原本は本店に10年間置いておく義務がある｜会社法第371条

会社法第371条第1項により、株式会社は取締役会を開催した日から10年間、取締役会議事録の原本を本店に備え置かなければならないと定められています。これは法律上の義務であり、株主や会社にお金を貸している人（債権者）から中身を見せてほしいと請求があった場合、いつでも対応できるようにしておく必要があります。

支店にも保管は必要？コピーを置くべきケースとは

取締役会議事録について、支店への備え置き義務は会社法上ありません。そのため、法律を守るという意味では本店だけに置いておけば問題ありません。ただし、実務上の必要性（支店での契約確認など）がある場合には、社内の運用ルールとして写し（コピー）を支店でも保管しておくケースがあります。

いつから数えて10年？保管期間の正しい数え方

保管期間を数え始めるタイミングは、取締役会が実際に開催された当日です。会社の事業年度の終わり（決算日）などではなく、会議当日を起点として10年後まで保存する必要があるため、日付のカウントミスがないよう注意しましょう。

株主総会や監査役会の議事録も同じ10年？

取締役会議事録と同じように、株主総会議事録（本店保管分）や監査役会議事録についても、原則として10年間の保存義務があります。これは企業の健全な経営を証明する重要書類なので、バラバラに管理するのではなく、ルールを統一して一括で管理するのが望ましいでしょう。

紙じゃなくても大丈夫？議事録を電子データ（クラウド）で保管する条件

毎月増えていく紙の議事録が書庫を圧迫している。過去の資料を探すのが大変と頭を悩ませていませんか？実は、会社法では紙だけでなく電子データでの保存も認められています。

ただし、法的に有効と認められるためには、いくつかの条件をクリアする必要があります。この章ではデジタル化を検討する際の外せないポイントを整理します。

パソコンやクラウドでの保存も法律（会社法）で認められている

取締役会議事録は紙に印刷した書類だけでなく、パソコンで作ったデータ（電磁的記録）のままで保存することが認められています。クラウドサービスなどを利用して安全に保管すれば、社内の物理的な保管スペースやキャビネットを用意する必要がなくなります。

ハンコは不要？電子署名を使えばそのまま登記申請にも使える

電子データで議事録を保管する場合、従来のハンコ（捺印）の代わりに「電子署名」を付与することができます。特に法務省が認可した信頼性の高い電子署名サービスを利用すれば、役員変更などの登記申請を行う際にも、そのデータをそのままオンラインで提出できて便利です。

電子保管でハズせない検索性のルール｜すぐに見つけられることが条件

電子データで保管する場合、単にパソコンのフォルダにデータを放り込んでおくだけでは不十分です。必要なときすぐに画面に表示したり印刷したりできることに加え、日付や会議の種類などでスムーズに検索できる「検索性の確保」が、閲覧請求や監査に迅速に対応するために有効です。

取締役会の議事録まわりに時間がかかる3つの原因

事務局を兼任していると、議事録の作成や管理にかかる手間の多さに驚くはずです。単に会議の文章を書くだけでなく、その前後にあるアナログな工程が日々の業務を圧迫しているからです。

なぜ時間がかかるのか、その根本的な原因を3つのポイントで掘り下げます。現状の課題を整理し、効率化へのヒントを見つけましょう。

原因1：ドラフト作成から役員のハンコ回収まで工程がバラバラで数週間かかる

従来の運用ではWordでの下書き作成、メールによる役員への内容確認、修正後の印刷、ハンコをもらうための郵送や社内持ち回りなど、作業が細かく分断されています。このプロセスの複雑さが、議事録が完成するまでに数週間もの時間がかかってしまう一番の原因です。

原因2：メールや共有フォルダ、紙が混在して探すだけで一苦労｜最終版はどれか

社内のファイルサーバーや個人のパソコン、過去のメール履歴、さらには印刷された紙の束が混在していると、どれが最新の確定版かがわからなくなるトラブルが頻発します。必要な過去の資料を探すだけで貴重な時間が奪われてしまうのは、事務局にとって大きなストレスです。

原因3：重要書類だからこそ誰に見せていいかの権限管理が難しく神経を使う

取締役会議事録には、社外に出せない機密情報が多く含まれているため、厳重な閲覧管理が求められます。しかし、紙のファイルや一般的な社内フォルダでは、誰がアクセスしてよいかを細かくコントロールしにくく、情報漏えいを防ぐために事務局が多大な神経を使うことになります。

作成から保管まで一元管理｜取締役会DXサービス「michibiku（ミチビク）」

取締役会運営の「手間・時間・リスク」をたった1つのツールで解消するのが、取締役会DXサービス「michibiku（ミチビク）」です。10年間の保管義務をクリアするだけでなく、作成から署名までを劇的に効率化します。上場企業も採用するその機能が多忙な事務局をどのように救うのか、具体的なメリットをご紹介します。

面倒な招集通知・議事録作成・電子署名・保管をすべてオンラインで完結

michibikuは、取締役会の招集通知の発送から当日の議事録作成、終わった後の電子署名、そして10年間の保管にいたるまで、すべての工程をオンライン上で完結できるサービスです。バラバラだった作業を1つのシステムにまとめることで、これまでの煩雑な管理から解放されます。

AIの自動文字起こしで作成時間を大幅カット｜運営時間を1/3に減らした事例も

会議中の音声を感知してテキスト化する、AIによる自動文字起こし機能を搭載しています。これで議事録の下書きを作る時間が圧倒的に短縮されます。実際にmichibikuを導入した企業の中には、取締役会の運営全般にかかっていた時間をこれまでの3分の1にまで減らせたという事例もあります。

過去の議事録もクラウドで安全に一元管理｜見たいときに一瞬で検索できる

すべてのデータがセキュリティの強固なクラウド上で一元管理されるため、どれが最終版かわからないといった迷子問題がなくなります。キーワードや日付で過去の議事録を一瞬で呼び出せるため、急な閲覧請求や定期的な監査対応も慌てることなくスムーズに進みます。

監査役会や監査等委員会などあらゆる重要会議のペーパーレス化にも対応

michibikuが活躍するのは取締役会だけではありません。同じように長期の保管義務がある監査役会やガバナンスの要となる監査等委員会、さらには経営会議など、社内のあらゆる重要会議の管理にも対応しています。会社全体の会議運営を、これひとつで効率化することが可能です。

まとめ｜10年の長期保管をラクにクリアして事務局の負担を減らそう

取締役会議事録には10年という長期の保管が義務付けられていますが、それは事務局にとって10年間の管理の手間とコストが発生し続けることを意味します。紙やWord、メールを組み合わせた従来のアナログな手法のままでは、いつか管理の限界が訪れてしまうでしょう。

• 会社法第371条などの条文ルールを正しく守る
• 電子署名やクラウド保管を取り入れて「検索しやすさ」と「安全性」を高める
• 専用ツールを活用し、作成から保管までの作業を自動化・効率化する

これを実現することで、兼任事務局の皆様は日々の細かな事務手続きから解放され、より重要な本業の業務に時間を割けるようになります。まずは、自社の取締役会運営をスマートに変える第一歩として、お気軽にお問い合わせください。