ここでは株主総会における補欠監査役の選任を行う場合の、株主総会議事録の書き方パターンを例示します。
補欠監査役選任議案は株主総会の普通決議なので、出席株主の議決権の過半数の賛成により可決されます。

株主総会議事録_補欠監査役の選任を行う場合

個別審議方式のパターン

 
第〇号議案　補欠監査役〇名選任の件

議長より、監査役が法令または定款に定める員数を欠くことになる場合に備え、別添の「株主総会招集ご通知」〇頁に記載の通り、下記の補欠監査役候補者〇名を選任したい旨を説明があった。
また、本議案の提出にあたっては監査役会の同意を得ている旨の説明も併せて成された。
議長が議場にその承認を求めたところ、出席株主の議決権の過半数の賛成をもって原案通り承認可決された。

記

取締役候補者：〇〇〇〇,〇〇〇〇

一括審議方式のパターン

 
第〇号議案　補欠監査役〇名選任の件

議長より、監査役が法令または定款に定める員数を欠くことになる場合に備え、別添の「株主総会招集ご通知」〇頁に記載の通り、下記の補欠監査役候補者〇名を選任したい旨を説明があった。
また、本議案の提出にあたっては監査役会の同意を得ている旨の説明も併せて成された。

記

取締役候補者：〇〇〇〇,〇〇〇〇

その後、議長は報告事項および決議事項の審議について一括して行うことを説明し、出席株主に質問を求めたところ、株主より、〇〇〇〇〇〇〇〇に関し質問がなされ、議長から、〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇と説明があった。
（質問の分、繰り返し。）
その他に質問はなかったので、以上をもって報告事項および決議事項についての質疑を終了し、各議案の採決に入った。

第〇号議案　補欠監査役〇名選任の件

議長が本議案の賛否を議場に諮ったところ、出席株主の議決権の過半数の賛成があったので、原案通り承認可決された。
なお、被選任者はいずれも即時就任を承諾した。

関連法令

会社法
（選任）
第三百二十九条　（中略）
３　第一項の決議をする場合には、法務省令で定めるところにより、役員（監査等委員会設置会社にあっては、監査等委員である取締役若しくはそれ以外の取締役又は会計参与。以下この項において同じ。）が欠けた場合又はこの法律若しくは定款で定めた役員の員数を欠くこととなるときに備えて補欠の役員を選任することができる。
（監査役の選任に関する監査役の同意等）
第三百四十三条　取締役は、監査役がある場合において、監査役の選任に関する議案を株主総会に提出するには、監査役（監査役が二人以上ある場合にあっては、その過半数）の同意を得なければならない。
２　監査役は、取締役に対し、監査役の選任を株主総会の目的とすること又は監査役の選任に関する議案を株主総会に提出することを請求することができる。
３　監査役会設置会社における前二項の規定の適用については、第一項中「監査役（監査役が二人以上ある場合にあっては、その過半数）」とあるのは「監査役会」と、前項中「監査役は」とあるのは「監査役会は」とする。
４　第三百四十一条の規定は、監査役の解任の決議については、適用しない。

会社法施行規則
（補欠の会社役員の選任）
第九十六条　法第三百二十九条第三項の規定による補欠の会社役員（執行役を除き、監査等委員会設置会社にあっては、監査等委員である取締役若しくはそれ以外の取締役又は会計参与。以下この条において同じ。）の選任については、この条の定めるところによる。
２　法第三百二十九条第三項に規定する決議により補欠の会社役員を選任する場合には、次に掲げる事項も併せて決定しなければならない。
一　当該候補者が補欠の会社役員である旨
二　当該候補者を補欠の社外取締役として選任するときは、その旨
三　当該候補者を補欠の社外監査役として選任するときは、その旨
四　当該候補者を一人又は二人以上の特定の会社役員の補欠の会社役員として選任するときは、その旨及び当該特定の会社役員の氏名（会計参与である場合にあっては、氏名又は名称）
五　同一の会社役員（二以上の会社役員の補欠として選任した場合にあっては、当該二以上の会社役員）につき二人以上の補欠の会社役員を選任するときは、当該補欠の会社役員相互間の優先順位
六　補欠の会社役員について、就任前にその選任の取消しを行う場合があるときは、その旨及び取消しを行うための手続
３　補欠の会社役員の選任に係る決議が効力を有する期間は、定款に別段の定めがある場合を除き、当該決議後最初に開催する定時株主総会の開始の時までとする。ただし、株主総会（当該補欠の会社役員を法第百八条第一項第九号に掲げる事項についての定めに従い種類株主総会の決議によって選任する場合にあっては、当該種類株主総会）の決議によってその期間を短縮することを妨げない。

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