役員の手間を50％以上削減！取締役会DXをガバナンス強化の切り札に

1.担当の業務について

現在の部署や担当されているお仕事について教えてください。

安様
総務部次長です。取締役会運営事務局や総務全般、社内研修などを担当しています。

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

導入前の取締役会の運営はどのようにされていましたか？

安様
全てアナログで運営していました。最初に、付議事項を私たち事務局がまとめて、取締役会の3営業日前の夜までに招集通知を各役員にメールで送付します。弊社の場合、社外役員4名を含め、計11名役員がいます。社外役員とのやり取りにはGmailなどの外部メールアドレスを使っていたため、セキュリティ面で不安を感じていました。
取締役会当日は、一部の役員が紙ベースの資料を希望していたので、印刷して準備していました。会議後に私が議事録を作成し、上席確認を経て役員全員に送付し、最終的に押印をいただく流れでした。
社外の役員については、押印できるタイミングがない場合は、郵送でやり取りする必要があり、1〜2週間かかってしまうこともありました。

特にどういった点に悩み、課題を抱えていらっしゃいましたか？取締役会運営で特に苦労や悩みがあったのはどういった点でしたか？

安様
一番の課題は、議事録の承認プロセスの非効率性です。スピードと正確性、情報共有の面で課題を感じていました。
監査役から「翌月の取締役会までには完了して欲しい」と要望が出る場合も多いのですが、議事録作成から役員へのチェック依頼、フィードバック対応まで含めると、どうしても時間がかかってしまいます。
特に取締役会の議論が活発だった場合は、議事録の作成と役員フィードバックそれぞれに、少なくとも1週間はかかります。修正作業も含めると、かなりタイトなスケジュールです。
役員11名と修正のやり取りをするため、メールですと最新版がどれかわかりにくく、役員も事務局も煩雑さを感じていました。

michibiku導入を検討された背景と、最終的に選んでいただいた理由を教えてください。

安様
取締役会運営の効率化を検討するなかで、michibikuを見つけました。私のイメージしていた要望の8〜9割程度を実現できそうなシステムで、「これだ！」と思いましたね。
決め手は、一定のフォーマットが整っていて直感的な操作ができる点と自分のペースで対応できる点です。システム上で議事録や資料の確認、署名が完結するため、役員・事務局双方にとってメリットが大きいと感じました。
バージョンアップに積極的な点も魅力的でした。プロダクトそのものは素晴らしくても、バージョンアップやフォローが少ない商品も少なくありません。ですがmichibikuの場合、進化のスピードが非常に早く、私が追いつけないほどです。

実際の導入は、どのように進みましたか？

安様
会社全体がDXを推進しており、決裁権を持つ役員たちも積極的だったため、順調に進みました。
押印やメールでのやり取りなど、役員たちも負担に感じていた部分が大きかったんです。また、過去の議事録をサーバーに保管していて、役員が参照しにくい部分がありました。
michibikuは、そうした課題を一度に解消でき、さらに費用負担も大きくなかったため、意思決定がスムーズでした。

役員の手間を50％削減！取締役会関連業務の一元化に成功

3.導入後について

導入前に抱えられていた課題は解決されましたか？

安様
はい、大幅に改善しました！特に効果を感じるのは、システム上で議事録・資料・署名などを一元管理できるようになった点です。
michibikuでは常に最新版の議事録が表示されるので、確認と署名をお願いするだけで済むようになりました。修正依頼もコメント機能により、簡単にやり取りできるようになりました。
また、システム上でリマインドの送付ができ、メールよりも角が立たず、送る事務局側も受け取る役員側も、コミュニケーションコストが軽減しました。私の体感では、ストレスが9割減ったと感じています。

定量的な変化についてもお聞かせください。

安様
導入前は準備に2〜3日ほどかかっていました。導入後は、ほぼそのまま資料を登録できるようになり、準備の手間はほぼゼロに。スケジュールに、2〜3日余裕ができました。
役員側の資料確認や押印などの手間も、半分以下に減っています。

効率化やストレスの軽減など、効果が出ているとの事、嬉しく思います！システムの使いやすさは、いかがでしょうか？

安様
特に役員側のページは非常にわかりやすく、電子署名を初めて使う人でも、1～2回で慣れていた印象です。
質問や要望も、ほぼなくなりました。以前は毎回のように、質問や要望が寄せられていたので、それだけmichibikuが使いやすいのだと思います。

ありがとうございます！「役員が直感的に使えるUI」は、弊社の大切にしている点です。もし、導入による「思わぬ効果」があれば教えてください。

安様
資料のPDF化の手間がなくなりました。以前は、資料の見やすさやメールの容量を考慮し、WordやPowerPointをPDFに手作業で変換して、メールで送付していました。
michibikuはほぼ全ての形式の資料に対応しており、そのままアップするだけで、プレビュー上できれいに見られるようになりました。タブ機能で簡単に資料を切り替えられるのも便利です。
また、郵送や外部メールでのやり取りがなくなり、セキュリティ面も向上し、非常に助かっています。

進化し続けるmichibikuを活用し、IPOを見据えたガバナンス強化に取り組む

4.今後について

今後michibikuをどのように活用していきたいか、展望があれば教えてください。

安様
現在、IPOの準備を進めており、より一層のガバナンス強化が必要です。会社の規模が大きくなるにつれ、業務を引き継ぐ場面も出てくるかもしれません。ガバナンス強化のためには人の成長も不可欠で、1つ1つの業務の背景、法律的な意味合いなどをmichibikuの機能とかけ合わせで学べる機会があると嬉しいですね。

弊社でガバナンスに関する勉強会、ユーザー会も直近動き始めていますので、ぜひ機会を提供できればと思います。
michibikuに今後期待することがあれば教えてください。

安様
FAQの精度が上がり、michibikuに関する疑問がよりスピーディーに解決するようになると嬉しいです。ユーザーが利用中の気づきや要望を書き込める場があっても、面白いかと思います。
今後は、より活用が進んでいる企業の声をもとに、積極的にアップデートいただけると、私たちにとってもメリットが大きいと思います。
直近では、会議資料を自動で適切な順番に並べる機能が追加されると聞き、期待しています。
将来的には文字認識技術を活用して、「第1号議案」「第2号議案」といった文字を認識して自動で並び替える機能を追加していただけると、さらなる効率化につながると思います。

今後もユーザーの皆さまの声を聞き、ご期待に沿えるよう取り組みます！どんな企業にmichibikuをおすすめしたいと思いますか？

安様
役員の人数が多い企業です。特に社外役員が多い場合、従来の郵送やメールでのやり取りは非常に大変です。michibikuの導入により、工数を大幅に削減できます。
議事録の確認作業についても、コメントを全員で共有できる機能を使うと大幅に効率化できます。

導入を検討している企業に向けて、アドバイスがあれば教えてください。

安様
導入の必要性を理解してもらうことです。事務局だけでなく役員の不便さも含めて現状を分析し、「1つの作業に30分かかり、トータルでこれくらいの工数が必要」といった具体的なデータを示すことにより、必要性を理解してもらいやすくなります。
総務部門は予算獲得のハードルが高い面があるため、費用対効果をしっかりとアピールする資料を作成することが重要です。

michibikuの導入により、取締役会運営の効率化だけでなく、コミュニケーションコストの削減も実現できたとの事、嬉しく思います。今後も皆さまの声を反映し、より良いサービス提供に努めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！