議事録作業が半減！ツールの一元化とペーパーレス化でDX＆ガバナンス強化を実現

バラバラのツールと紙ベースの運用が負担に。michibikuの導入を社長に直談判

1.担当の業務について

現在の部署や担当されているお仕事について教えてください。

簑口様
経営企画部に所属し、プロジェクト推進や東証などに提出する適時開示資料の作成、取締役会や株主総会といった会議の事務局を担当しています。

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

導入前の取締役会の運営はどのようにされていましたか？

簑口様
取締役会の資料管理が一元化されておらず、議事録などは紙ベースで運用されていました。資料はSharePointにアップロードして共有し、招集通知はメールで送付。議事録はWordで作成、Teamsで役員に修正依頼を行い、完了後に印刷して押印を依頼するという複雑なフローで、複数のツールを組み合わせる必要がありました。

特にどういった点に悩み、課題を抱えていらっしゃいましたか？

簑口様
本当に非効率的で、時間がかかっていました。特に議事録作成には合計で3〜4時間を要し、作成自体に約2時間、さらに上司のチェックや役員からの修正依頼の対応が続きました。
紙ベースでの運用が多く、印刷作業やホチキス止めなどの煩雑な作業が多いのもネックでしたので、かなりの時間を取られていましたね。
コミュニケーションコストに関しても、議事録の修正や資料の共有、押印など各プロセスでやり取りが多く発生し、私たちと役員、双方の負担が大きかったです。

michibiku導入を検討された背景を教えてください。

簑口様
2024年7月に社長が交代し、会社としてDX化を進めようという流れになったことです。取締役会の運営もその対象に挙がり、「取締役会のDX化を進めよう」という流れになりました。そこで、michibikuさんともう1社のツールを比較検討しました。

最終的にmichibikuを選んでいただいた理由を教えてください。

簑口様
使いやすさとサポートの手厚さです。最初にデモ画面を見た時に、「見た目がシンプルで直感的に操作できそう」だと感じました。
また、お話する中で、michibikuさんはサポート担当をしっかり配置して、体制を整えていることが伝わってきました。「ちゃんと軌道に乗せられるのだろうか」と不安がありましたが、すごく心強かったですね。
導入後に要望や改善点を出した時に、対応が早そうだという点でも、安心感がありました。さっそく社長に直談判して、導入が決まりました。

議事録作成にかかる時間が半分以下に！ワンクリックで操作でき役員の負担も軽減

3.導入後について

導入前に抱えられていた課題は解決されましたか？定量的な変化があれば、合わせてお聞かせください。

簑口様
議事録作成と押印にかかる時間が、大幅に減りました。従来3〜4時間かかっていた議事録作成が、1〜2時間で完了するほどです。
michibiku上で押印が完結するため、確認や承認のフローがぐっとスピーディーになりました。導入前は、次回の役員会の時などに、印刷した書類を持っていき、一人ひとりに押してもらっていたので、時間がギリギリになることも多く大変でした。導入後は、役員が画面をクリックして確認・承認するだけになり、私たちも役員も負担が減っています。
また、ペーパーレス化により、ミスした資料の再印刷といった無駄な手間がなくなりました。リモートでも議事録・資料の共有や役員への確認依頼ができ、非常に便利です。

成果が出ていると伺い、嬉しいです！役員の皆様からの反応はいかがでしたか。

簑口様
60代以上と年齢層が高めの役員が多く、パソコンやメール操作に不慣れな方もいたため、最初は戸惑いもあったようです。しかし、michibikuは資料の確認や電子署名もクリックするだけのシンプルな操作なので、すぐに慣れてもらえました。
導入時に研修や同席でのサポートをしてもらい、その後は事務局側でこまめにフォローしました。

グループ会社様でもmichibikuを導入いただいておりますが、メリットを感じている部分はありますか？

簑口様
グループ会社の兼務役員が多いので、グループ会社のアカウントを付与すれば、あらためて使い方を説明しなくても、すぐに対応できるのが助かります。
資料の共有や議案の伝え方も統一できるので、横展開しやすいですね。実際に、各社の代表に少し説明するだけで、ほぼ工数をかけずに展開できています。

michibikuのサポート体制については、いかがでしょうか。

簑口様
本当に親身に対応いただいています！困った時に担当の方に電話すると、スピーディーかつ具体的に解決策を提案してくれます。多くの場合、5分くらいで問題が解決し、とても頼りになります。
サポートでありがちな「マニュアルにある案内しかしてくれない」という不満は、一切感じていません。

全ての会議にmichibikuを導入し、効率化とガバナンス強化を推進していく

4.今後について

今後michibikuをどのように活用していきたいか、展望があれば教えてください。

簑口様
取締役会だけではなく、経営会議など全ての会議に、積極的に導入していきたいですね。バラバラのツールで管理すると、探す手間や管理の工数がかかります。
効率化はもちろん、ガバナンス強化のためにも、「資料は全てmichibikuにある」という状態を当たり前にしたいです。

michibikuの機能で今後期待することがあれば教えてください。

簑口様
経営会議や部長会、監査役会など、各会議を横断して情報を連動させられる機能があれば、非常に助かります。
例えば、他の会議で議案が却下された理由や回数を見ることができれば、その部分に関する確認の工数が減り、よりスムーズに議論が進むと考えています。
あとは、議事録を文字起こしして記載されている文言からリスクを判定するといった機能も欲しいですね。
添削機能があれば、不適切な文言を使用しないといった配慮ができ、リスクを軽減できます。ガバナンスの観点からも効果的なので、ぜひ実現していただきたいです。

非常に参考になります！ぜひ実現に向けて取り組みたいと思います。最後に、どんな企業に、michibikuをおすすめしたいと思いますか？

簑口様
従業員数100名程度の企業が、規模が大きくなる前に導入することをおすすめします。そうすることで、企業の成長とともに活用範囲を広げ、取締役会運営を確立していくことができます。
小回りの利くフェーズのうちにmichibikuの運用を確立しておくことで、将来的にも、取締役会運営が楽になるのではないでしょうか。ツールの一元化とペーパーレス化の効果は、非常に大きいと実感しています。
とはいえ、実際に導入してみないと、わからない部分が大きいと思います。michibikuさんは要望への対応が早いため、まずは導入してみて、不便な点があれば都度相談するという流れがおすすめです。

「今後は全ての会議にmichibikuを導入したい」とのお言葉、嬉しく思います。今後も皆さまの声を反映し、より良いサービス提供に努めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！