複数会社の取締役会をmichibikuに一本化！会議運営の脱属人化と円滑化を実現

株式会社東京通信グループは、2015年5月に設立され、本社を東京都港区六本木に構えるIT企業です。創業から5年たった2020年には東京証券取引所グロース市場への上場を果たしました。
「Digital Well-Being」をビジョンに掲げ、人々の心を豊かにするサービスの創造を続けています。事業内容は、メディア事業、プラットフォーム事業、その他多岐にわたり、特にスマートフォン向けゲームアプリの企画・開発や、オンライン相談サービスの運営などを手掛けています。
本日は同社の取締役CFO 赤堀様、コーポレート統括部 金子様へ、michibiku導入のきっかけや活用状況についてお伺いしました。

1.担当の業務について

現在の部署や担当されているお仕事について教えてください。

赤堀様：
取締役CFOとして、コーポレート全般の部門を管掌しております。

金子様：
コーポレート統括部にて、コーポレート全般、特に法務、総務関連を担当しております。

運営の脱属人化と複数グループ会社の取締役会の一元管理を進めたい

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

michibiku導入の背景（きっかけ）を教えてください。

赤堀様：
当時、総務のメイン担当が急遽退職にて業務を外れることになったのが大きなきっかけです。
取締役会事務局の運営が属人的になっており、引継ぎに苦労をしました。
今後、運用を脱属人化し誰でも円滑に進行できるように…、とシステム化を考える中で、知り合いを通じてmichibikuのサービスを知り、検討を始めました。

金子様：
議事録への押印も、紙押印の形式でしたので、これを機に、電子化を進められればと考えておりました。

導入の決め手等もあれば是非お伺いしたいです。

赤堀様：
『複数グループ会社の取締役会も一元管理できるか』が大きなポイントでしたね。
役員側からは「どの取締役会の通知がいつ送られてきたか、管理が大変」と声を頂く機会もあったので、これを機に一元管理が出来ると、事務局・役員双方にメリットがあると考えました。
あとは細かい点で言えば、招集通知や議事録の確認ログが取れたり、資料がまとめて格納できる点なども良いと感じました。

本体・グループ会社の取締役会情報がmichibikuに一本化

3.導入後について

導入後、実際に抱えられていた悩み・課題は解決されてきましたか？

赤堀様：
はい、解決されました！
例えば会議資料は、元々印刷等は行っていなかったものの、michibiku上に会議体毎でまとまるようになりましたので閲覧・検索性が向上しました。
役員からの「あの資料はどこにあるか」といった手のお問合せも無くなりました。

金子様：
また、日々の業務で行くと、会議資料と議事録を綴じ込む作業が無くなったのもありがたいです。

システムをお使いいただく中での、事務局の皆様・役員の皆様の反応は？

赤堀様：
役員の中には年配の者もおりますが、問題なくスムーズに使えております。

金子様：
導入に際し、抵抗感を持つ方もいるのでは…と心配もありましたが、「いいですよ」と快く受け止めて貰えました。操作面の困りごとの問い合わせ等も無く馴染んでいきました。
また、事務局側としても引っかかる点無く使えています。導入していて改めて感じたことですが、「議事録へ印鑑をお願いします」と1人1人にお願いする業務が無くなったのは大きいですね。

また、導入を通じ「想定していなかった思わぬ効果」がもしあれば教えてください。

赤堀様：
当初想定していた以上に、スピーディーに署名が終わるようになったことでしょうか。

金子様：
依頼をして数日～1週間程度で全員署名完了するようになりました。
あとは議事録への修正コメントも、今までSlack等色々な方法で貰っていたものがmichibiku上にまとまるようになったことも便利ですね。

4.今後について

michibikuの機能で今後期待することがあれば教えてください。

赤堀様：
さらに各議案の資料に使えるテンプレートが充実していくと一層利便性が高まると思います。
あとは横断での検索機能が更に充実すると嬉しいです。

どんな企業に、michibikuをおすすめしたいと思いますか？

赤堀様：
役員人数の多い企業様には特におすすめしたいです。
役員が遠方にいる等、常に出社対面でのコミュニケーションが取れない場合においても、michibikuがあれば円滑に会議運用が進むと思います。

ありがとうございます！引き続き円滑な会議運営に寄与出来ますよう、michibikuは進化を続けてまいります。今後ともよろしくお願いいたします！

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