「michibiku」で叶える、より本質的な業務に集中する導入成功ストーリー

TIS株式会社（ティアイエス）は、東京都新宿区に本社を置く、国内大手のシステムインテグレーターです。JPX日経インデックス400の構成銘柄の一つでもあり、TISインテックグループの事業持株会社です。
今回、TIS株式会社とミチビク株式会社の両社で、取締役会の時間の使い方について“見える化”する、「会議分析プロジェクト※」を行いました。
本インタビューでは、コーポレートガバナンス推進部の伊藤様、坂本様、原田様に、特にこの会議分析プロジェクトを中心に、「michibiku」システムの導入について、お伺いしました。


※「会議分析プロジェクト」とは、取締役会の質を向上させることを目的に、どのような議案にどれだけの時間が使われているか？議論の割合はどれくらいか？等を見える化し、PDCAを回すために定量化する取り組みです。
詳細はこちらをご参照ください。
https://michibiku.co.jp/mai/
　

　


　　

より本質的な業務に集中するため、セキュリティ面でも評価できる「michibiku」を選定

まず、皆様方の担当されている業務について教えてください。

伊藤様
前提として我々の部署（コーポレートガバナンス推進部）なのですが、2023年4月に新設された部署になります。
元々は取締役会と株主総会の取りまとめを担当する部署だったのですが、昨今のコーポレートガバナンス（以下、「CG」と記載します。）の強化という課題に対応するために、スピンアウトして設立されました。
　
　
担当している業務は、取締役会に限らず、CG観点で、いわゆる「企業の稼ぐ力」を強化することです。
議案の整理や、取締役会の中身の整理をはじめ、取締役会そのものの期待役割や位置づけを定義することに取り組んできました。
　
　

CGという大テーマのための専門部署なのですね。取締役会以外では、どのような会議体を担当されているのですか？事務局の体制についても併せて教えてください。

坂本様
指名委員会や報酬委員会に、事務局の支援という形で関わっています。これらの事務局は秘書室が担当しており、また、経営会議は別の部署が管掌しています。
私共の規定上、管掌は秘書室となっているので、あくまで支援、という形です。
　
コーポレートガバナンス推進部は全体で5名程の体制です。この体制で、取締役会の一週間程前に行う社外役員様向けの事前説明会までを行っています。
　
　

幅広くCG強化の関わりをしているのですね。次に、システム導入のきっかけについて教えてください。

伊藤様
入り口として、取締役会改革の取り組みがありました。
システム導入のきっかけは、この取締役会改革の取り組みを行うため、シンプルに業務の効率化が必要なのでは、と考えていたことです。
　
例えば、メールで社外の役員様に、伝達事項や資料を送る時、ただでさえ気を遣う作業なのに、手作業でやっていました。
万が一送付誤りがあると情報漏洩につながってしまうので、こういったものが地味な負担として、多く積み重なっていました。
この負担は、社外役員様や関係者が増えると、より大きくなります。
これがかなりのストレスです。
議案の整理や、議案がどう取り扱われているか？を把握することを含め、”CGおよび「企業の稼ぐ力」を強化する”という本質的な所に思考のリソースを集中させるためにも、このストレスを何とか解消したいと考えていました。

要は、セキュリティ懸念がある中で、セキュリティ面を担保した上で効率化するにはシステム導入が必要だ、と結論づけた形です。
　
　

ありがとうございます。セキュリティについては、どのような形で検討されていたのでしょうか？

坂本様
色々と比較検討して、海外製のツールと、御社「michibiku」が残りました。
外資サービスは中々、我々の要望を聞いてくれない一方、「御社のようなスタートアップであればスピーディーに対応してくれる」であろう、という期待のもと、御社システムに決定しました。
　
　
セキュリティ観点では、特に閲覧権の制御がフォーカスポイントでした。
例えば、コスト観点で良いからといわゆる電子署名サービスを導入しようとすると、子会社の管理者が親会社の議事録を見れてしまう、という状態が発生し得ます。
これを解消しようとすると、高額なプランを選択せざるを得ず、結局コスト観点で見合いません。
また、電子署名とか、議事録の書き起こしとか、単体の機能を提供しているものばかりでした。
　
　
そのような中、ワンパッケージで、これらの問題をコスパ良く解消してくれるのがmichibikuでした。
セキュリティ全般についても、我々は説明を聞いて大丈夫だと感じていましたし、実際、セキュリティ管掌部門のチェックも問題無くクリアできました。
　
　
導入してみて、役員陣も好意的に受け止めています。
　

【michibiku会議分析機能　サンプル画面】


　

「企業の稼ぐ力」を強化するための取り組みにフルコミットしていく

非常に嬉しいお言葉、ありがとうございます。
次に、今回取り組んだ「会議分析プロジェクト」について質問させてください。率直なところ、どのように受け止めておりますでしょうか？

伊藤様
まず、我々が通常やる分析は、他の会社でもやるであろう古典的なものでした。
ですので、様々な気づきを得たいと思い、御社にお願いしました。

結果は、概ねイメージしていた通りのもので、議案項目別に見た時に、比較的良い状態で整理ができている、ということがわかりました。
報告や説明、質疑応答と、議論や協議の割合も、まぁまぁ良い状態という印象を持っています。
形式的な領域が多くなっていないか、という懸念があったのですが、そうでもないということで、トータルとして良い状態にある、ということを可視化できました。

我々のこれまでの取り組みが間違っていなかったんだ、ということがわかり、またこういう取り組みは自分たちでは中々できないので、良かったです。
　
　
坂本様
資料のボリュームについての指摘、テキスト量が非常に多いという点は、非常に良い気づきになりました。
社外役員様から言及されていた事項の裏付けにもなり、今後の改善に活用していきたいと考えています。
　
　
伊藤様
今回の分析でも気づきがありましたが、他社の事例とかが蓄積されたら、もっと別観点での分析もできると思うので、ここは御社の発展を期待しています。
　
　
【会議分析プロジェクト　レポートサンプル】

　
　

頑張ります！今後も御社の期待に応えられるよう、努めてまいります。皆様方は今後、どのようなことに取り組んでいかれる考えでしょうか？

伊藤様
CGコードに沿って、改善のプロセスに対応していくことを基本的には考えています。

「michibiku」を導入して、本当に意味のある運営ができるようになってきました。
いったん課題としてあげていた、取締役会や取締役の役割の位置づけというものは整理ができました。

具体的には、上程基準の見直しを通じて、細々とした事項は取締役会に持って来ない、報告事項なのか決議事項なのかよくわからない議案を無くす、ということができるようになりました。
また、決議に対して、その後どうなったのか？というモニタリングも四半期に行っています。

この先は、より高度なガバナンスは何なのか？どうしたら会社を強くできるのか？強くなっていくのか？、ということをやりたいです。
　
　

我々も皆様方のお力になれるように改善していきたいのですが、何かシステム全般に対するご要望はありますでしょうか？

坂本様
大きな所としては、話者識別の精度があがると嬉しいな、と感じています。
データの視覚化も同様ですね。
他には、経営会議をはじめ他の会議体にも利用を拡充していく上で、特に権限設定まわりが簡単になると嬉しいです。
また、出てきた課題について、モニタリングしていくのに便利な機能が欲しいと考えています。
　
　
伊藤様
全体として、御社のようなサービスがあるのは嬉しいですし、もっと広がって欲しいと率直に感じています。
応援しているので、頑張ってください。
　
　

ありがとうございます！今後も機能の拡充や改善に努め、また皆様方にとってプラスになる情報提供ができるよう、取り組んで参ります。どうぞ引き続き、よろしくお願いいたします！

　
　
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