直感的な操作で取締役会運用が全デジタル化！スムーズな引継ぎもmichibikuで実現

株式会社テクノクリエイティブは、1999年に設立された総合エンジニアリング企業です。システム開発やインフラ基盤構築を担う「システムインテグレーション」と、製造業の機械類や生産装置の設計・開発・製造を手掛ける「エンジニアリング」の二つの技術領域を強みとしています。2022年11月には東京証券取引所のTOKYO PRO Marketへの上場を果たし、現在は福岡証券取引所のFukuoka PRO Marketへの重複上場や、東京証券取引所の本則市場への指定替えを目指しています。
今回は、取締役 コーポレート部 部長の松田様と、役員室の内田様に、michibiku導入のきっかけや活用状況について詳しくお話を伺いました。
　
　

1.担当の業務

現在の部署の役割や、担当されているお仕事について教えてください。

松田様
現在、私は管理部門の管掌取締役として、コーポレート部の部長および内部監査室の室長を兼務しています。コーポレート部は、経営企画、法務、労務、経理、財務、総務、企画、情報など、バックオフィス全般を統括する役割を担う部署です。
内田様
私は、michibiku導入当時はコーポレート部の情報担当としてシステム管理に携わっていましたが、今期から役員室に異動となりました。今後は、松田部長から取締役会事務局としての一連の業務を引き継いでいく予定となっています。
　
　

今までは松田様がお一人で事務局対応をされていたのですか？

松田様
michibiku導入当時は経営企画専任の執行役員を務めていましたが、昨年、管理部門を管掌する取締役に就任しました。それに伴い、管掌領域が拡大したため、これまで私一人で担っていた業務を各メンバーに引き継ぐことになりました。その業務の一つが取締役会事務局であり、現在は役員室の内田に引き継いでいこうとしているところです。
　
　

　
　

上場に向け会議実施や議題が増える中、ペーパーレス・効率化が重要課題に

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

導入前の取締役会の運営はどのようにされていましたか？

松田様
招集通知はWordで作成し、メールで送付していました。会議資料もメールで送付していましたが、容量の都合によりOneDriveなどを併用することもありました。会議当日は、リアル参加者とWeb参加者が混在する形式で実施しています。また、TOKYO PRO Marketに上場した関係で、会議にはJ-AdviserがオブザーバーとしてWeb参加しています。リアル参加者には、当日用の資料を印刷して準備していました。
議事録は、会議の録音を聞き直しながら必要な箇所を文字起こしし、作成していました。議事録の確認作業は、Wordで作成したものを全員に展開し、指摘事項があれば修正を加えるという手順です。完成版はメールでやり取りを重ねながら作成していました。
最終的に内容が確定した議事録は紙に印刷して製本し、全員から押印をいただく形です。社内役員については社内で直接依頼ができましたが、社外役員については直接訪問して押印をいただいていました。
　
　

振り返ってみて、取締役会運営で特に苦労や悩みがあったのはどういった点でしたか？

松田様
資料準備と押印、この2点は特に悩ましい課題でした。
議題が少ないときは比較的余裕を持って準備ができましたが、議題が多く立て込む時期や、1議題だけで膨大な資料が必要になる場合は非常に苦労しました。
例えば、発行者情報（特定投資家向け有価証券の発行者や、特定証券情報を提供または公表した発行者に関する情報）は50ページ以上に及ぶことがあり、承認を得るために全てを印刷する必要がありました。また、規定改定の際には改定前と改定後の両方の規定を印刷することが求められ、場合によっては1人分で数百枚に及ぶ資料を用意しなければならないこともありました。
さらに、製本や保管に関しても課題がありました。議事録と関連資料をまとめて保管する際、枚数が多すぎて1つのバインダーに収まりきらないケースがありました。このような状況を受け、社長からも「紙以外の方法を考えなければならない」といった意見が出ることもありました。
また、資料の差し替えにも多くの時間を取られていました。当時は前日の夕方までに資料を集めて準備していましたが、当日の朝に修正が発生すると、再度印刷し、さらにメールで再周知するという対応が必要で、非常に負担が大きかったです。
押印についても、直接訪問して回る必要があり、これも大変な作業でした。このような膨大な資料準備や押印作業に時間を割かれる中で、取締役会運営をいかに効率化するかが大きな課題となっていました。
　
　

そうした中、michibiku導入を検討下さった背景やきっかけを教えてください。

松田様
上場前から取締役会の実施が増えていく中、紙を印刷して対応する方法で何とか運用していました。しかし、検討する議案や資料の量がどんどん増えていき、事務局側の準備負担が大きくなるだけでなく、役員側も会議ごとに膨大な資料を手元に抱える状況が続きました。その結果、資料の保管や処分に困るという声が役員からも上がるようになり、「何とかできないか」と悩みが共有される中で、デジタル化の検討を進めることになりました。
また、情報共有についても、メールでやり取りを続ける形では、送付漏れや送付ミスのリスクがあると感じていました。そのため、単に資料をペーパーレス化するだけでなく、取締役会の運営や管理を一気通貫で行えるシステムが必要ではないかと考え、調査を開始しました。
その過程で、インターネット検索を通じてミチビクさんを見つけました。当時は貴社を含む3社の候補をリストアップし、比較検討を行った結果、「michibikuが最適だ」と判断し、導入に至りました。
　
　

比較される中で、最終的にmichibikuに決めて頂いた、決め手はどういった点でしたか？

松田様
一番の決め手となったのは、導入検討の際に貴社の中村社長が弊社の要望を丁寧に聞き取り、それを迅速に実現してくださった開発のスピード感と、真摯に向き合っていただけた姿勢です。「こんなに柔軟に対応していただけるのか！」と強く印象に残りました。
特に、会議前後のやり取りはもちろん、会議当日のペーパーレス運用を実現するため、資料プレビュー機能を重視していました。当初、正直なところmichibikuを初めて見た際には、プレビュー文字が小さすぎたり、見づらい点があると感じていました。そのため、「この点を改善してほしい」とお願いしました。振り返れば、かなり無理のあるフィードバックだったかもしれませんが、中村社長から「必ず実現しますから」と力強いお言葉をいただきました。
それから数か月後、「ご要望の件、実現できましたよ」とご連絡をいただき、実際に画面を確認した際には驚きました。改善後のプレビュー画面は、「まさにこれで運用したい」と思える形に進化していたのです。貴社が真摯に向き合ってくださっていると感じ、この点が大きな決め手となりました。
　
　

michibiku1つで事前周知～当日運用～押印がデジタル化！直感的なシステムで順調に運用定着

3.導入後について

実際に、導入前に抱えられていたお悩み・課題は解決されましたか？

松田様
はい、おかげさまで解決できました！
紙での印刷準備から解放されただけでなく、紙への押印をお願いしに行く必要もなくなりました。
招集通知の送付や事前資料の共有も非常にスムーズになり、通知や資料を送付した後に各役員の確認状況が見えるようになった点も大きな改善です。導入後、こうした多くのメリットを実感しており、本当に助かっています。
　
　

定量的に見てみるといかがでしょうか？

松田様
導入前を振り返ると、議題が多い時には取締役会の準備に半日以上、場合によっては1日以上かかることもありました。また、準備のためにまとまった時間を確保して業務に取り組む必要があり、非常に負担が大きかったです。
導入後は、準備業務が大幅にコンパクトになり、数時間で済むようになりました。さらに、まとまった時間を取らずとも、他の業務の合間を使って準備を進められるようになったのは非常に大きな変化です。
　
　

システムをお使いいただく中での、事務局の皆様・役員の皆様の反応はいかがでしょうか？

松田様
事務局や役員、どちらからもよく言われるのが、「1か所を見れば済むようになった！」という点です。導入後、「非常に良かった！」と高評価をいただいています。また、会議実施後の資料保管や処分が不要になり、助かっているという声も多く聞かれます。
事務局としては、システムが非常にわかりやすく、直感的に操作できると感じています。会議に参加する役員陣からも、「ここはどうすればいいの？」といった質問がほとんどなく、安定して使っていただけています。
実は、弊社では役員への操作レクチャーを行わずに運用をスタートしました。その中で、議事録確認時のコメント機能に関して少し質問がありましたが、そちらも迅速に回答して解決しました。それ以降は特に質問もなく、スムーズに運用できています。
これほど直感的に操作できることが、ミチビクさんのシステムの大きな強みではないでしょうか。
　
　

『役員にも直感的に操作を頂けるUI』は弊社のこだわっている点でもあり、嬉しいです！その他michibikuの導入を通じて、当初想定とは異なる思わぬ効果があれば教えてください。

松田様
導入の決め手でもお話ししましたが、役員陣からの希望を実現していただけた点が大きいですね。特に資料プレビュー機能の強化は役員陣からのリクエストでもあり、それを実現していただけたことは非常にありがたかったです。
michibikuの資料プレビュー機能では、資料をタブで簡単に行き来できる点が非常に便利です。これにより、資料確認がスムーズに行えるようになりました。ペーパーレス化や効率化に加え、プレビュー機能の強化によって、会議当日も資料をmichibikuのプレビュー画面で確認しながら運用ができるようになり、とても助かっています。
内田様
導入検討時、私はシステム管理側の立場で関わっていましたが、検討初期に見たシステム画面が、わずか2～3か月後にはさらに進化しており、その中に弊社からの要望も反映されていた点が非常に嬉しかったです。
また、私は会計監査に立ち会う立場で、監査法人と関わる場面が多くあります。会計内容を確認する中で、「取締役会で何をいつ話したのか」「いつ決議されたのか」「当時の資料を出してほしい」といった指摘を受けることがあります。
導入前は、資料がデータで残っている場合もあれば紙のままのこともあり、資料探しやスキャン作業に時間と労力を要していました。しかし、michibikuを導入してからは、資料をデジタルで一元的に保管できるようになり、各役員の確認ログも簡単に監査法人に提示できるようになりました。
さらに、最近では監査法人用にmichibikuのアカウントを作成し、リアルタイムで進行中の議事を共有する運用を始めました。これにより、監査法人とのやり取りが非常にスムーズになり、導入して本当に良かったと実感しています。
　
　

　
　

円滑なサクセッション実現とmichibiku活用で更なる実効性強化へ

4.今後について

取締役会運営を今後どの様に進めていきたい、といった展望があれば教えてください。

松田様
弊社は現在TOKYO PRO Marketに上場していますが、今後はFukuoka PRO Marketへの重複上場や、東京証券取引所の本則市場への指定替えを目指しています。そのためには、これまで以上に取締役会の「実効性」を強化していく必要があります。社外を含めた取締役の増加や、多様な議題・決議が増えることも予想されます。
これに伴い、取締役会の開催や書面決議の機会も増えると思います。取締役会の実効性を評価し、効率化を図るためにも、今後さらにシステムを活用していきたいと考えています。michibikuの活用を前提に、運用の細部を検討しながら進めていきたいと思っています。
また、現在、取締役会事務局業務を後任の内田へ引継ぎを行う準備を進めています。もし従来通り紙ベースで運用していた場合、膨大な議事録ファイルを印刷して渡す必要があり、引継ぎが非常に大変だったと思います。その点、michibikuを活用することで、引継ぎにおける負担を軽減できると考えています。これにより、引き継ぐ側・引き継がれる側の双方にとって、漏れなく確実に対応できる運用を実現できるのではないかと思います。
内田様
これから引継ぎを受ける予定ですが、システム内で情報が整理された状態で引継ぎを進められることに安心感を覚えています。michibikuを活用することで、効率的かつスムーズに業務を引き継ぐことができると期待しています。

michibikuに今後期待する事があれば教えてください

松田様
現在、カスタム会議機能を活用して株主総会でも使用していますが、例えば、株主からの議案の承認・非承認のアンケートが取れる機能など、株主総会機能のさらなる強化を期待しています。
また、細かい点ではありますが、編集画面とプレビュー画面で改行のズレが発生する場合があるため、その改善にも期待しています。さらに、michibiku上の検索機能が強化されれば、より利便性が向上すると思いますので、ぜひ検討いただければと思います。

どんな企業に、michibikuをおすすめしたいと思いますか？

松田様
取締役会を運営しているすべての会社におすすめしたいですね。特に、これから上場を目指す会社様や、すでに上場している会社様にはぜひ使っていただきたいです。
紙ベースやアナログで運用されている会社の皆様には、michibikuの利便性を強く実感いただけると思います。私自身、導入前の取締役会運営で感じていた苦労が、システム導入を通じて大きく改善された経験から、こうした企業様には特におすすめしたいです。
内田様
私も同じ意見です。ガバナンス運用をしっかり行う必要がある一方で、多忙さや業務の煩雑さに追われてしまう企業様にとって、michibikuは問題解決の一助になると思います。
実際、多くの企業が「資料や証跡を漏れなく残さなければならないのに手が足りない」「なかなか上手く管理できない」といった悩みを抱えているのではないでしょうか。michibikuを導入し運用を進めることで、システム上にすべてのエビデンスが確実に残るようになります。エビデンスの重要性を痛感している企業様には、特におすすめしたいです。
　
　

取締役会の運営効率化に加えて、事務局業務のサクセッション、監査対応の円滑化にも貢献することができ、嬉しく思います。貴社や他のお客様から頂いた声も元に、検索機能のパワーアップも企画進行中ですので、是非ご期待ください。引き続き、企業成長をガバナンステックとして支えられるよう邁進してまいります。本日は貴重なお話、ありがとうございました！

　
　
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