IT初心者でも安心！システムとサポートが導いた取締役会DX成功の道

株式会社タナチョーは、創業130年の歴史のある、住宅建材専門卸売業と、ガラス・サッシの専門工事業を手がける会社です。
ガラスの卸販売と工事の両面を提供できる独自性と長年培った施工技術を強みとし、タナチョー本社所在地でもある「日本橋室町三井タワー」のガラス施工など、数々のビックプロジェクトへの参画をしております。今回は、取締役会の運営を担っている、総務部の樋野様、大塚様にmichibiku導入のきっかけや活用状況について詳しくお伺いしました。
　
　

1.担当の業務

現在の部署の役割や担当されているお仕事について教えてください。

樋野様
当社は本体で200名、グループで300名程の従業員がおり、本社総務部は、それらの管理部門ほぼ全てを担っております。具体的には、経理財務、総務、庶務、人事、給与計算などまで担っているのが総務部ですね。その中に、取締役会事務局の仕事もあり、総務部長として私が担当し、サポートとして社長秘書の大塚も入って進めております。
部署の規模で行くと、総務部の正社員が9名。その他、契約社員や兼務の社員、システムを担う方もおります。システム周りも総務部所属になっています。
　
　

　
　

コロナ禍を機に、取締役会のDXに着手

2.導入のきっかけ

導入前の取締役会の運営はどのようにされていましたか？

樋野様
取締役が5名しかいないので、招集通知というよりは、秘書を経由して事前に各取締役へ周知をする形を取っていました。
役員が福岡・長崎にもいる関係で、会議実施はWebも交えてやっていましたね。
議事録はドラフトを作って参加者に確認を頂き、紙で刷りだして押印依頼をする流れでした。福岡・長崎の拠点も含めて郵送をし、押印頂き…といった形です。全員に押印完了頂くまでは3週間以上はかかってましたね。取締役が不在になるタイミングも多いので、常に、取締役がいるタイミングを図りながら、押印頂く事が必要でした。
　
　

振り返ってみて、取締役会運営で特に苦労やお悩みがあったのはどういった点でしたか？

樋野様
紙運用で大変だったのは資料の印刷ですね。資料を作成する側としては、勿論、内容を最重視で、製本や印刷は意識せず様々なフォーマットで資料が提出されますので…。事務局で資料を受領した後、それぞれ調整し、製本して…といった点にかなり苦労していました。
　
　

そうした中、michibiku導入を検討下さった背景やきっかけを教えてください。

樋野様
きっかけは、そうした苦労がある中、システム担当者がmichibikuを見つけてきたことです。当時はコロナもあり、様々な電子化を進めていかなければならない中で、「取締役会」でもDXツールがあると。コロナ前後で、Web会議や電子化が進みましたね。
　
　

michibikuに決めて頂いた、決め手/評価ポイントがあれば教えてください。

樋野様
中村社長が「面倒見ます！」と自信をもって答えて下さったことです。売って終わりじゃない、といった姿勢に信頼を置けると感じました。
私含めて、ITリテラシーに自信がない者もいる中でもあったので、導入後もしっかりサポートを頂けるかは大きな決め手になりましたね。
　
　

特に、貴社にはmichibikuリリース早期から導入決定（2022年）頂きました。弊社がスタートアップである事へのご懸念などはありませんでしたか？お任せしてよいと思ったポイントをぜひ教えてください。

樋野様
ミチビクに任せて良さそう、と思った一つには、導入検討当時、弊社では取締役会だけでなく「グループ協議会」（グループ会社が重要な議案を親会社と協議する会議体）実施もあり、そちらでも使えれば、といった話をしていました。
ただ、まだmichibikuにはその機能がなかったのですが、対応できるように補完機能を設けて下さったんです。どれくらい苦労されたか分からないけれど、スピード感をもって一生懸命やってくれていると感じましたし、「ここなら任せられそう」と思いました。
　
　

michibikuを取締役会以外の会議でも使える『カスタム会議』機能ですね。現在、貴社はじめ、他社様でも多く活用を頂いておりますが、まさに貴社の声が開発の原点だったのですね。

樋野様
取締役会だけではなくて、その前段階の会議にも活用できるのはありがたいですね。
あとは、ミチビクさんには結構足を運んでいただいた事も決め手になりました。ITツールだと直接訪問に来る会社様が殆どいなかったのですが、中村社長に来ていただいたのが印象的でした。
　

リアル・Webの両面のサポートを通じて、IT不慣れな中でも定着へ

3.導入後について

導入後、抱えていたお悩み・課題は解決されてきましたか？

樋野様
議事録の保管が楽になりました。michibikuを入れて、製本や郵送が無くなっただけでも仕事の効率化が進みましたね。今までで行くと、様々な資料をA3かA4か…と擦りだして準備を行う事が必要でしたし、他の仕事をやりながらではありましたが、そうした印刷だけでも数時間はかかっていたなと、振り返ると実感します。
あとは、議事の参照が楽になりました。例えば「この議案はいつ、どのように話して決まったのか」と質問を受けた際、今までだと保管中の紙の議事録や資料を全部見て探さねばならず、非常に大変でした。michibikuで議事の検索性を持てるようになるのは大きいですね。
　
　

ITリテラシーでの不安、といった事もあったかと思いますが、システムをお使いいただく中で、事務局・役員の皆様の反応はいかがでしたでしょうか？

大塚様
事務局としては、導入前に中村社長が足を運んで下さったのは勿論、導入後のマスタ設定なども、サポートで渡部COOが訪問含めてレクチャーして下さって非常に安心できました。
また、役員の方々も段々と慣れ、今はすっかりシステム操作に馴染んでいます。
困りごとがあった際はミチビクのサポートに問い合わせていましたが、回答が早かったので助かりました。
最近は、グループ会社へも利用拡大をしつつあります。グループ会社役員にも、段々と慣れていただければと思います。
　
　

　
　

ありがとうございます。グループ会社様でも最初の駆け出し～定着がポイントだと思います。
弊社としても説明会やサポートを致しますので、引き続き是非ご相談ください！

サポートの力も借りつつ、グループ会社でも安定活用へ

4.今後について

今後、取締役会運営を今後どの様に進めていきたい、といった展望があれば教えてください。

樋野様
ミチビクさんというより法務局がこうなってほしい、といった話になりますが、取締役会の運営は機動的に出来てきているので、次は、株主総会等を受けて役員が変更になる際の登記が電子でもやりやすくなると良いですね。DXを進めよう、と社会的にも叫ばれる中でもあるので、国からもオンライン登記などをより進めやすくなるよう、環境を変えて貰えるとありがたいな、と思います。
　

　
michibikuへ機能のご要望があれば教えてください。

樋野様
取締役会以外の様々な会議で使っているので、横断検索機能が一層強化されると嬉しいです。
　
　

どんな企業に、michibikuをオススメしたいと思いますか？

樋野様
取締役が多くて議事録の完成までに時間が掛かる企業や、会議資料が大量にあるような企業にオススメしたいです。michibikuを通じて確実に効率化が出来ると思います。
　
　

良かったら、ミチビクに一言エールをお願いします！

樋野様・大塚様
今後の更なる開発やサービスの進化にも期待していますし、今後も問合せやサポート支援も頂ければ嬉しいです。特にグループ会社においても慣れるまで力を貸して貰えると心強いです。
　
　

貴重なお話ありがとうございました。貴社や他のお客様の声も元に、検索機能のパワーアップも企画進行中ですので、是非ご期待ください。
また、弊社はITに不慣れな方も安心して使って頂けるよう、寄り添ったサポートを大切にしております。
システムとヒト、両面で引き続き支援できればと思いますので、今後ともよろしくお願いいたします！

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