年間12,500枚の紙を削減、対応業務時間も6分の1に！議事録のコメント可視化で役員の議論活発化にも寄与

株式会社今仙電機製作所は愛知県に本社を置くグローバル自動車部品メーカーです。自動車用シートアジャスタや電子ユニットを主力製品としつつ多角的な製品開発を推進し、福祉機器や、航空機にも部品を供給しています。
今回は、取締役会の運営実務を担っている、総務部秘書課の佐藤様に、michibiku活用のご状況などについて、詳しくお伺いしました。

1.担当の業務

現在の部署の役割や佐藤様が担当されているお仕事について教えてください。

佐藤様
総務部秘書課では、社長のスケジュール調整や、社外役員とのスケジュール調整、取締役会や役員の参加する委員会の運営事務局対応、各種庶務の対応をしております。
私は主に、上記の仕事の他に取締役会および委員会の事務局を担当しています。

ペーパーレスｘ取締役会の一元管理を行うべくDXを進めたい

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

導入前の取締役会の運営はどのようにされていましたか？

佐藤様
まず、取締役会開催前の対応ですが、招集通知をWordで作成。決議事項資料と合わせて印刷し、参加役員へ紙で配布していました。さらに、社外役員には郵送していたんです。
配布後に資料の差し替えが発生した際は、並行してメールでのデータ送信も行っていました。
当日は、基本的に全員が会議室で会議参加する形を取っており、決議事項以外の各資料も改めて印刷し、展開済みの資料と併せて紙で配布をしていました。

議事録作成は、まず会議をレコーダー録音したものを聞き、一語一句を全て書き出します。何十ページにわたる書き出しの中で、重要事項をピックアップし、議事録にまとめていました。社外役員含めドラフトを確認頂き、製本していく形で作っておりました。
議事録の署名は紙に捺印を頂く形です。役員の集まる会議に印鑑を持参いただく等の工夫をしていたものの、どうしても捺印を終えるには1か月以上かかっている状況でした。
　
　

振り返ってみて、取締役会運営で特に苦労やお悩みがあったのはどういった点でしたか？

佐藤様
特に会議資料の準備に苦労していました。取締役会資料は、議案毎にナンバリングをしていまして、資料ナンバーのゴム印を各資料の表紙に押し、それを更にコピーをして、当日用に纏める、といった準備が必要でした。そのため、直前に資料が差し替えとなると、改めてナンバーを押印・印刷が必要となり、会議本番に間に合わない…といった悩みがありました。
　
　

そうした中、michibiku導入を検討下さった背景やきっかけを教えてください。

佐藤様
先ほどお話した課題や苦労もありましたので「ペーパーレス」を進めたいと考えていました。一方、どんなツールがあるのか色々と調べている中では、ピンとくるものが見つけられず…。
そうした中で、ちょうどミチビクさんから連絡を頂き、お話だけでも聞いてみよう、となったのがきっかけですね。
そして、実際聞いてみると、「思い描いたツールとマッチしているな」「これならいけるかも」と感じました。
　

　
michibikuに決めて頂いた、決め手/評価ポイントがあれば教えてください。

佐藤様
導入検討時に色々探す中で、「署名だけ」「資料共有だけ」といった各個のツールはあれど、michibikuのように招集通知から資料共有、議事録作成や署名まで一元対応できる丁度良いツールがありませんでした。一元管理できるようパッケージングされている点が非常に良いな、と感じたんです。

12,500枚の紙を削減、業務時間も6分の1に！議事録コメントや議論が活発になる良い効果も

3.導入後について

導入前に抱えられていた、悩み・課題は解決されてきましたか？

佐藤様
はい。導入前に考えていた「ペーパーレス」がしっかり叶ったと感じます。
例えば、決算発表前の取締役会では、「有価証券報告書」等、決算関連の100ページ近くの資料を今まですべて印刷し準備していたのですが、それが全て電子化されました。
加えて、導入前は全資料・議事録を紙で印刷し、書庫で保管していました。決算関連資料以外でもページ数の多い資料もあり、年間で15センチもの分厚さになる紙を綴じこんで保管をしていたので…。
それらの保管も電子化され、手間は勿論、省スペース化にも繋がりました。

そして、一番有難いのが「資料の差し替え」時の対応です。導入前は、差し替えデータを都度メールでも送りつつ、更にコピー・配布する必要があったところが、今ではmichibikuの「会議資料」のところで差し替えを行い、そのまま参加者へ通知するだけで完了です。
会議直前で差し替えが生じても、気持ちに余裕をもって会議運営に臨めるようになりました。
　
　

ちなみに、効果を定量的に見るといかがでしょうか？

佐藤様
取締役会1回あたり対応時間で見ると、導入前660分かかっていたものが110分に。6分の1に減ったと思うと大きいですね。
ペーパーレス観点では、1年間で12,500枚の資料印刷をしていたものがゼロになりました。
ここに差し替え資料は考慮していないので、これ以上の削減効果はあったと思います。
コストは勿論ですが、SDGs観点でも、環境配慮にもつながる取り組みになりました。

導入後、事務局や役員の皆様の反応はいかがでしょうか？ご苦労された点はありましたか？

佐藤様
事務局では、私のほか、取締役会以外の会議体の対応者を含めると6名で利用中ですが、操作的にも難しいところはなく進められています。会議資料の配信なども、私以外の事務局メンバーも引っかかることなく理解・進行いただく事が出来ました。
役員も、年齢が上の方もおりましたが、ある程度パソコン操作は慣れていたので、そこまで苦労しなかったですね。初めて署名対応を頂く際も、ミチビクより頂いた利用マニュアルを抜粋して、各役員に展開・案内したのでスムーズに進行できました。
　

また、導入を通じ「想定していなかった思わぬ効果」がもしあれば教えてください。

佐藤様
なんといっても、議事録へのコメントのやり取りが活発化しました。
今までは、議事録作成後、事務局から役員へ1人1人確認依頼をし、事務局宛にコメントを貰う形式でしたが、michibiku導入後は、議事録作成後、皆さんへ同時に確認依頼を出すことができ、各コメントも役員全員がみることができる形に変わりました。
誰がどんなコメントをしているか、個人対事務局に留まり各役員に見えない形になっていたところが可視化され、一対多のコミュニケーションになったことで、取締役会にも良い効果が生まれていると感じます。

属人的業務のDXをさらに進めてチームで助け合える体制に

4.今後について

今後、取締役会運営を今後どの様に進めていきたい、といった展望があれば教えてください。

佐藤様
取締役会実効性評価アンケート機能も利用していて、その中に他社とのスコア比較画面があるかと思います。この点について、michibikuの利用社数が一層増えて、更に比較母数が増えてくるとありがたいですね。
実効性評価はコーポレートガバナンス強化の観点で「第三者の評価」が強くなってきていています。東証からも求められている部分でもありますしね。また、今回の取締役会DXをきっかけに、他の属人化しやすい業務もデジタル化を進めて、全体で業務を更に助け合いやすくなれば良いなと感じます。
今まで一人で取締役会運営に携わることも多く、他の方に一部業務のお願いや相談をするのも大変でした。アナログだと、尚更どう対応しているか他の人に分かりづらく、1つ1つ前提の説明も大変で…。michibiku導入後は、デジタル化され見やすくなったので、周囲に頼みやすくなりました。総務の業務は属人化しやすい傾向があると思いますし、課題認識もあります。他業務でもDXを進めて、みんなで助け合いながら業務遂行しやすい形にしていきたいですね。

michibikuの機能やサポートでのご要望、今後期待する事があれば教えてください。

佐藤様
その他の機能は大きく困ることはないのですが、最近思ったこととしては、議事録作成の際にプレビューとPDF出力時で改行等が少し違う時があるので、改善されるとありがたいです。
サポート面では困った時に相談のメールをするとすぐに返信が来るので安心しています。社内でも相談できる人がなかなかいないので、そういう意味でも心強く思っています。

どんな企業に、michibikuをオススメしたいと思いますか？

佐藤様
「ペーパーレス化を進めたい」と考えていらっしゃる企業様。そして、招集通知～議事録への署名まで一気通貫して使えるのがmichibikuの一番の魅力だと思いますので、取締役会の運営が大変で…と、悩んでいる企業様にオススメしたいです。

良かったら、ミチビクのメンバーへ一言エールをお願いします！

佐藤様
ミチビクの皆さんは親近感があって「身近で頼れる存在」だと感じます。困りごとがあり問合せをすると、メールやWeb会議などで親身かつ丁寧に対応頂けるので、本当にありがたいです。これからもよろしくお願いします。

温かいお言葉、ありがとうございます！弊社ではシステムの開発改善は勿論のこと、サポート面のコミュニケーションも大事にしております。
引き続き「身近で頼れる存在」であり続けられるように邁進してまいります。本日は貴重なお話ありがとうございました！

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