2025.03.31
『年間1万枚の紙資料＆事前準備10時間→ゼロ』に！michibikuで進める取締役会DX
SUNITED株式会社 廣谷様、加藤様 Wellier株式会社 中神様
SUNITED株式会社は興和株式会社のグループ企業（以下、「興和グループ」）で、企業の業務効率化やITを駆使した社内の課題解決を支援するソリューションを提供しています。
主力サービス「みんなの情シス」では、情報システム部門代行（vCIO事業）、PMO事業、システム開発支援、ヘルプデスク運用支援などを展開し、企業のIT部門の課題解決に貢献しています。また、「みんなのマーケ」では、CRM/SFA・MAコンサルティング、デジタルマーケティング支援、WEBサイト・LP制作、LINE公式アカウント導入・運用支援など、マーケティング領域のサポートを提供しています。
Wellier株式会社も同じく興和グループに属し、企業の健康経営を支援するサービスを提供。「ゼロゼロプラス」という法人向け健康経営支援サービスを展開し、担当者の業務負担を軽減しつつ、福利厚生の充実にも貢献しています。
今回はSUNITED株式会社の廣谷様、加藤様、Wellier株式会社の中神様に、michibiku導入の経緯や活用状況についてお話を伺いました。
1.担当の業務について
現在の部署や担当されているお仕事について教えてください。
中神様（Wellier株式会社）
管理部に所属し、経理支援、数値管理、取締役会事務局、契約サポート、総務業務などを担当しています。
加藤様（SUNITED株式会社）
管理部で法務、取締役会・株主総会事務局、バックオフィス業務全般を担っています。
廣谷様（SUNITED株式会社）
同じく管理部で、人事・経理以外の業務を幅広く担当しています。
アナログな事前準備に掛かっているコストを解消したい
2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由
ご導入前の取締役会運営はどのようにされていましたか？
加藤様
招集通知はWordで作成しPDF化してメール送信。会議資料は事前データ送付のほか、当日用に500〜1000枚ほど印刷していました。年間で約1万枚にもなります。
準備には約10時間を要しました。前日はプリンターの前に張り付きになって、他業務を止めざるを得ない状況でした。
中神様
カラー印刷の資料も多く、印刷コストも大きな負担でした。
加藤様
会議はリアル開催の方式を取っておりました。
廣谷様
議事録作成はICレコーダーで収音したものを元にWordで作成。そこに修正コメントを貰い、確定版を作っていく形式でした。
加藤様
押印は遠方の役員も多いため、次月の取締役会で紙押印する形でした。印鑑を忘れると押印が持ち越しになることもありました。
特に運用の上で悩み、課題に感じていたのはどういった点でしょうか？
加藤様
資料準備の負担が最も大きかったです。準備のために他の業務をストップせざるを得ませんでしたし、前日は夜遅くまで対応に当たらざるを得ませんでした。
廣谷様
資料には議案ごとに表紙を付けていましたが、議案が急に追加されると一式の追加資料作成、そして印刷も必要でした。
中神様
プリンターを長時間占領するため、他部署にも迷惑をかけてしまって、申し訳ない気持ちもありましたね。それ故に定期業務時間外で利用せざるを得ない状況の時もありました。
michibiku導入の背景（きっかけ）を教えてください。
廣谷様
弊社（SUNITED株式会社)は2019年にワタベウェディング株式会社のシステム部門がスピンアウトし誕生した企業です。
2021年に興和グループの一員となって取締役会事務局の運営方法も変わる中、より効率的で円滑に運営を行う方法が無いか…と解決策を探しておりました。
海外では多くのツールがありますが、日本では選択肢が限られる中、ミチビクは今後の進化にも期待できると感じ、問い合わせをしました。
導入の決め手等もあれば是非お伺いしたいです。
廣谷様
michibikuなら取締役会業務の「ペーパーレス化」「デジタル化」が推進できると確信しました。アナログ業務の負担は管掌役員も理解しており、取締役会で審議の上、導入を決定しました。
誰でも使いやすいシステムと手厚いサポート力で想定以上の効果を実感
3.導入後について
導入後、実際に抱えられていた悩み・課題は解決されてきましたか？
加藤様
はい！前日準備の負担が激減し、他業務と並行して進められるようになりました。
資料の電子化で保管スペースも不要に。議事録の電子署名もできるようになり、役員からも「楽になった」と好評です。
そして、一連のプロセスがデジタル化され、会議開催も、リアルに拘らず、WEBも可能になったことも大きいです。今まで参加が難しかった役員の方も、WEBにて参加いただけるようなりました。
廣谷様
WEB開催でも問題なく審議の進行が出来ています。
また、親会社側の国内子会社統轄部門も弊社のmichibiku環境に参加することで、今までは別途PDF提出等で都度やりとりが必要となっていた資料の提出や情報共有もワンストップで解決できるようになりました。
効果を定量的にみると、いかがでしょうか？
廣谷様
会議資料の準備で、1会議で約10時間を要していた所がゼロに。
そして、1会議で約500〜1000枚あった紙印刷がゼロになり、年間約1万枚の削減に繋がりました。
ペーパーレス推進は勿論、会議開催スタイルのWEB化や、親会社とのやり取りの効率化も進んだとの事、嬉しく思います！
なお、システムの使い心地に対する所感はいかがですか？
中神様
事務局として、シンプルで直感的に使えています。システムが得意でない方にとっても、分かりやすい作りになっていると感じます。
また、役員陣からも苦情が来る、といった事もなく、円滑に使ってもらえています。
加藤様
システム提供しておしまい、ではなく、ミチビクのサポートの方々が、役員向けの説明会やオリエンテーションも支援をして貰えたのが本当に助かりました。
特に序盤は事務局だけで上手く説明ができるか不安もありましたので、心強かったです。
使い始めてから、約2年が経ちました。
今も、操作面で分からない事があった折には、都度メールやWeb会議も交えてサポート頂けるので、安心して使い続けられています。
また、導入を通じ「想定していなかった思わぬ効果」がもしあれば教えてください。
中神様
利用前は「やってみないと分からない」とも思っておりましたが、今では「想定以上に楽になった！」と感じています。
議事録への押印未対応者へのリマインドもmichibikuで出来る等、使いこなしながら便利な機能をどんどん実感できました。
加藤様
例えば、会議資料の開封状況が分かるのも良い機能だと感じます。開封動向から、関心の高い議案の把握や分析のうえで、参考になります。
過去～現在の議案情報が1か所に よりよい取締役会運営につなげたい
4.今後について
取締役会運営を今後どの様に進めていきたい、といった御展望があれば教えてください。
廣谷様
michibikuの利用を通じて、重要な会議のデータが1か所にまとまり、過去の議案や資料も直ぐ参照が可能になりました。
例年〇月に何を扱っていたかの振り返りもしやすいので、更に業務推進・運営効率化を図っていきたいと考えております。
michibikuへ今後期待することがあれば教えてください。
廣谷様
役員の略歴や就任時の関連書類等、関連情報を管理する事務局専用フォルダがあると便利ですね。
中神様
サポートの手厚さ、大変助かっております。今後もご支援頂ければありがたいです。
どんな企業に、michibikuをおすすめしたいと思いますか？
廣谷様
アナログ業務にお悩みの会社様。
取締役会情報が1か所にまとまりデジタル化出来ますので、上場企業だけでなく、非上場企業にも推薦したいです。
加藤様
取締役会運営事務局を1人で対応中の会社様。
他のバックオフィス業務も兼務されてる方にとっても、michibikuのツールが力になると思います。
中神様
変革期を迎えている企業や、若い経営層が増えている企業にもおすすめしたいです。
良かったら、ミチビクに一言エールをお願いします！
中神様
ボードポータル、ガバナンス管理に関するツールは、日本にはなかなか無かったものですよね。
こういったサービスを世に出されたことに感謝です！多くの日本企業の成長のためにも役立つと思います。
加藤様
同感です。素敵なサービスを開発して頂き感謝しています。
廣谷様
着実に取締役会や事務局の運営に役立っています。今後も成長に期待しています！