取締役会、監査役会、指名報酬委員会をまとめてmichibikuで！ミスなくスムーズな会議運用を実現

株式会社識学は、2015年に設立され、独自の組織運営理論「識学」メソッドを基盤にマネジメントコンサルティングやプラットフォーム事業を展開しております。2019年には東京証券取引所マザーズ（現：グロース市場）にも上場。人それぞれが持つ誤解や錯覚が発生する要因を言語化し、解決策を具現化する識学の理論は、現在は約4,500社に導入されており、一部上場企業から中堅・ベンチャーの企業、スポーツチームや自治体に至るまで幅広く活用されています。
今回は、取締役会の運営を担っている、総合企画課 古川様、青山様にmichibiku導入のきっかけや活用状況について詳しくお伺いしました。

1.担当の業務
現在いらっしゃる部署の役割や、担当されている仕事について教えてください。

青山様
私と古川の所属する総合企画課では、経営管理と、法務関連業務と事務局業務を担っております。私は主に社内法務全般と、取締役会事務局を担当しています。
古川様
私が青山の上司でして、法務回りに加えて、売上の経営数値の管理も含めて行っています。
michibiku導入当時は事務局実務に中心的に携わっていたわけではなく、2024年に入ってから本格的に実務面で携わるようになりました。

　

　
　

役員・事務局双方にとって、効率的かつ効果的な取締役会運用を実現したい

2.導入のきっかけ

導入前の、取締役会の運営はどのようにされていましたか？

古川様
これまで、各役員への招集通知や会議資料の共有、議事録内容の確認など、ほぼすべてのプロセスをメールで対応しており、押印については原本を郵送するという非常に手間のかかる運用を行っていました。
また、メール作成から資料作成・共有に至るまで、重要データを取り扱う関係上、何重にもチェックを行い、かなり気を使って運営を行っていましたね。会議当日は、各役員が必要な資料をメールから探し出して確認するという非効率的な状況が見受けられる場面もありました。

そういった中で、取締役会運営では特にどういった点に苦労・お悩みをかかえておりましたか？

古川様
特に課題となっていたのは、議事録や議案の管理です。
「過去のあの議題、いつ決議をしたのか確認してほしい」といったお問い合わせを役員から受けた際、事務局では該当する情報を探し出すのに多大な時間と労力を要していました。
おおよその検討はつくものの、最終的には膨大な量の過去ファイルを1つ1つ確認せざるを得ず、効率的な運用とは程遠い状況でした。

そうした中、michibiku導入を考えた背景やきっかけを教えてください。

古川様
先ほど挙げた過去の議案管理のやり取りは、その象徴的な例ですが、当時の取締役会の運用方法では、事務局だけでなく役員の皆様にも多くのストレスと手間がかかる状況にありました。
忙しい役員陣がストレスを感じることなく、迅速かつ的確に意思決定や対応ができる環境を整備したい。
さらに、効率的かつ効果的な運営体制を構築し、事務局の工数を削減することで、業務全体の質を向上させたい。
これら2つの目標を実現するため、私たちは michibikuの導入を決断しました。

最終的にmichibikuに決めて頂いた、評価ポイントはどういった点でしたか？

古川様
michibikuの最大の特徴は、クリックするだけであらゆる業務が完結する点にあります。
役員陣にとっては、michibiku を開けば、招集通知や決議事項資料をワンクリックで確認できるだけでなく、同じプラットフォーム上で議事録への押印まで完了可能です。
一方、事務局では、michibiku を開いて資料をアップロードした後、テンプレート文面をそのまま活用して関係者に通知することができます。さらに、議事録への押印依頼や未対応者へのリマインドもすべてmichibiku上で完結するため、大幅な効率化が期待できると判断しました。

各種情報連携を3分以内に完了！役員側の事前・当日の資料確認もmichibikuを使いスムーズに

3.導入後について

導入前に抱えられていた、悩み・課題は解決されてきましたか？

古川様
michibikuの導入によって、事務局の業務効率が飛躍的に向上しました。
これまで、メール送信、資料共有、リマインド対応のたびに送信先やメール内容のダブルチェックを行っていた手間が解消され、各種情報連携がわずか3分以内で完了できるようになりました。
さらに、従来のメールによる情報共有から michibiku上での情報共有に移行したことで、登録者以外に誤送信されるリスクがなくなり、精神的な負担も大きく軽減されました。
会議当日も、事務局がスクリーンに資料を投影しながら、役員の皆様は手元で michibikuからすぐに必要な資料を参照できる環境が整いました。
これにより、過去のように膨大なメールの中から資料を探し出すといった非効率な作業が不要になり、会議運営全体がスムーズになりました。

システムをお使いいただく中での、事務局の皆様・役員の皆様の反応はいかがでしょうか？

古川様
michibikuの導入後、役員陣にも特に問題なくスムーズに慣れていただけました。
特に、会議資料プレビュー画面では、ファイルを1つ1つ開く必要がなく、タブ移動だけで各種資料を効率的に確認できる点が好評です。また、電子押印まで一貫して対応できる利便性についても、役員陣から高い評価をいただいております。
一方で、事務局としても違和感なく michibikuを活用できており、従来の運用方法からの移行においてもストレスを感じることなくスムーズに運用を開始することができました。
　
　
青山様
事務局として使っている立場として、UIがわかりやすく、感覚的に操作する事ができました。

　

その他、michibikuの導入を通じて、当初想定とは異なる思わぬ効果、がもしあれば教えてください。

古川様
michibikuの導入当初は取締役会での利用を想定していましたが、実際には取締役会以外にも指名報酬委員会や監査役会でも活用できることがわかりました。
現在では、これら3つの重要会議体を同じプラットフォーム上で一元的に運用しています。
これにより、会議体ごとに異なるシステムや手法を使用する必要がなくなり、効率化がさらに進むとともに、統一された運用環境を実現できた点が非常にありがたいと感じています。
　
　

　
　

更なる電子化や、子会社への活用拡大を進めていきたい

4.今後について
取締役会運営を今後どの様に進めていきたい、といった展望があれば教えてください。

青山様
今後は、登記作業の完全電子化を目指し、さらなる業務効率化を推進していきたいと考えています。また、子会社でもmichibikuを展開し、全社的なガバナンス強化を図っていきたいですね。

michibikuに今後期待する事があれば教えてください。

青山様
会議の音声書き起こし機能です。議事録を作成する際に会議の内容を細かく明文化しているため、この機能の精度がアップするととても助かります。
また、弁護士や司法書士など外部の専門家とも連携ができるようなサービスがあると嬉しいですね。
　

　
どんな企業に、michibikuをオススメしたいと思いますか？

青山様
少人数で取締役事務局を運用されている企業様にぜひおすすめしたいです。取締役会事務局の業務は細かい作業も多いですので、工数削減やミスの防止といった意味でもmichibikuが役立つはずです。
　
　
古川様
また、事務局だけでなく役員側の工数の削減にも繋がりますので、ぜひ導入されると良いのかなと思います。

　

ありがとうございます！引き続き、ミチビク一同皆様のよりスムーズな重要会議運用を支えられるようサービスの磨きこみに邁進してまいります。本日は貴重なお話、ありがとうございました！

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