「楽になったね」と役員からも好評！michibikuで実現した「押印リレー」と「属人化」からの脱却

5社分の製本・押印リレーと日程調整が事務局の重い負担に

1.担当の業務について

まず、現在の部署や担当されているお仕事について教えてください。

則本様
総務部課長として、取締役会の事務局をはじめ、社内の全体会議の運営やファシリティの管理を担当しています。現在は後任メンバーの入社に伴い、マネジメント業務がメインになりつつあります。

michibiku導入時は、グループ5社分の事務局業務をほぼ一人で担当していました。主な業務は、議事録の作成、製本や印刷、郵送、役員の押印の管理、役員の来社スケジュール調整です。

三輪様
人事部・経営戦略部の部長を務めており、現在は経営分析の細分化やAIの活用推進に取り組んでいます。

導入時は、則本のサポートとして、会議当日に向けた資料準備を担当していました。

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

michibiku導入前の取締役会の運営はどのようにされていましたか?

則本様
導入前は、資料を全て共有のボックスに格納してメールで共有していました。議事録に関しては紙ベースで、印刷して製本していました。

役員が全国各地にいるので、「ここに印鑑を押して、○○さんに送ってください」と注意書きをして、議事録をレターパックで送って順に回していく、いわゆる「押印リレー」をしていました。

特にどういった点に課題を感じていらっしゃいましたか?

則本様
紙ベースでの運用が、非常に負担でした。全国の役員に郵送するため、レターパックの量が多く、準備に手間がかかりましたね。役員のみなさんもポストに行って投函する必要があり大変だったと思います。さらに郵送物の数も多く、押印漏れが発生して、もう一度郵送し直すことも良くありましたね。

近隣にいる役員には来社して押印してもらっていましたが、みなさんお忙しく、日程調整もひと苦労でした。

他には押印だけではなく、議事録作成も手間でした。前回のファイルをコピーして作成するので、日付の記載ミスが発生しやすかったんです。製本してからミスに気づいて、全部印刷・製本し直すということが何度かありました。念のため押印をしてもらう前にもう一度確認するんですが、そこで間違いに気づくと本当に大変でした…

当時はほぼ私一人でやっていたので、時間が非常にかかり、残業して作業することも多かったですね。

三輪様
郵送での対応が必要なので、全員の押印が完了するまでにかなり時間がかかるのが課題でしたね。役員のみなさんも、取締役会後の議事録の確認や押印が非常に煩雑だと感じていたようです。

michibiku導入を検討された背景と経緯を教えてください。

則本様
役員から「すごく使い勝手が良いツールがあるよ」と聞いたのがきっかけです。その方は他社の役員もしていて、そこでmichibikuを使っていたんです。私が議事録の印刷や製本、押印対応で大変そうにしているのを見て勧めてくれました。

私は当時、社長秘書も兼任していたため、社長にこの話をしたところ「楽になるなら導入していいよ」と言ってくれたんです。

導入にあたって、社内でハードルはありましたか?

三輪様
正直なところ事務局側の対応業務に関することだったので、当初はあまり注目されていませんでした。michibiku導入後の改善効果は明らかでしたが、コスト面を社内に理解してもらうのに少し時間がかかりました。

しかし改善できるインパクトも大きいことが分かっていたので、最終的にはスムーズに導入が決まりました。

印刷・製本・郵送の手間がゼロに！事務局の残業も大幅削減できた理由

3.導入後について

導入前に抱えられていた課題は解決されましたか?定量的な変化があれば、合わせてお聞かせください。

則本様
大幅に改善しました！以前は取締役会前後のタイミングだと夜遅くまで残業することも多かったですが、今は定時くらいには帰れています。

効率化できたのは、紙の印刷・製本・郵送に関わる作業が全てなくなったのが大きいです。役員に来社してもらわなくて良いので、日程調整も必要なくなりました。この変化だけでも、本当に楽になりましたね。

他にも議事録をイチから書く必要がなくなったのも非常に助かっています。michibikuの議事録作成機能を使えば、ある程度出来上がっているものをベースにできるので、ファイルをコピーして修正する必要がなく、日付の間違いなどのヒューマンエラーも起きません。

役員側の皆さまの反応はいかがでしょうか？

則本様
「事務局が楽になってよかったね」と、労いの言葉をよくかけてもらっています。説明会の時はみなさん「大丈夫かな」と不安そうでしたが、実際に運用が始まったら全く問題ありませんでした。

各役員から1回ずつ質問があったくらいで、あとはみなさん自分で電子署名も含めて問題なく使えています。

改善につながり良かったです！特に役員から評価が高い機能はありますか?

則本様
やはり電子署名ですね。役員が印鑑を持って会社に来る必要がなくなったのは、非常に大きな変化です。以前は、印鑑を忘れて、またあらためて押印に来ることも多かったんです。

遠方の役員もわざわざポストに行く必要がありましたし、リレー形式で回していたので、注意書きを読み、次の人に回してもらう必要がありました。そういった小さな負担がなくなり、役員と事務局、全員の負担が減ったと思います。

現在はグループ5社でmichibikuをご利用いただいています。一つのツールで管理するメリットを教えてください。

則本様
以前は資料を探すのにも、共有フォルダの階層が会社ごとに違っていて煩雑でした。

michibiku導入後は、画面上で会社を切り替えるだけで資料をサッと探せるため非常にわかりやすいです。1社の業務でツールの使い方を覚えれば全部の会社の業務で使えるのは、事務局にとって本当にありがたいですね。

もし、導入による「思わぬ効果」があれば教えてください。

則本様
引継ぎが非常にスムーズになりました。今年6月に入社したばかりの事務局業務未経験のメンバーがmichibikuを使い始めてわずか3ヶ月で、議事録作成や招集通知など全ての業務を一人で完結できるようになりました。

michibikuは直感的に操作できるため、習得がしやすいのだと思います。

当社のサポート体制への感想について、詳しくお聞かせください。

則本様
もうこれ以上望むことがないほど手厚いサポートを受けています。導入時はわざわざ当社までお越しいただいて、対面で説明していただきました。いつ問い合わせても、快く対応してもらえるので、どんな小さなことでも質問できます。またヘルプページが充実しているのも便利ですね。

最近は問い合わせがチャットのみのサービスも世の中に増えていますが、michibikuさんは電話で丁寧に教えてもらえるので助かっています。仮に私が完全に事務局業務から離れることになっても、「michibikuさんがフォローしてくれるから大丈夫」と安心して後任に引き継ぐことができるな、と思っています。

後任の育成とノウハウの蓄積で、グループ全体のガバナンス強化を実現

4.今後について

今後の取締役会運営やガバナンスについて、どのようにお考えですか?

則本様
 やはり後任の育成とノウハウの蓄積が重要だと考えています。michibikuは使いやすいツールなので、非常に活用しやすいです。

昔に私自身が事務局業務を引き継いだ時は、5社分の資料があちこちに分散していて、どこに何があるのかわからず大変でした。でもmichibikuで管理することで、運営のオペレーションを簡単に参照できるようになり、属人化の解消につながっていると感じています。

導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

則本様
事務局と役員、双方の負担軽減に非常におすすめです。事務局運営は取締役会の情報は秘匿性が高く、限られたメンバーにしか共有できないため、少ない人数で多くの作業を抱えることになり、属人的になりがちです。

michibikuを導入することで、資料管理や配布、押印などの負担が軽減され、事務局の生産性が確実に上がります。役員にとってもストレスなく会議に集中できる環境が整いますのでぜひ推進してみてはいかがでしょうか。

michibikuの導入により、取締役会運営の大幅な効率化だけでなく、属人化解消と後継者育成も実現できたとのこと、大変嬉しく思います。今後も皆さまの声を反映し、より良いサービス提供に努めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！