取締役会のすべての業務を集約、ガバナンス強化を実現

レンティオ株式会社（以下「レンティオ社）は、家電お試しサービス「Rentio」を運営する、急成長中のスタートアップ企業です。大型の資金調達を完了させ、管理体制強化のために社外役員も迎え入れた同社。事業の成長に伴って、持続可能な成長を支える体制、つまりコーポレートガバナンス強化の必要性が高まっているとのことでした。既に他社の電子署名ツールを導入していたものの、より広い範囲をカバーするmichibikuへの乗り換えをすることに。今回は、執行役員CFOの小松さまに、michibiku導入の経緯を詳しく伺いました。

招集通知から電子署名まで一元管理、煩わしい転記作業がなくなった

ー 取締役会運営に関する課題にはどんなものがありましたか？

小松さま
議事録は電子署名ツールを使っていたのですが、各工程で使うツールが分散していました。具体的には、招集通知や議事録をWordで作り、パスワードをかけたファイルをメールやチャットツールで送信、付議事項を一覧化するためにexcelに転記していました。関与者が増えていく中で、この形で運用していると限界を迎えるなと感じていたんです。
企業ステージが進み、対外的な説明責任を果たしていく上でも、議事録だけではなくて、招集通知の発信から議事録のやりとりまで適切に記録することが求められます。これをどう仕組化するかを考えていました。

ー 電子署名ツールからmichibikuへ乗り換えたポイントを教えてください。

小松さま
まずは、既存で使っていた電子署名ツールがリレー方式だったところです。忙しい役員に順番に署名してもらうことになると、誰かが止めてしまったとき、後の人もみんな止まってしまうことになります。登記や外部への提出など期限がある場合に、このタイムロスは怖いんですよね。
もう一つは、ガバナンスとして、経営として、必要なものを管理するならmichibikuのようなシステムが適していると考えたからです。システムにも適材適所があると思っていて、ガバナンスにはガバナンスに特化したシステムを選択した形です。通常の契約には電子署名ツールを使うので、用途に合わせて最適化していきます。

ー michibikuを導入してみて、変化はありましたか？

小松さま
レイターステージに近づいてきた今、michibikuを導入してよかったと思っています。
上場を見据えるとなると、監査法人や証券会社のチェックを意識した運用が必要になります。取締役会は特に重要な会議体なので、形式的なミスがあるだけでも後々に大きく影響してしまいますが、michibikuを使うことで形式的なミスが発生しないように、書類の作成サポートをしてくれます。
それと、招集通知から署名までのすべてを一元化して記録できるようになったり、実施した会議の付議事項が自動で一覧化されるのも助かっています。導入前までは、転記作業が発生していましたが、それもなくなりました。

ガバナンスは、小手先の方法論ではない。中長期的な成長を志す姿勢をもつところから

ー スタートアップだと、コーポレートガバナンスの優先度を下げてしまうケースもよく見かけます。小松さまは、かなりしっかり取り組まれている印象ですが、取り組むきっかけがあったんでしょうか？

小松さま
もともと上場企業出身で運営に携わっていたことからコーポレートガバナンスのイメージを持っている方だと思います。そこに、独立役員からの意見やミチビク社からのコンサルを受けたことをきっかけに、よりはっきりと優先度を認識することができたのかもしれません。
あとは、健全な成長を目指したときに、IRやファイナンスだけでなく、自然とガバナンスの議論も出てきました。短期的にはIPOはもちろん重要なイベントだと思いますが、中長期的な視点で見るとガバナンスの強さが企業価値向上につながると考えてます。特にこの先の時代は今まで以上に求められるものが多くなっていくんじゃないですかね。
ガバナンス強化は、小手先の方法論ではなく、会社としてリスクを最小化しつつ積極的な成長へのチャレンジをするための土台としてガバナンスを前に進めていこうという姿勢をもつことがものすごく大切で、重要会議の運営にもしっかりスコープを当てるべきだと思います。
最低限、やるべきことを報告・決議し、適切に記録に残す。課題が出た場合に、解決に向けて前進していて、ガバナンスのPDCAを回せていることを説明できるようにしておかなければならない。外部に適切に説明できなければ、本当は誠心誠意良いことやっているはずなのに心象を悪くしてしまうことにも繋がります。それってもったいないですよね。
企業として、一つ一つの所作をしっかりと磨き上げていきたいと思ってます。

ー michibikuへの要望があれば教えてください。

小松さま
取締役会以外の経営会議やリスク・コンプライアンス委員会、監査役協議会などの会議体についても、まとめて管理できるようになるといいですね。重要な会議体が網羅的に管理でき、付議事項の一覧を一括して見られるようになると、ものすごく良いなって思います。

ログインに関してもGoogle認証とかそういうのがあるといいですね。忙しい役員がスマホで確認して署名できたりすると、すごく楽になるイメージがあります。
今後の開発に期待してます。

ー 最後に、どんな企業にmichibikuはオススメですか？

小松さま
上場企業はもちろん、ミドル～レイターに近づいて取締役会を設置するスタートアップにもおすすめです。
導入のときは、とにかくコンサルと一緒に導入するのがおすすめ。ミチビク社にコンサルに入ってもらって、重要さを認識できました。議事録の記載についても、どの粒度で残すのがよいか改めて確認するいい機会になると思います。ちょうど良い粒度で議論の過程を残しておくのが、結果として会社としての議論のズレを失くすことにもつながります。
エクイティ調達時の法務DD、監査法人や証券会社の予備調査のときには必ず必要になるので、あたふたする前に導入しておくべきだなぁって思います。あとから探したり手作業で一覧化したりするのって、大変じゃないですか。
目指す先が大きければ大きいほど、ガバナンス強化は必須になるので、早めに取り組んだ方がいいと思います！

ー 引き続きmichibikuがご支援できるよう改善を進めてまいります。小松さま、ありがとうございました！

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