「素晴らしい英断だ」社外・海外役員からも高評価！事務局の負荷を半減し取締役会の質的向上を実現

社外・海外役員を含む取締役会運営で、資料共有とセキュリティに課題

1.担当の業務について

現在の部署や担当されているお仕事について教えてください。

青柳様
ガバナンス&コンプライアンス部は、コーポレートガバナンスとコンプライアンスの両機能を担う部署です。現在、私と齋藤の2名で取締役会事務局を運営しており、加えて株主総会や経営会議の事務局も統括しています。

齋藤様
同部において、主にコンプライアンスとグループ会社支援、社内規程の整備・運用管理を担当しています。

取締役会事務局にはmichibikuを導入する段階から関わり、現在はmichibikuでの作業全般を担当しています。

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

導入前の取締役会の運営はどのようにされていましたか？

青柳様
導入前も、資料は紙ベースではなくデータでしたが、手作業が多く効率面に課題がありました。各部署から提出される本編資料及び添付資料ならびに事務局作成資料を統合して、1つのPowerPointにまとめる作業が必要でした。

また、外国籍の役員がいるため、日本語版と英語版の2種類を作成・共有しており、その管理にも多くの時間を要していました。

完成した資料は、Google Driveで共有し、役員は貸与したiPadにダウンロードし、ノートアプリ上で閲覧・書き込みを行っていました。ただし、臨時取締役会など緊急時には、パスワード付きZIPファイルをメールで送付せざるを得ないケースもありました。

複数の企業で役員を兼務されている社外役員が多く、それぞれの会社からデバイスが貸与されており、海外出張時にはすべてのデバイスを持参できませんので、そうした状況も、メール送付に頼らざるを得ない要因となっていました。

特にどういった点に悩み、課題を抱えていらっしゃいましたか？

青柳様
最大の課題は、PowerPoint資料の統合や差し替え対応に伴う作業負荷の大きさでした。
重要案件の最新情報を反映するために、取締役会当日の朝に差し替え依頼が入ることもあり、海外との時差の影響で深夜・早朝対応となるケースもありました。結果として、事務局の作業負担が非常に大きく、本来注力すべき資料内容の精査や論点整理といった本質的な業務に十分な時間を割けない時もありました。

齋藤様
セキュリティ面も大きな懸念でした。パスワード付とはいえ、メールで機密資料を送付するのはリスクがあります。また、Google Driveのアクセス権限が複雑で、役員個人のメモ書きなどが誤って共有フォルダに混入するリスクもありました。

加えて、役員に貸与したデバイスの管理も煩雑で、より安全かつ統制の取れた運用への転換が急務だと感じていました。

michibiku導入を検討された背景を教えてください。

青柳様
効率化とセキュリティ強化を両立する手段を模索していましたが、社内のIT部門に相談しても決定的な解決策は見つかりませんでした。そうした中で、ガバナンスに関する勉強会でご一緒している他社の取締役会事務局担当の方からmichibikuを紹介いただいたことが導入検討のきっかけです。

導入の決め手は、直感的に操作できるUI/UXです。マニュアルを読み込まなくても感覚的に使える設計であり、社外役員を含め、誰にとっても利用のハードルが低いと感じました。

UI/UXの使いやすさは大切にしている部分なので、嬉しいです！社内で導入のハードルとなった点はありましたか？

青柳様
当初は「非常に良いサービスだが、コスト面でのハードルがあるかもしれない」と考えていました。そこで、CFOに対し、現状の課題とmichibiku導入によって解決できる点を整理しプレゼンテーションを行いました。iPadではなく、役員自身のパソコンで資料に直接書き込みができる機能も評価され、「来期を待たず、すぐに予算を確保し導入を進めよう」と即時に承認を得ることができました。

迅速な導入が実現できた背景として、まず情報セキュリティとガバナンスの強化につながるという明確なメッセージをマネジメントに共有できた点が挙げられます。加えて、マネジメントが現場の判断や提案を信頼し、裁量をもって任せてくれる企業風土も大きな要因であったと感じています。 

「どの会社もmichibikuを導入してほしい！」と社外役員からも高評価

3.導入後について

導入前に抱えられていた課題は解決されましたか？

青柳様
導入後は、事務局の業務負荷が半減しました。これまで手間のかかっていた資料の統合作業が不要となり、各議案の資料を精査した上で、michibikuにアップロードするだけで完結するようになりました。

齋藤様
アクセス権限を一元管理できる点も大きな効果です。これまでのようにGoogle Driveでフォルダごとにアクセス権を変更・確認し、資料をアップロードする度に通知メールを送る必要がなくなりました。誤送信などのリスクが減少し、情報セキュリティの強化にもつながっています。

また、同時通訳会社の担当者にも、役員と同時に資料を共有できるようになり、連絡漏れの防止にも役立っています。

導入による「思わぬ効果」があれば教えてください。

齋藤様
過去資料の管理が格段に容易になりました。以前は複数の階層をたどってファイルを探し、最終版を特定するのに時間がかかっていましたが、現在はmichibiku上で取締役会の正式な資料をすぐに確認できます。

青柳様
事務局の心理的な負担も大幅に軽減しました。導入前は、取締役会当日の差し替え作業に備えて早朝から対応していましたが、今ではファイルをアップロードするだけで済みます。さらに、差し替えた資料を確認する工数も削減され、チームの働き方がより健全になりました。

社内外役員の方々の反応はいかがですか？

青柳様
導入時は、役員ごとの操作説明に多少の手間を要しましたが、michibiku導入後の初回の取締役会終了後、社外取締役が事務局席までお越しになり、「事務局の素晴らしい英断だ」と直接お言葉をいただきました。また、複数の企業で役員を務める社外取締役からも、「すべての会社でmichibikuを導入してほしい」との声もあり、非常に好意的な反応でした。当社貸与デバイスへの切り替えが不要で、役員自身のパソコンやiPadからmichibikuにアクセスし、どこにいても安全に最新資料を閲覧できる点が特に高く評価されています。

導入から半年後に実施したアンケートでも、「素晴らしい運営方法で生産性向上に繋がっている」といったコメントをいただくなど、社内外を問わず好評です。

良かったです！弊社のサポート体制について、率直な感想をお願いします。

齋藤様
サポート担当の方々には、細かな要望を率直に伝えることができ、常に最適な対応をいただいています。導入当初こそ海外役員向けマニュアルの整備など準備に工数を要しましたが、丁寧かつレスポンスの速さのおかげでスムーズに安定稼働に至りました。

要望をお伝えすると、翌月の取締役会では機能が改善されていることもあり、スピード感のあるサポートは、本当にありがたいです。

青柳様
レスポンスが非常に速く、取締役会直前でも迅速かつ的確にご対応いただいています。担当の方も話しやすく、専門的な内容もわかりやすく説明してくださるので、常に伴走していただいている安心感があります。

取締役会運営の進化から、ガバナンスの深化へ

4.今後について

今後michibikuをどのように活用していきたいか、展望があれば教えてください。

青柳様
社長が掲げる「取締役会をより高い視座から監督・モニタリング機能に特化した議論の場とする」という方針のもと、事務局としてその実現をしっかり支えていきたいと考えています。
michibikuの分析機能を活用し、取締役会での議論をデータで見える化することで、戦略的なテーマに的確に時間を配分できるよう議題設計や進行を工夫し、株主様や市場の視点を踏まえた本質的な議論と質の高い意思決定につなげていきたいと思います。
監督と執行をつなぐハブとして、取締役会の良きパートナーとなり、中長期的な企業価値の向上に貢献する取締役会運営のさらなる高度化を目指しています。

齋藤様
michibikuを会議運営そのもののレベルアップに活かしたいと考えています。具体的には、日・英の表示言語の統一や実効性評価機能の充実、さらには資料を一括で保管できる仕組みの拡充など、より高度な運営を支えるアップデートを期待しています。

ご期待に応えられるよう、頑張ります！最後に、現在、DXツールの導入を検討している企業に向けて、メッセージをお願いします。

青柳様 
取締役会の機能強化を目指す企業に、特におすすめしたいツールです。michibikuを導入することで、これまで事務局が担ってきた煩雑な庶務的作業をシステムに任せられるようになり、取締役会が果たすべき本質的な議論と意思決定に集中できる環境が整いつつあります。

齋藤様
とにかく使いやすい点が最大の魅力です。マニュアルやサポートも充実しているため、事務局側も役員も迷うことなくスムーズに使えるツールです。

セキュリティ面での不安も大幅に解消され、特に社外役員の方々にとっては、複数の兼務先企業の取締役会資料を1つのアカウントで安全に閲覧できる点が大きなメリットになると思います。

取締役会運営を効率化し、取締役会の質の向上に注力していきたいとのこと、非常に嬉しく思います。貴重なお話をありがとうございました！