取締役会の「紙・メール・印鑑」文化を脱却！michibikuで実現した業務改革

株式会社ファーマフーズ（Pharma Foods International Co., Ltd.）は、1997年9月に設立され、京都市西京区に本社を構える企業です。最先端のバイオ技術を活用し、機能性食品素材の開発・販売、通信販売、創薬事業などを展開しています。同社は「医」と「食」の融合を目指し、健康維持と生活の質の向上に寄与する製品を提供しています。2006年6月12日に東京証券取引所マザーズ市場に上場を果たし、現在はプライム市場に上場しています。
代表的な製品には、関節の健康をサポートする「タマゴサミン」、累計販売数3,000
万本を突破した育毛剤「ニューモ」、そしてエイジングケアを目的としたまつげ美容液「WMOA（ウモア）」などがあります。
今回は、同社の経営企画部 河中様、森田様に、michibikuの導入のきっかけや活用状況について詳しくお伺いしました。

1.担当の業務について

現在の部署や担当されているお仕事について教えてください。

河中様：
経営企画部にて部長を務めております。当社の経営企画部は、財務・IR・M&A等の一般的な経営企画業務に加え、株主総会や取締役会の運営といった総務系の業務、人事機能や法務機能も有しており、幅広い領域をカバーしている部署となっています。
その中でも、私の業務としては特にIR関係のウェイトが大きいですね。

森田様：
経営企画部にて、現在は主に財務業務と、グループ会社管理業務を一部担っております。また、河中とともに取締役会や株主総会の運営のサポートにも入っております。

大手からスタートアップまでの導入実績－安心感が決め手に

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

ご導入前の取締役会運営はどのようにされていましたか？

河中様：
michibiku導入に至る前までに、幾つか運用の転換もありました。
当初は、招集通知やWordで作成しメール送付。資料は人数分全て印刷し提供する形でした。会議の前日遅くまで印刷や取りまとめに追われ、非常に大変でした。
改善に向け、次段階では会議資料をメール共有する形に運用変更を行いました。丁度コロナの流行もあった時期でしたから、会議にオンライン参加出来るよう工夫が必要だった事も背景としてはあります。ただ、引き続き、議事録確認や押印は紙印刷をしたものに押印頂くスタイルでしたね。

運営上、特に悩み、課題に感じていたのはどういった点でしたか？

河中様：
特に、会議実施後の議事録確認と印鑑を集める仕事に苦労していました。
どうしても紙に対して署名を頂く形である以上、あと1人の都合が合わず、次の取締役会まで署名完了が持ち越しになるといった場面もありました。

森田様：
資料の差し替えが出たとき、どれが最新版なのか分からなくなってしまう…といった悩みもありました。

michibiku導入の背景（きっかけ）を教えてください。

河中様：
ミチビクの中村社長から連絡を頂いたのがきっかけでサービスを知ったのが最初ですね。
そこから、少し期間が空いた後、会社内で業務改善・効率化の機運が高まったタイミングで再度検討する運びとなりました。

導入の決め手等もあれば是非お伺いしたいです。

河中様：
他社の導入実績や事例が参考になりました。
大手企業からスタートアップまで幅広い導入実績がある点に信頼が置けましたし、社内説得上も心強かったです。

最短1日で電子署名完了！議事録や資料確認がより活発になり、ガバナンス強化に寄与

3.導入後について

導入後、実際に抱えられていた悩み・課題は解決されてきましたか？

河中様：
はい、解決されてきました！
micihbikuを導入してから、役員陣も迅速に対応しよう、といった意識が高まったように感じます。
例えば電子署名では、署名依頼後、最短「1日」で全員署名が完了することも出てきました。
誰が回覧済みで、誰が未完了なのかが見えやすくなった点もメリットだと感じますね。

森田様：
リマインド連絡も、michibikuを導入したことで進めやすくなりました。
導入前は、都度宛先に誤りが無いか…と何度も確認してリマインドをしていましたが、今はmichibiku上で登録された宛先でリマインドを送れますので、安心して進行でき、精神的負担が減りました。非常にありがたいです。

河中様：
また、「以前よりも議事録をしっかり見て貰え、コメントして頂けている」と思う場面が増えました。
ガバナンスの強化への第一歩を踏み出せていると感じます。

役員の皆様には、michibikuのシステムにスムーズに慣れて頂くことはできましたか？

河中様：
はい！マニュアルを配らなくても、直感的に操作をして貰えました。
序盤は資料の見方に関して少し質問を貰う事もありましたが、3カ月もすればすっかり慣れて馴染んだように思います。

また、導入を通じ「想定していなかった思わぬ効果」がもしあれば教えてください。

河中様：
当社では、取締役会にオブザーバー参加している執行役員にも取締役との共有資料を見て貰える形を取っております。michibikuで情報が見やすくなったことで、経営陣の意思決定プロセスが理解しやすくなり、執行役員の意識も高まることに繋がっているのではと感じます。

本来の議論、意思決定により集中できる場づくりをしていきたい

4.今後について

取締役会運営を今後どの様に進めていきたい、といった御展望があれば教えてください。

河中様：
取締役会について、役員と事務局、双方の”作業”部分を無くしていき、本来の議論、意思決定に集中できる場にしていきたいと考えています。

森田様：
そのためにも、michibikuでまだ使えてない機能も使いこなしていき、役員と事務局双方の利便性を更に上げていきたいですね。

michibikuの機能で今後期待することがあれば教えてください。

河中様：
今後、議事録作成の効率化を更に進める上でも、書き起こしのAI要約の精度が更に上がっていくと嬉しいです。

どんな企業に、michibikuをおすすめしたいと思いますか？

河中様：
まず、取締役会事務局・運営に人をなかなか割けない会社様におすすめしたいです。
人手不足の昨今、なかなか担当者を増やせない…といった悩みは各社共通してお持ちではないでしょうか。michibikuを使えば、一人事務局でも業務が回っていくようになると思います。
また、事務局が複数名いるような大企業においても、取締役会運営の標準化・可視化に役立ちますのでmichibikuをおすすめしたいですね。プロセスが可視化され、分業・協業も進めやすくなります。

森田様：
グループ会社・子会社を管理する必要のある会社様におすすめしたいです。
当社でも一部のグループ会社に導入していますが、兼務の役員がいる場合など、michibikuで運用がまとまり使いやすいと感じております。

ありがとうございます！引き続き、取締役会が本質的な議論・意思決定に集中できる場となるよう、システムを通じてご支援が出来ればと思います。今後ともよろしくお願いいたします！

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