取締役会の運営・管理の更なる効率化を達成、セキュリティ強化も実現

株式会社OKANは、置き型社食®︎サービス「オフィスおかん」を日本全国で展開するベンチャー企業です。また、組織サーベイ「ハタラクカルテ」も展開しており、人材が定着するための支援も行っています。事業の成長に伴う管理体制の強化のために、ガバナンス体制の整備も進めており、取締役会の運営管理に最適なシステムであるmichibikuの導入を決めたとのこと。
今回はファイナンスグループの指田さまに、michibiku導入の経緯を詳しく伺いました。
※「置き型社食®︎」は株式会社OKANの登録商標です。

非常に面倒な進行状況の確認の手間が減り、資料のバージョン管理からも解放された

ー これまでの取締役会運営において、どのような課題をお持ちだったのでしょうか？

指田さま
弊社では、以前よりクラウド型のドキュメント作成ツールや電子署名ツールを導入しており、かなり早い段階からDX対応や業務効率化を行っていました。また、取締役会についても、将来の成長を見据え、しっかりと運営・管理に取り組んできました。その中で、やはり忙しい社内外の役員とのコミュニケーションについては、スムーズに行えるよう多くの心を配る必要があります。
資料の回覧や議事録の確認、電子署名の手配等、様々な時点で進行状況の確認を丁寧に行っており、多くの時間が取られます。
そのため、より効率的に運営・管理を行えるツールはないかと模索していた所、michibikuの存在を知り、これは最適なツールなのではないかと考え導入を検討しました。

ー michibikuを導入したポイントを教えてください。

指田さま
色々なポイントはあるのですが、取締役会の運営・管理に特化している、という点の存在が大きいです。
弊社では先述のとおり、様々なクラウドサービスを導入済みで、業務管理の効率化は以前より行っておりました。ただ、取締役会の運営・管理の業務を考えたとき、資料作成はドキュメント作成ツール、コミュニケーションはメールやチャットツール、押印は電子署名サービス、保管はクラウドストレージ、バージョン管理は表計算ソフト、と多くのツールを活用する必要があります。慣れてしまえば、という意見もありますが、潜在的にはここに多くのストレス源や非効率にしている要素があります。
また、取締役会が扱う情報は機密性が非常に高く、セキュリティについても配慮しなければなりません。万が一共有設定を間違えて、共有してはならない人に共有してしまった、というようなことがあれば大事ですからね。
そのため、取締役会の運営・管理に特化している、という点は重要な選定ポイントでした。

ー michibikuを導入してみて、どのような変化がありましたか？

指田さま
資料の作成や回覧を一つのツールで行える、という点はあげられるのですが、大きな変化としては、いわゆる“追いかけ”の負担が減ったことです。
michibikuでは、議事録の回覧状況を一覧で見れるため、どの役員が確認完了していて、まだ未確認の方はどなたなのか？が簡単にわかります。また、役員にとっても確認完了のアクションはボタンを１つクリックするだけなので、私からの「いかがですか？」という問いかけに対して「修正等はありません。」「異議はありません。」というコメントを返す負担が減りました。事務局と役員、双方の負担が減ったんですね。
電子署名も同様で、これまでの電子署名ツールは、一人一人が順番ずつ署名していかなければならなかったのですが、michibikuでは一括で回覧し署名することができ、コミュニケーションの手間と完了までの期間が大幅に減りました。
やはり役員の皆様はお忙しいですし、我々もそうなのですが、一つ一つのストレスが取り除かれていくのは非常に大きな変化だったと感じています。

可能な限り早く管理体制の整備は行っておいた方が良い。システム導入はそのきっかけになる

ー 他のベンチャー企業にもmichibikuはすすめられますか？

指田さま
そうですね。取締役会という存在をどのように捉えるか？という点はあるかと思いますが、例えばIPOを目指しているのであれば、可能な限り早く管理体制の整備は行っておいた方が良いと思います。システム導入はそのきっかけになるのではないでしょうか。
会社が成長すればするほど、やらなければいけないことは増えていき、減ることはありません。やらなければいけないことが増えた状態で、新しい取り組みを行うのは大変ですので、まだ楽な段階で整備した方が、会社にとっても、担当者にとっても良いはずです。
もちろん上場企業にも当てはまる話で、会社が成長する限り、管理体制を整える負担が一番少ないのは“今”だと思います。

ー 早い段階で様々なツールの導入や改善を進められてきた御社の言葉は説得力があります。

指田さま
ありがとうございます。私たち自身が、多くの失敗を重ね、試行錯誤を繰り返してきました。運用の中でこなれていく部分もありますので、その意味でもすすめられると感じています。
後は、純粋にガバナンス体制の強化が世の中から求められている、という点も指摘したいです。ベンチャー企業にいますと成長指向がどうしても全面に出ますが、長期的、持続的な成長のためにはガバナンス体制の強化は必須です。特に海外の投資家から求められている、という話も聞きますので、必要になってから対応する、というのでは後手にまわってしまう可能性があります。
ベンチャー企業だから曖昧で良い、ではなくて、ベンチャー企業だからこそ早めに管理体制を整える意義があるのではないでしょうか。

ー 最後に、michibikuへの要望があれば教えてください。

指田さま
取締役会に限らず、監査役会や経営会議、また弊社ですとリスク・コンプライアンス委員会をはじめとした委員会が複数ありますので、それらを一括で管理できると良いな、と思います。
また、取締役会内でどのようなディスカッションが行われて、何が課題で宿題は何なのか、というものをリストとして管理できるようになると嬉しいです。継続的な取締役会の進化のためには、PDCAが大事ですので、それに役立つような機能が欲しいです。
他にも、会議音声の蓄積や、自動での書き起こしなど、欲しい機能はたくさんあります。
そこはミチビクさんの開発スピードに期待しています。引き続き、よろしくお願いいたします。

ー 引き続き、michibikuの改善を進めてまいります。指田さま、ありがとうございました！

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