1人事務局からの脱却！michibikuで事務局業務を丸2営業日削減しながら引継ぎと効率化を実現

株式会社キリン堂は、1955年に創業した日本のドラッグストアチェーンで、健康・美容・日用品を中心に多彩な商品を取り扱っています。本社は大阪府大阪市にあり、主に関西地域を中心にチェーン展開を進めています。医薬品、化粧品、食品、日用品、介護用品などを提供し、地域住民の健康をサポートする「健康ハブステーション」としての役割も担っています。また、調剤薬局の運営も行い、専門的な薬学知識に基づくサービスを提供しています。
今回は、取締役会の運営を担っている、管理本部 総務部の上野様、西村様、武田様にmichibiku導入のきっかけや活用状況について詳しくお伺いしました。
 
 

1.担当の業務
現在いらっしゃる部署の役割や、担当されているお仕事について教えてください。

上野様
キリン堂ホールディングスとキリン堂で管理本部総務部長を務めております。
総務部では、契約内容のリーガルチェックやトラブル・危機管理等の対応、株主総会、取締役会、弁護士等の専門家とのやりとりなど、経営企画とも連携しながら幅広い業務領域をカバーしています。
また、再上場を目指す中で事業継続は重要なテーマです。サステナビリティ委員会も立ち上がり、その事務局も担っています。サステナビリティ委員会の下にESG推進部会、コンプライアンス部会、リスク管理部会があり、ESG推進部会長を西村が担っています。michibikuの導入検討の当時は、取締役会事務局は私1人だけでした。現在は西村とともに行っています。


西村様
キリン堂ホールディングスの総務課長とキリン堂の総務課長を兼務しています。
私は入社後、約20年ほど店舗運営の業務が中心で、総務の仕事はここ8年位の関わりとなります。総務に来て最初は武田と法務の仕事をした後、現在は、キリン堂協栄会（取引先の集まり）の運営・サポートや、取締役会事務局、サステナビリティ委員会事務局も務めております。あとは総務として様々な部署、現場からの質問も含めて対応していますね。
取締役会事務局に私が入った時には既に紙対応がなく、michibikuでペーパーレスの運用に変わっていました。私は便利になってから携わらせて頂いています。


武田様
法務課として、会社の信用を維持していくためにも、契約書確認や弁護士とのやりとりを行っています。サステナビリティ関連では、コンプライアンス部会の運用、事務局を担当しています。取締役会事務局のサポートにも入っており、招集通知作成や資料アップロードといった実務を担っています。

1名だけでの取締役会事務局運営に苦労していたため、 フォーマルに使えるDXサービスを探していた

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

導入前の、取締役会の運営はどのようにされていましたか？

上野様
招集通知はWordで作ってメールで送付していました。
また、会議資料は参加者＋予備分を紙印刷し、全員分セットし配布していました。各部署から資料を収集し、それらを並べ、取りまとめて…。事務局は当時私1人だけで、その上、情報の秘匿性もあるので他の方に手伝って貰うわけにもいかず…。本当に大変でした。
議事録を私が作成した後、押印は郵送で回覧しつつ、紙にハンコを頂く形でした。
また、社外役員は東京にもおりましたので、調整に苦労しました。資料を郵送したり、議事録への押印を頂いたりするのも一苦労で、時には、社外役員が大阪に来られた際にホテルまで押印をお願いしに行くこともありました。
 　
　

取締役会運営上で特にどういった点に苦労・お悩みがありましたか？

上野様
一番は資料の準備ですね。そして議事録への押印を貰いに回る事。この2点がとにかく苦労していましたので、解決のための仕組みを探していました。
 　

　
事務局1名体制も相まって本当に大変だったのですね。そうした中で、michibiku導入を検討下さった背景・きっかけはどういったものでしたか？

上野様
「何か良いサービスがないか…」とインターネット検索をした時、michibikuを知りました。
当時は、議事録作成だけで見れば色々ツールがありましたが、会議資料含め一連ペーパーレスに出来て、かつ、取締役会というフォーマルな場にも使えるツールはmichibiku以外になかなか見つかりませんでした。
他にない先進的なサービスで、セキュリティもしっかりしている。社長は公認会計士の経験もあり、「信頼できそう」と感じ、話を聞いてみることにしました。
 　
　

貴社にはmichibikuリリース早期から導入決定（2022年）頂きました。michibikuに決めて頂いた、評価ポイントはどういった点でしたか？

上野様
実際、商談でデモを見て「これなら行けるかもしれない」と感じたこと。そして、システム・セキュリティ面の懸念事項も突破できたことで導入に至りました。
導入に至るまでは何度か役員に対する説明会を開き、約1年かかりました。中村社長にも足を運んでもらいました。重要会議に使いますので、セキュリティ面に懸念はないか、細かい仕組みも都度お伺いし検討を進めました。結果、セキュリティ面も安心と判断でき、無事導入に至りました。

事務局工数が約2営業日分削減に！システム化により、他メンバーの引継ぎ、サポートも円滑に進められるようになった

3.導入後について

導入前に抱えられていた、悩み・課題は解決されてきましたか？

上野様
解決できました！今は、総務・法務メンバーも入って事務局運用ができるようにもなり、楽になりました。引継ぎもシステムがあるからこそスムーズにやりやすいです。
武田様
私は途中から事務局運用に入るようになりましたが、上野の話を聞いていると、先にmichibikuが導入されていて良かった…と改めて感じますね。
 　
　

定量的に見るといかがでしょうか？

上野様
導入前と後を比べると、丸っと2営業日ほどは工数削減できたのではないでしょうか。資料を準備したり、押印を依頼するといった手間が一気に削減されました。
そして、昔に比べて今は社外役員の人数も更に増えておりますし、資料の早期共有といった要請も高まっています。昔と同じ方法で運用しようとしたら回らなかったと思います。
 
　

丸ごと2営業日分の工数削減・効率化に貢献できているとのことで嬉しいです！
リリース当初から利用頂く中、利用の序盤はシステムが整っていない面もあったのではと思っております。率直にmichibikuを使ってみて、感想はいかがですか？

上野様
2022年の導入当初は、システムもまだまだ原始的で、役員からのクレームも多く「ミチビクなのに導いてくれない…」と思うこともありましたね。
ですが、何度もミチビクさんに問い合わせたり、現場に則した改善を要望して、徐々にシステムがグレードアップし、使いやすくなってきました。日々改善されていって、現在は、より実務にフィットしたサービスに進化してきたと思います。
 
西村様
当初はエラー等あって上手く使えない場面もあったのですが、バージョンアップで解消されていき、今年1年使う中では困ることもなくスムーズに使えております。
操作性も問題なく、招集通知や資料のアップロードや通知メール等、円滑に進められます。
michibiku導入後から事務局運用に携わるようになったので、私にとってはmichibikuの運用が当たり前になっています。
資料の差し替えがリアルタイムでスピーディーに出来てありがたいです。資料を事前に読み込んでもらえる分、内容の質問やり取りが事前に増えたと感じます。
新しく入った役員方も問題なく使って頂けております。

　

　
　

4.今後について
取締役会運営を今後どの様に進めていきたい、といった展望があれば教えてください

上野様
議事録の作成をまだ私が主に行っていますので、議事録作成も引き継いでいけるようにしていければ…と思います。
　

michibikuに今後期待する事があれば教えてください

上野様
今ある機能の更なる進化に期待しています。例えば、議事録の確認ボタンや確認期日の欄がより目立つようになって、役員側に一層迅速に確認対応頂ける後押しとなればなと思います。
　
　

どんな企業に、michibikuをおすすめしたいと思いますか？

上野様
取締役会運営において、アナログ・手作業をまだやっている企業様に是非おすすめしたいです。絶対便利になりますので。

ミチビクのメンバーに一言エールをお願いします！

上野様
日々、システムを改良して頂いておりますが、今後も現場の声を拾いながらのアップデートに期待しています！
 　
　

ありがとうございます！今後もミチビクでは、お客様の声を元に更なる機能の進化・アップデートに励んでまいりますのでご期待ください。本日は貴重なお話、ありがとうございました！

 
　
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