ペーパーレスの未来へ michibiku導入でさらなる革新へ大きく前進

株式会社上組は、1867年に創業し150年以上の歴史のある、総合物流カンパニーです。特に、港湾運送業界では最大手として、国内6大港のコンテナ取扱量トップクラスを誇っています。
今回は、取締役会の運営実務を担っている、総務部 総務課の高井様に、michibiku活用のご状況などについて、詳しくお伺いしました。

1.担当の業務

現在の部署の役割や高井様が担当されているお仕事について教えてください。

高井様：
私の所属する総務部は約20名の体制で運営しており、株主総会をはじめとする取締役会等の各種重要会議の運営管理、法務対応や株式管理など幅広い業務を担っています。
また、私自身は広報部も兼務しており、適時開示やプレスリリース等の社外広報に加え、社内報の制作といった社内広報や、宣伝広告によるブランディング戦略の検討実施などを対応しております。
　
　

取締役会事務局業務のデジタル化を進めたい

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

導入前の取締役会の運営はどのようにされていましたか？

高井様：
招集通知や議案書はWordで作成したものをPDFに変換し、メール送付していました。
会議資料となる稟議書は紙ベースで運用していたので、紙をPDF化して共有する形でした。
会議当日は、参加者の手元PCで会議資料を閲覧できるよう、予め会議資料を格納したUSBを用意していました。
議事録については、Wordで作成したものを関係者に確認頂いた後、印刷・製本し、各役員へ押印いただいておりました。                    

振り返ってみて、取締役会運営で特に苦労やお悩みがあったのはどういった点でしたか？

高井様：
michibiku導入前の運用は、アナログとデジタルが混在している状況でした。特に苦労していたのは役員へのメール連絡や資料共有の点です。会議資料（稟議書）の訂正や差し替えの都度、手作業による資料のPDF変換、パスワード設定～メール再送…といった事が発生しておりました。
郵送とメール、紙とPDFが混在する事での、役員・事務局双方の運用の手間、という点は勿論ですが、セキュリティ面の不安・情報漏洩リスクがある点も課題に感じていました。
また、議事録への押印手続きについても、直接押印を頂くために事務局員が直接役員の所へお伺いするといった事も発生しており大変でしたね。

そうした中、michibiku導入を検討下さった背景やきっかけを教えてください。

高井様：
こうした運営の悩みを「いずれは改善したい」と考えつつ、取締役会という重要機密を扱う会議の性質上、二の足を踏んでおりました。そうした中、中期経営計画テーマの一つに「DXによる事業の強化」が掲げられたことを契機に取締役会運営のデジタル化に着手し、プロダクト導入検討に至りました。michibikuはインターネットで検索をしている中で発見しました。

貴社は歴史ある企業でもあり、スタートアップに対する懸念もあられたのではと思いますがいかがでしょうか？michibikuを選んでくださった決め手があれば教えてください。

高井様：
導入検討に際してはmichibiku以外のツールも比較検討しておりました。その中で、取締役会運営に関わる業務を一元管理できる点、セキュリティ面、直観的なUIとコストパフォーマンスの良さを評価し、michibikuに決めました。
正直、スタートアップ企業という点に関して、社内で不安視する声もありました。一方で、スタートアップ企業であるにも関わらず他企業と同水準以上のサービスレベル、フォローアップ体制を保持していた点や、今後のサービスの拡張性に期待を持てたのがミチビクさんでした。
　
　

　
　

michibikuがデジタルに慣れる第一歩に　資料の早期共有が取締役会の議論活発化にも寄与

3.導入後について

導入後、事務局として業務の改善を感じられている点はいかがでしょうか？

高井様：
各種連絡をはじめ、資料の共有や差し替えなどの関連作業がmichibikuというツールを介することで劇的に改善されました。 各種アラートやリマインドもmichibikuから自動的に飛ぶようになったので非常に効率的な運営が出来ています。
事務局の工数は、michibikuの導入と同時に進めた稟議書のペーパーレス化の効果も合わせて半減した印象があります。     
また、michibiku導入に合わせて議案資料の紙保管をやめたので、各種資料のデジタル化と相まって、議事録の製本作業や書庫保管スペースが削減されたことも大きな恩恵として感じています。各役員においてもシステムにログインすれば議案や議事録などの過去資料にスムーズにアクセス可能となった点について、利便性が上がったとのお声をいただいております。          

皆様に新たなツールやデジタル対応に慣れて頂く上では、苦労もあったのではと思います。導入後、役員方の反応や、定着の状況はいかがでしたか？

高井様：
弊社の当時役員は比較的年齢層が高かったこともあり、アナログからデジタルへの移行後約2カ月は多くの問い合わせを受けましたが、michibikuのシステム操作はシンプルで直感的に使える部分が多く、徐々に問い合わせは減りました。
実は、役員を対象とした全体の操作説明会は1度しか開催しておらず、ほとんどの人はその1回の説明会だけで理解頂けました。それだけ分かりやすい作りになっているのだと感じます。
今では役員・事務局の双方で「michibikuの利用が定着しており、「他の会議体でも使えないか？」といったお声をいただき、他会議でもmichibikuを活用するような状況となっております。

コーポレートガバナンス・コード対応の観点で、michibikuの評価はいかがですか？

高井様：
     コーポレートガバナンス・コードの『会議資料の早期共有』に貢献している点が大きいと感じます。     
これまで資料共有は「会議の3日前」と目標を定める一方、議案を何回もメールで送信することに抵抗があったため、遅れて来た資料に引っ張られて期日に間に合わないケースが散見されましたが、michibiku導入後は議案データの送信がしやすくなったので、期日に揃ったものから順次送信することができ、結果的に資料のリードタイムが短縮しました。
早期共有の実現により、役員が手元で資料を熟読する時間を確保できるようになり、結果として取締役会の議論の活性化に繋がっているような印象を受けております。
特に社外役員においては、社内役員に比べ情報量の差がある中で、直前に会議資料が来ると読み込む時間が十分に取れないと、お困りの声も受けていた中での制度変更でしたので、今回のmichibiku導入に関してはポジティブなご評価をいただけております。

その他、導入後に感じられているメリットはございますか？

高井様：
取締役会という社内の最重要会議がデジタル化・ペーパーレス化に踏み切れたことで、社内全体でもデジタル化を推進しやすい環境を醸成出来たという点に大きな恩恵を感じています。
今まで慣れ親しんだ紙中心のアナログ文化を捨て、ペーパーを前提としたデジタル運用に切り替えるには想像以上の抵抗感がありましたが、michibiku導入を含む取締役会のデジタル化を通じて、経営層の理解を得られたことで、その後の社内業務のデジタル化が格段に進めやすくなりました。
　
　

DX推進の一助としてmichibikuを勧めていきたい

4.今後について

今後、michibikuを更にこう活用したい、といった展望があれば是非教えてください。

高井様：
michibikuの導入を通じ早期に資料共有できるようになった事が契機になり、当日の取締役会での議論が以前より活発化してきた印象があります。
取締役会のみならず、他会議体でもmichibikuの利活用を進めて社内業務のデジタル化推進に寄与出来れば、と考えております。

michibikuへのご要望、今後期待する事があれば教えてください。

高井様：
基本機能に不満はありませんが、人事異動発生時の設定変更がよりスムーズに行えると嬉しいです。
また、議事録音の書き起こし機能も気になっております。また、今後、どこかで書面決議対応も出てくると思いますので、そういった事案が出てきた際には書面決議機能も使ってみたいと思います。

どういった企業様に、michibikuをオススメしたいと思いますか？

高井様：
取締役会業務に限らず、会社としてDXや電子化が進みづらい状況にある企業にオススメです。
当社はmichibiku導入と並行で稟議書などの社内書類の電子化をパッケージで進めました。役員の理解を得られたことで、社内業務の電子化が格段に進めやすくなりました。

良かったら、ミチビクに一言エールをお願いします！

高井様：
まずは、ミチビク様には「michibiku」というソリューションを通じて、弊社の取締役会運営を改善に導いてくださったこと、この場をお借りして感謝申し上げます。
「取締役会運営」というコアな領域にフォーカスしたサービスを提供している企業自体が限られている中、御社はこれを専門に運営されているという点で、私としては非常に心強く、また大変有難さを感じております。
関係法令やコーポレートガバナンス・コード等の改正が相次ぎ、取締役会の重要性が日々増していく状況下において、「michibiku」に求められる機能も必然的に増えてくると思われます。
今後も立ち止まることなく、より良いサービス作りを進めていってください！
　
　

　
　

温かいお言葉、ありがとうございます！
ミチビクは引き続き、日本企業のより良い意思決定を支える、より良いサービス作りに邁進してまいりますので今後ともよろしくお願いします。本日は貴重なお話、ありがとうございました！

　
　
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