押印の電子化、資料共有の効率化を実現、本質的な業務に集中できるようになった

伊藤忠食糧株式会社は、甘味料・小麦粉・油脂・米穀・製菓原料・飲料原料などの食料原料の国内販売を主要事業とする食品原料商社です。また、設立50年の歴史を持つ、伊藤忠グループの一つであり、食品原料を供給する機能のみならず、「食」に関するアイデアを提供するなど、付加価値の高いサービス提供を行っています。
今回は、取締役会の運営実務を担っている管理本部の新井様、経営企画部の志村様に、michibiku活用のご状況などについて、詳しくお伺いしました。

押印部分の電子化、資料の共有のシステム化により大幅に業務が効率化

弊社システムの導入前は、取締役会運営に関して、どのような課題があったのでしょうか？

新井様
まず、招集通知や議事録はワードで作成し、メールで展開をする、というおそらく一般的なフローで行っていました。この中で、取締役会議事録に関しては紙面製本を行い、回覧を行う、ということを行っていたのですが、当社には親会社の取締役が複数名おりまして、そのため親会社に郵送し、押印をいただいていた、という煩雑な状況がありました。
また、資料回覧の対象者も約30名程おりまして、修正の度に何回もメールで資料を送りなおして、ということを行っていました。会議資料の中には数百ページの大容量のものもあり、メールの容量制限の関係で、分割して送りなおさなければならない時には、忙しいタイミングで非常に大変な状況になっていました。

なるほど、大変な状況だったのですね。これらの課題は導入後、解決されましたでしょうか？

新井様
はい、押印フローが電子化されたので郵送の手間も無くなりましたし、押印の状況を事務局側で確認ができるので、非常に助かっています。社外や非常勤の役員の方ですと、そこで押印が止まってしまう、役員の方の出張が重なると対応も長引いてしまう、ということもあったので、それらが解消されました。
資料の回覧についても、最大で４分割して資料を送ることもあったのですが、資料一式を添付して送付することがシステム上容易になりました。直前の差し替えも余裕をもって行えるようになったので、資料の中身の確認に重きを置けるようになりました。

嬉しいお言葉、ありがとうございます。役員様の反応はいかがでございましょうか？

新井様
役員の方々からは、導入当初こそ、ログインの仕方や、議事録確認のフローへのご理解など、部分部分手間に感じられてしまう所もありましたが、すぐに慣れて、浸透した様子です。非常勤役員の方からも特にネガティブな意見はあがっておりません。操作方法自体はシンプルで、一度覚えてしまえば問題無く操作できるという印象です。
承認フローという観点ですが、ワークフローの機能（※ michibikuシステム内で、指定した対象者の確認を取ってから、他の役員様に送付できるワークフローの機能）により社内確認を取ってから送付できるようになってので、それも良いと感じています。

どんどん改善されていく使い勝手や機能アップデートに期待

導入当初の課題が解決されたとのこと、嬉しく思います。ところで、当初の選定ポイントはどのような所にあったのでしょうか？

新井様
ここはシンプルに取締役会の運営管理を電子化するサービスを複数社選定して、社内コンペを実施しました。その中で、総合的に判断をして、御社サービスを選定しました。
また、先に述べた点もそうなのですが、取締役会議事録を作成する過程で、前年同月のフォルダから議事録を呼出して参照する、という工程を行っていたのですが、過去の付議事項を一覧化する機能により、ちょっとした手間も減らせる、というのは気に入った要素です。こちらは、付議事項の一覧表をExcelでダウンロードもできるとのことで、活用してみたいと考えています。

今後は、弊社システムの活用の幅をどのように広げていくお考えでしょうか？

新井様
書面決議機能というものがあるようで、まだ使ったことが無いのですが、機会があれば是非使ってみたいと考えています。
また、株主総会をはじめとした、その他の会議体でも使えないか、検討を行いたいです。

志村様
音声書き起こし機能に興味を持っています。
弊社では会議にTeamsを使用しているのですが、本日お話をさせていただく中で、Teamsから出力される会議データ（音声データ）からも書き起こしができることがわかったので、試してみる考えです。

是非、ご活用の幅を広げていただきたく、よろしくお願いいたします。最後に、弊社サービスに対するご要望をざっくばらんに教えていただいてもよろしいでしょうか？

新井様
細かい部分、例えば会議の参加場所のカスタマイズや、目的事項の採番部分など、もっとブラッシュアップできる部分があると感じているので、こういった要素を改善していただけるとありがたいです。

志村様
社外の役員への督促時、取りまとめを行う秘書の方がいらっしゃりまして、そういった秘書の方々への代理権限が設定できると良いな、と感じています。議事録のチェックや確認は秘書の方が行える一方、最終的な電子署名は役員様しか行えないようにできる、というような細かい権限設定が実現できると嬉しいです。
毎月、何かしらアップデートの案内が来ているので、開発に期待しています。

ありがとうございます！弊社では、開発スピードを重視して体制を構築しておりますので、今後も改善に取り組んでまいります。本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました！引き続き、よろしくお願い申し上げます。

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