複数子会社の取締役会運営をmichibikuで一元化！情報分散と運用の手間を解消し、会議の高度化の第一歩へ

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2021年3月には東京証券取引所マザーズ（現：グロース市場）へ上場を果たし、さらなる成長を続けております。

1.担当の業務

現在いらっしゃる部署の役割や、担当されているお仕事について教えてください。

杉本様
経営管理部でゼネラルマネージャーをしております。
経営管理部は1、2年前に創設された部署で、経営管理、総務、法務の3チームで構成されています。元々は総務と広報が同じ部署だったのですが、より経営管理に深く向き合えるようにすべく、現部署を立ち上げるに至りました。
総務や経営管理といった部門では、どうしても多種多様な対応を行うシーンも多いですが、そうした中でも各領域の専門家になれるように、といった思いを込めてチーム運営を行っています。経営管理チームではガバナンスを深堀しながら、業務が円滑に進むよう各種ルール整備や重要会議の事務局を担っています。
福永様
私は当初、法務兼総務で入社したのですが、今は法務を    外れて、経営管理で会社運用、社内規定管理を主に担っております。そして、経営管理チームのメイン業務が取締役会や株主総会の事務局です。
妹尾様
取締役会の実働、運営を担当しています。会議に同席し議事録を作成するなどの実務の他、他部署が拾っていない業務を総務としてカバーしています。現在、michibikuのシステムをメインで使っているのが私になりますね。

複数の子会社がある中、重要会議の情報連携をmichibikuに一本化したい

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

導入前の、取締役会の運営はどのようにされていましたか？

福永様
招集通知はMicrosoft Word等で作成し、chatworkで配信していました。資料共有は、通常業務ではGoogleDriveを使いつつ、取締役会関連資料はセキュリティ観点でBOXを使っていましたね。
当日はweb会議で取締役会を開催し、議事録はその場で内容を聞きながら作成していました。議事録の署名は、電子署名ツールを使いつつ、登記周りは一部紙対応を行う形でした。
 　
　

そうした中で、michibiku導入を検討下さった背景やきっかけはどういったものでしたか？

福永様
きっかけとしては、大きく2つあります。
1つ目は、グループ会社が増え、事務局側も役員側も管理・対応が大変になったことです。
当時、ちょうど子会社が増え、一気に子会社3社を含めた4社を、バックオフィスでまとめて親会社のi-plugで見ることになりました。
しかし、いざ各社状況を見ると、4社の業務利用ツールがバラバラ。チャットツールも、資料共有ツールも、各社各様の状態で…。対応の煩雑さも勿論ですが、情報が分散してしまい困っておりました。
各社を兼務中の役員からしても、バラバラの方法で招集通知や資料が連携されてくるので、確認にも一苦労の状態が続いていました。
勿論、抜本的に各業務の全ツールを統一する事も解決の一案としてありつつも、それには時間も対応コストも非常にかかってしまいます。そうした中、michibikuのシステムを知り、「まず、重要会議である取締役会に使うツールを、michibikuで一本化していきましょう」と。社内に打診したところ、反対意見もなく、直ぐ変えていきましょう、と賛同を得られました。
2つ目は、事務局対応の引継ぎが出来るよう、業務を脱属人化したいと考えたことです。
妹尾の入社を機に、事務局業務を彼女に引き継ぎしようとした中で、改めて業務が属人化していることを痛感しました。michibikuのシステムを通じ、脱属人化と引継ぎしやすい体制を作りたいと思いました。
 　
　

グループ会社管理の負荷増と引継ぎのタイミングの中でご検討頂いたのですね。最終的にmichibikuに意思決定した、決め手があれば教えてください。

福永様
役員に響いたのは、複数会社の取締役会を、一元対応が出来ることですね。
そして複数の重要会議も一元対応できる点もメリットでした。今だと、監査役会や取締役会の書面決議にもmichibikuを活用しています。
　
　

　
　

バラバラのツールでの情報管理がmichibikuに一本化！役員の資料読み込み時間確保に加え、他部署連携もスムーズに

3.導入後について

導入前に抱えられていた、悩み・課題は解決されてきましたか？

杉本様
まず、「情報の分散」の悩みが解決されたと感じます。
福永様
各役員の確認状況が可視化されたのも嬉しい点です。ChatworkやSlackで配信していた時は、議事録や資料を本当に見てもらえているか分からなかったのですが、michibiku導入後は、各人の閲覧履歴もすぐに確認が出来ます。
また、以前よりも役員にしっかり資料を見てもらえるようになったと感じます。閲覧履歴が分かるから、もあるかもしれませんが、それ以上に、今まではバラバラの場所、ツールへ資料を探しに行く手間がある状態だったところが、michibiku上で各社の資料を簡単に切り替えながら確認できるようになったので、結果として読み込む時間を取れるようになったのではないでしょうか。

システムをお使いいただく中での、事務局の皆様・役員の皆様の反応はいかがでしょうか？

杉本様
事務局としては、操作面など苦労なく進められたと感じます。
福永様
導入の最初は少し切り替えに苦労しましたね。各子会社の取締役会を同日開催している事もあって、各社の議事録の確認と署名を同タイミングに回す中、役員の確認漏れが発生する場面もありました。
一方で、この悩みをミチビクさんに相談したところ、michibikuに「やることリスト」を実装して頂けました。これでTODOを追いやすくなったので助かっています。
　
　

「やることリスト」の開発は貴社のお声もきっかけだったのですね。機能実装を通じ、不を解消できた事、嬉しく思います！

福永様
あとは役員からは「一元管理が出来る」点にメリットを感じているとフィードバックを貰っています。以前はとにかく情報を取りに行くことが大変でしたので、そこが変わったのはありがたいですね。
 　
　

その他、michibiku導入を通じて、当初想定とは異なる思わぬ効果もあれば教えてください。

福永様
一つは、電子署名が一斉送信方式で出来て署名完了までが楽になったことですね。
導入前に使っていた電子署名はリレー方式で、誰かが滞留させると完了できない苦労がありました。その点michibikuの電子署名は一斉方式ですので、とても進めやすくなりました。
妹尾様
資料保管場所が1発でわかるようになったことも大きいです。
今まではドライブ・フォルダの中を1つ1つ探していたところが、michibikuに重要会議資料が一元化されたので、いざ役員から確認依頼があった際もスムーズに探せるようになりありがたいです。
杉本様
「付議事項一覧」も役に立っています。過去の議案が自動で蓄積され、検索すればすぐわかるようになりました。昔はExcelファイル上でいつ頃の話だったかを思い出しつつ探していたので、楽になりました。
妹尾様
あとは会議資料に議案名の紐付けが出来ますので、各議案の資料の過不足状況が一目で管理できるようになりました。第●号議案の資料がまだないから、関係部署に確認しよう、といった動きを取りやすくなりました。
そして、michibikuを入れてから他部署との連携を取りやすくなった、というメリットを強く感じます。一元化されたことで、あれこれのツールを見に行って、ということなく、お互いに「michibikuのここを見て下さい」とスムーズにやり取りできるようになりました。
 　
　

グループでの運用一本化、だけでなく、1つ1つの実対応の面でもお役立ちできているのですね。他部署とのやりとりがスムーズになるのも一元化のメリットですね！
　
 　

本気の意見をぶつけ合える、議論中心の取締役会への進化を、事務局の適切な情報提供で加速させたい

4.今後について
　
取締役会運営を今後どの様に進めていきたい、といった展望があれば教えてください。

杉本様
最終的に、取締役会の時間の使い方に関して、決議や将来課題に対する議論を中心にしていけるようにできたらと考えています。
そうした場を作るには、各役員の情報量を同じにしていく事が必要で、特に社外役員と社内役員の情報量の差をいかに埋めていけるかが、事務局として必要な働きかけだと思っています。情報差をカバーできるよう、事務局としてしっかり情報提供をしていきたいですね。
そして、そのためには、事務局も役員と同じ位の知識を備えていかねばなりません。例えば「コーポレートの知見はあれど、営業の知見が少ない」となれば、資料のこの点が足りない、といった指摘もできなくなってしまうので。事務局がしっかり知識を蓄えて、ガイドできるようにできればと思いますし、それを親会社だけでなく、各子会社に対しても同様に行っていけるよう進化を続けられればと考えます。
そうしたことを通じて、形式的から実質的な取締役会に進化させていきたいです。報告中心の形から、一層議論中心の形へ。議論が発生するからこそ、より良い意思決定が出来る。もっと会議の中で本気の意見をぶつけ合える。そういった会になるよう、事務局として支援をしていきたいです。
 　
　

michibikuに今後期待する事があれば教えてください。

杉本様
細かい点で行くと、議事録作成の改行や空白調整がもう少しやりやすくなると嬉しいです。
一方で「取締役会DX」ツールとして、より深い進化も期待しています。
「取締役会で困ったらミチビクに聞こう！michibikuを使って解決しよう！」となる、サービスの横展開もどんどんしてもらえることを期待していますし、株主総会の連動や、重要会議の開催のスケジュール管理なども一元化されてくる事に期待しています。
妹尾様
議事録関連ですと、テンプレートが複数登録できると嬉しいです。あとは今後も、michibikuのステップに則っていけば、ガバナンスコードにばっちり対応できる、となるように、引き続きサポート頂けますとありがたいです。
そして、年間の決議スケジュール等をmichibiku上でカレンダー登録していけると、ますますmichibikuへの一元化が進んでいくと思います。
 　
　

どんな企業に、michibikuをおすすめしたいと思いますか？

杉本様
グループ企業が多く、それぞれツールがあって煩雑化しているような会社様。あとは、取締役会を紙でやっているような会社様。
実際に使ってみて、複数企業があっても一元管理できる点がmichibikuの一番良い点だと思っています。グループ企業が多く、管理に困っている会社へぜひおすすめしたいです！
 　
　

良かったら、最後にミチビクのメンバーに一言エールをお願いします！

杉本様
今後もスピーディーな開発・改善に期待しています！
日々要望を聞いて頂きながら、出来る限り早く実装します、といったお答えの通り、着々と実装頂けているのは嬉しいです。今後もよろしくお願いいたします！
 　
　

ありがとうございます！今回貰ったご要望も、着々と実装を進行中のものがありますのでご期待下さい。引き続きミチビクでは、より良い取締役会作りを支えられるよう、進化を続けてまいります。本日は貴重なお話、ありがとうございました！

　
　
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