取締役会の運営にかかるトータルコストが10分の1に

Holoeyes株式会社（以下「Holoeyes社）は、臨床医療、医療教育のためのバーチャルリアリティ技術を活用した医療機器ソフトウェア「Holoeyes MD」および非医療機器ソフトウェアとしての「Holoeyes XR」、メタバース的空間コミュニケーションを実現する「Holoeyes VS」、そしてユーザーが簡単に空間コンテンツを作成し配信できる教育プラットフォーム「Holoeyes Edu」を提供するスタートアップ企業です。カンファレンスでの受賞やメディア掲載も話題の同社。医療機器メーカーとしての認可も取得し、事業成長に伴って、取締役会に関連するメンバーが増加していました。運営管理にかかるストレスも増えていましたが、オペレーショナルな部分を最小に抑え、議論に集中する環境を構築したいと考えた結果、michibikuをご利用いただくことに。今回は取締役 兼 COO 兼 CSOの新城さまに、michibiku導入のきっかけや効果を詳しく伺いました。

各プロセスで確認も必要となり、ストレスも含めた異様なコストがかかっていた

ー 取締役会の運営に関して、どのような課題があったのでしょうか？

新城さま
Holoeyesは、直近で経営体制を変更していて、変更後に私（新城さま）が取締役会の運営をするようになりました。前任のときから、運営に不備が出てはいけないので、インプットしながら慎重に運営をしていました。この領域の専門家ではないので、いろいろなコストがかかっていました。

運営を実際にやってみて、とても手間がかかるんだということを感じました。招集通知を作成して送付するのも、ccに入れ忘れがないか？　とか、送るだけじゃなくて、確認の手間も都度かかってきます。会議に関連する資料共有も同じです。ファイル共有サービスが使える方と、セキュリティの関係でそれができない方など、相手の状況によって共有方法も変える必要がありました。そのため、共有のあとに「あれ？　ちゃんと共有ができているんだっけ？」という確認の手間がかかることもありました。

取締役会の中身より、段取りや段取り確認のために異様に大きなコストとストレスがかかっていました。ミスができない領域なのでメンタル負担も大きいですね。

ー michibikuを導入したきっかけを教えてください。

新城さま
実際に自分で取締役会の運営をやってみて、その大変さがわかりました。これは、見直すのに良い機会だと思ったんです。

取締役会って、とても重要なことを決める場なので、議論など中身に集中したい。なので、オペレーショナルな部分は極力、手離れさせたいと思っていました。そうなると、誰かに頼むか、なにかシステムに乗せられないかを検討するわけです。そこにmichibikuを見つけて、ちょうど探していたイメージに合致するものだったので、お話をいただいてすぐに導入を決めました。

ー michibikuを選んだポイントはどこにあったのでしょうか？

新城さま
取締役会の運営というところだと、招集通知、議事録の確認管理、署名まで丸っと一括でできるということが、すごく大事だと考えていました。電子契約ツールだと電子署名の部分だけなので、それができない。結局、招集通知とか自分で送らないといけないじゃないですか。送ったあと、管理するところもまた別途で発生してしまう…となると、面倒なままなんですよね。

紙を電子化すれば良いか？　というとそうじゃなくて。どのように情報をストックし、流通させていくのか？　情報の流通とストックの部分をパッケージ化したかった。michibikuだと、それができるので、すごく良いと感じました。ここが、決め手になりました。

システムに任せることで、オペレーションコストもストレスも大幅に削減。本質的な部分に注力できるように

ー michibikuを導入してみて、導入前と導入後での変化はいかがですか？

新城さま
本当に助かっています、お世辞抜きで。利用を開始してから、取締役会の資料をしっかりと整えるというところに集中できています。オブザーバーを含めると関与メンバーが多くいるので、最初のユーザー招待のところは少し大変でしたが、一度登録できてしまえば、あとは本当に簡単に運営ができるようになりました。michibikuであれば、資料はアップロードすればOKで、招集通知の送信、議事録の確認なんかもクリックしていくだけで、スムーズに終わっていきます。これまでのように、相手に応じて、共有資料の送信方法を使い分ける必要もなくなりました。本当に楽になって、本質的な中身、取締役会の議論することに集中できるようになりました。

やっぱり標準化できていない形での運営って大変だったんですよ。参加者もどんどん増えていってますし。各プロセスと確認で思っている以上に負担があるんですよね。オペレーションとストレスと、そういった諸々の負担が10分の1ぐらいに減っている。それぐらい楽になったと感じています。取締役会やっている人たちはみんな使えばいいのにって、本当にそう思います。

ー michibikuへの要望があれば教えてください。

新城さま
取締役会以外にも、株主総会もできるといいですね。取締役会でmichibikuに慣れると、株主総会もこれでやりたいなって思います。株主総会もオペレーションのところは手間がかかるところなので。是非、お願いします。

ー 最後に、michibikuをオススメしたい企業を教えて下さい。

新城さま
取締役会を取り回す責任があるのって取締役になると思うんですけど、その人たちに取締役会の運営経験がない場合は、すぐに使ったほうが良いと思います。医師であったり、開発であったり、各領域のスペシャリストが経営者になるケースも増えていると思うんですけど、取締役会の運営とかって初めてだと調べながらやらないといけないので、すごく時間かかっちゃうじゃないですか。それよりも、その人にしか出来ない仕事に取り組んだ方がいいと思うんですよ。会社運営において、オペレーショナルな部分は可能な限りシステムに任せていくのはすごく大事だと感じています。

招集通知を送るのが大好きなんです！っていう場合は別だと思うんですけど、恐らくいないですよね（笑）それであればmichibiku使うのがいいんじゃないかなって思います（笑）

ー 引き続き、ご要望にお応えできるように改善を進めてまいります。新城さま、ありがとうございました！

番外編

弊社の代表の中村も、Holoeyes社のサービスを体験させていただきました。人体や医療に詳しくないのですが、ヘッドセットを装着するだけで、人体構造にアクセスできるのは、非常に貴重な経験でした。領域は違いますが、より良い世界を実現するために頑張っていきたい、と奮い立たせていただきました。



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