事務局・役員の負担を軽減。IPOを視野に入れたガバナンス強化にも効果を発揮

外部役員への「押印依頼」が最大の課題。膨大な工数を生むアナログ運用

1. 担当の業務について

現在の部署や担当されているお仕事について教えてください。

伊藤様
グループ経営企画本部に所属しております。IPOに向けた準備や取締役会・株主総会の運営、それから社内のPCなどIT端末管理も担当しています。部署には私を含めて4名おりますが、取締役会関連業務については私がメインで担当しております。

2. 導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

導入前の取締役会の運営はどのようにされていましたか？

伊藤様
基本的にWordで資料を作成し、招集通知や資料は全てメールで送付していました。議事録については電子化されておらず、紙に印刷して役員の方々に持っていき、押印をいただくという流れでした。
特に社外役員の方に押印をお願いする際は、直接足を運んだり、タイミングが合わない時はわざわざ会社に来ていただいたりと、かなりの手間がかかっていました。

特にどういった点に悩み、課題を抱えていらっしゃいましたか？

伊藤様
一番大変だったのは、議事録の押印ですね。社外役員への押印依頼は、本当に手間がかかります。
毎回の招集通知作成やメール送付も煩雑でした。特に、資料の差し替えが発生した場合は、もう一度、メールを送り直す必要があり、ひと苦労でした。
資料の収集も大変でしたね。各部署から個人チャットで送られてきた資料を一つひとつダウンロードし、それをジップファイル化してメールで送付する、という作業を繰り返していました。これだけでも、かなりの時間がかかっていたと思います。

michibiku導入を検討された背景を教えてください。

伊藤様
IPOを進めていく上で、取締役会のDX化とガバナンス強化が必要だと強く感じていました。michibikuはデモの段階から操作性が非常に良く、直感的に使いやすい設計でした。取締役会DXという分野自体が、まだサービスの少ない領域で、その中でもmichibikuは操作性に優れており、「これを選んでおけば間違いない」と確信できました。

使いやすさは特に注力している部分なので、嬉しいです。実際の導入は、どのように進みましたか？

伊藤様
当時の上長もDX推進に積極的だったので、稟議などは非常にスムーズに進みました。会社全体でIPOに向けたガバナンス強化の意識が高まっていた時期でしたので、導入の後押しになったと思います。
導入後は、役員の方々にシステムの使い方を説明したり、慣れていただくまでが多少大変でしたが、想定の範囲内でした。

資料収集から署名まで一元管理。事務局と役員双方の負担を軽減

3. 導入後について

導入前に抱えられていた課題は解決されましたか？

伊藤様
システム上で精度高く、スピーディーに進められるようになり、本当に助かっています。特に大きいのは、メール送付をしなくて良くなったことです。招集通知もシステム上で完結するようになりました。導入前に、Wordで前回の内容をコピー&ペーストして作成することで発生していたミスもなくなりました。

資料の収集作業も圧倒的に楽になりました。michibikuのシステム上に各部署が直接アップロードし、役員の方々が各々見るという運用になっています。以前は、全て手作業で集約していたので、この変化は非常に大きいですね。

作業時間の削減など、定量的な効果があればお聞かせください。

伊藤様
明確に時間を測定したわけではないのですが、資料を集める作業だけでもかなりの作業時間が削減できたと感じています。チャットを開いて、ダウンロードして、zip化してメールに添付して送るという一連の作業がなくなったことで、定期的に発生していた細々とした作業時間がゼロになりました。
また、招集通知の作成も、以前は前回の内容をコピーして修正する際にミスが起きることもありましたが、システム上で管理できるようになったことで、そういったミスも減りましたね。

効率化のお役に立てて良かったです！社内外の役員の方々の反応はいかがですか？

伊藤様
役員から導入による不満やシステムに関する問い合わせはほぼありません。
以前は、メールでの共有だったため、「閲覧できない」「ファイルが解凍できない」といった事態がしばしば発生していました。michibiku導入後はブラウザ上で全て見られるようになり、そういった問い合わせがなくなりました。
導入当初こそ「使い方がわからない」という質問はありましたが、スムーズに慣れていただけた印象です。使い勝手の良さで選んで正解でした。
電子署名への切り替えに関しても、役員のみなさんがお忙しく、出張が多いことを考えると、どこでも対応できるようになり、負担が大幅に軽減したのではないでしょうか。

IPO準備にも上場企業にも。取締役会DXで実現するガバナンス強化

4. 今後について

今後michibikuをどのように活用していきたいか、展望があれば教えてください。

伊藤様
IPOに向け、取締役会の運営体制のさらなる強化に活用していきたいです。現在は取締役会でしか使っていないのですが、今後は他の会議体にも導入していく予定です。
現在は、会議体ごとにWordで議事録や資料を作成して、保管している状態ですので、michibiku上で一括管理することで、効率化につながると考えています。
そして、AIによる音声書き起こし機能も、今後活用する予定です。現在は録音環境の都合で使えていませんが、環境を整えて本格的に活用すれば、議事録作成の負担が大幅に削減できると期待しています。

ありがとうございます！どんな企業にmichibikuをおすすめしたいと思いますか？

伊藤様
以前の当社のように、メールやWordで招集通知を作成・送付している企業には、ぜひおすすめしたいですね。michibikuを導入することで、工数が大幅に削減でき、資料の一元管理も可能となります。
また、クラウド上にデータを保管するので、データの破損などのリスクも回避でき、セキュリティ面でも非常に安心です。
IPOに向けて準備をしている会社はもちろん、すでに上場しているもののDX化が進んでいない企業にも、セキュリティ強化や効率化という面でおすすめです。また、ガバナンス強化という観点でも、非常に有効なツールだと感じています。事実、当社ではmichibiku導入によりIPO準備を大きく前進させることができました。

michibikuの導入により、取締役会運営の効率化だけでなく、セキュリティ向上やガバナンス強化も実現できたとのこと、大変嬉しく思います。今後も皆様の声を反映し、より良いサービス提供に努めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！