本体もグループ会社もmichibikuを活用。役員・事務局双方メリットを享受しながら、円滑なHD化移行も実現

「メールの容量制限」「終わらない郵送」「監査時の証憑コピー」。アナログ運用の苦労と限界

1.担当の業務と導入前の状況

現在の部署や担当されているお仕事について教えてください。

荒川様
総務部で部長を務めており、株主総会や取締役会の運営、法務業務、サステナビリティ推進に加え、管財や社用車・携帯電話の管理といった庶務領域まで幅広く管掌しています。
福富様
総務部総務グループのグループマネージャーとして、実務周りのリーダーを務めています。ホールディングス化に伴い、他部署に当てはまらない業務全般をカバーしており、荒川が統括、私が実務のマネジメントという体制です。

michibiku導入前の取締役会運営はどのようにされていましたか？

荒川様
以前はアナログな運用が中心でした。招集通知や資料はメールで送り、議事録は紙で作成して、役員の方々に押印していただく流れでした。

特に「しんどかった・大変だったこと」は何でしたか？

荒川様
大変だったのが、「データの送付」「郵送の手間」「監査対応時の証憑やり取り」です。 
例えば決算期などで資料が膨大になると、メールの容量制限に引っかかって一度で送れず、ファイルをいくつにも分割して送信しなければなりません。これが非常に手間でした。
また、社外役員が4名おり、紙の議事録を郵送〜回収するまでにかなりの日数がかかっていました。アナログだとどんな状態で議事録押印が滞ってしまっているかを把握しにくく苦労しましたね。
そして、会計監査人から証跡として議事録の提出を求められる際も、その都度コピーを取る必要があり、事務局として負荷がかかっていました。

「元公認会計士が作った」という安心感。DXを推進する経営方針とも合致

2.導入までの経緯

michibikuを知ったきっかけと、初期の印象はいかがでしたか？

荒川様
インターネットでの検索がきっかけです。当時、「電子署名だけ」ができるサービスは他にもありましたが、取締役会の一連の業務をすべてカバーできる「取締役会特化型」のサービスはmichibikuだけでした。

貴社には2022年とmichibikuリリース初期段階から導入を頂きました。導入の「決め手」は何でしたか？

荒川様
選定の決め手は「安心感」と「使いやすさ」です。 michibikuの中村社長が元々公認会計士であり、事業会社の苦労を知っている方が作っているという点に大きな安心感を覚えました。
また、取締役側が身構えてしまうような難しいシステムだと困りますが、michibikuは直感的に操作できそうだと感じたのもポイントでした。

導入にあたり、社内説得のハードルはございましたか？

荒川様
当時、当社がDX投資による業務効率化を推進していたタイミングだったので、会社の方向性と合致しておりスムーズでした。中村社長から直接お話を伺えた安心感や、価格的に導入しやすかったことも後押しになりました。「取締役会に特化したサービス」なので社内説明もしやすかったです。

運営時間は1/2に。進捗の「見える化」とボタン一つの「リマインド」で、心理的負担もゼロへ

3.導入後の効果と反応

導入後の効果はいかがでしょうか？

荒川様
体感として、取締役会運営にかかる時間は導入前の1/2くらいになったと感じています。
個別メール・郵送が無くなった事は勿論、特に製本作業がなくなったのも大きいですね。以前は分厚い資料を作成する際、普通のホッチキスでは留まらず、大きなホッチキスを使って苦労して留めていました。そうした物理的な作業や郵送の手間がなくなり、本当に楽になりました。
福富様
私は前職でも事務局をしていましたが、当時はmichibikuのようなシステムがない環境だったので、急ぎの際は直接役員のもとへ走ってハンコをもらいに行くこともありました。
そうした苦労を知っている身からすると、michibiku導入で工数は何分の一にもなっていると感じます。

機能面で、特に「これは助かっている」というものはありますか？

荒川様
システム全般が使いやすいですが、特に助かっているのは途中から搭載された「書き起こし機能」です。これがあるおかげで、議事録作成の手間が格段に減り、作成スピードが上がりました。
また、「リマインド機能」も便利です。メールで送るだけだと「見てもらえたかな？」と不安になりますが、michibikuなら閲覧状況（既読・未読）が一目で分かります。未読の方にはボタン一つでリマインド通知が送れるので、個別にメールを打つ心理的な負担や手間がなくなりました。

役員の方々からの反応はいかがでしたか？

荒川様
役員は長期の出張に出ることもありますが、出張先でも確認や署名がすべて完結できるため、「便利になった」という声をいただいています。
福富様
以前は郵送などの物理的な移動があったため、「今、この書類は誰の手元にあるのか？」「どこへ行ってしまったのか？」とヤキモキすることもありましたが、今は進捗がすべてシステム上で見える化されています。 どこにいてもタイムリーに対応でき、事務局としても完了までの日数が読めるようになったのは非常にありがたいです。

兼務役員の負担軽減と「証跡確認」の効率化。グループ会社への拡大理由

4.グループ会社への利用拡大について

1社導入に留まらず、各グループ会社へも導入を広げられています。その経緯を教えてください。

荒川様
まず、富士興産で使ってみて非常に便利だったので、ぜひグループ会社でも使ってほしいと思ったのがきっかけです。
加えて、構造的な課題もありました。当時の親会社であった富士興産からグループ会社へ役員が出向・兼務しているケースが多くあります。そのため以前は、グループ会社側で作成された議事録を、富士興産側の役員が確認するために郵送などのやり取りが発生していました。

導入によって、そのやり取りはどう変化しましたか？

荒川様
非常にスムーズになりました。グループ会社の監査において議事録の証跡が必要になる際も、以前はいちいちメールで「送ってください」と依頼する手間がありましたが、現在はアカウントに我々を追加してもらうだけで、こちらから直接システム上で確認・取得ができるようになりました。
グループ会社側の事務局にとっても、郵送やメール送付の手間が削減され、「ありがたい」という声が上がっており、グループ全体としての効率化に繋がっています。

ホールディングス化に伴う「グループガバナンス」の更なる強化へ

5.今後について

今後の展望をお聞かせください。

荒川様
2025年10月に「富士ユナイトホールディングス株式会社」を設立し、持株会社体制へ移行しました。もしmichibikuがない状態でこのホールディングス化を迎えていたら、紙が飛び交って収拾がつかない状態になっていたと思います。正直、想像したくもありませんね…！
M&Aによりグループ会社も増えてきているため、今後はmichibikuの活用も含めて、グループガバナンスのさらなる強化を進めていきたいと考えています。

今まさに導入を検討している企業に向けて、アドバイスやメッセージがあればお願いします。

荒川様
取締役会の事務局業務は、非常に手間のかかる作業です。そこをmichibikuで効率化し、浮いた時間を他の業務に振り分けられると良いですよね。
福富様
システムを入れていない苦労を知っているからこそ言えますが、導入することで工数は劇的に減ります。思い切って導入し、その効果を実感してみてはいかがでしょうか？

michibikuの導入をグループ会社にも広げて頂き、グループ全体の効率化・ガバナンス強化に繋げて頂いている事、ホールディングス化に際してもお役に立てた事嬉しく思います。今後も皆様の声を反映し、より良いサービス提供に努めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！