10営業日前の資料共有を実現！michibikuの業務効率化が、取締役会の意思決定の質向上への活動にも貢献

フジッコ株式会社は、1960年創業の歴史ある食品メーカーです。「ふじっ子煮」「おまめさん」に代表される昆布、豆製品で国内トップシェアを誇っていることに加え、「カスピ海ヨーグルト」といったヨーグルト製品やデザートに至るまで数々のロングセラー・ヒット商品を生み出しております。
本日は取締役会の運営を担っている、上席執行役員 経営企画本部長の尾西様と、経営企画部 ガバナンスグループ課長の小松様にmichibiku導入のきっかけや活用状況について詳しく伺いました。

1.担当の業務

現在いらっしゃる部署の役割や、担当されているお仕事について教えてください

尾西様
私の所属する経営企画本部には、経営企画部、経理部、システム企画部という3つの部署があります。その中でミチビクさんと関係するのが、経営企画部で、経営企画、ガバナンス、DX推進などを管轄しております。
小松様
私は経営企画部の中の「ガバナンスグループ」に所属しています。取締役会の運営事務局のほか、サステナビリティ関連の仕事もしております。
　
　

資料準備に奔走する中でのmichibikuとの出会い　セキュリティ面もクリアし導入へ

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

ご導入前の、取締役会の運営はどのようにされていましたか？

尾西様
招集通知はWordで作ってメールで配信していました。会議資料は、今現在は、10営業日前に送付できていますが、導入前の当時は頑張って5営業日前の送付が限界でした。メールでPDFを送りつつ、同日で社外役員向けには紙で郵送します。特に決算月は膨大なページ数になっていました。開示書類も多いので…。
会議当日は、コロナ禍では完全オンライン。今はオフライン開催になっています。当日資料は、社外役員が郵送資料に色々書きこんだものを持参されています。
議事録への署名は、導入前は紙に押印頂く形でした。メールで議事録確認を送り、メールのやり取りで加筆修正をし、内容が固まったものを印刷して、次の取締役会でハンコを持参頂き押印するスタイルです。
　
　

取締役会運営を振り返ってみて、特に悩んだり苦労されていたのはどういった点でしょうか？

尾西様
資料準備が一番大変でした。特に差し替え対応では、どの点が変わったか把握しながら、補足説明を添えることにも気を配っていました。会議の前日や、当日の朝にも差し替え依頼が来ることもありましたね。
また、決議となれば、当日滞りなく決議を行うべく「ここがどうなっているか」等、事前質問もやってきます。そうした中で、事前質問の対応のために資料差し替えが起きると、郵送資料に書きこまれていますので差し替えすること自体に胸が痛む…といった場面もありました。
　
　

michibiku導入の背景（きっかけ）を教えてください

尾西様
私宛にミチビクさんからダイレクトメールの手紙が届いたのがきっかけです。
この手紙で「取締役会DX」というキーワードを初めて知りました。受け取ったタイミングが、資料差し替えや当日差し込みの準備に早朝からプリントアウトに追われて、まさに大変な時でもありましたから、強く興味を持ちました。
小松様
率直に言うと、「取締役会DXって、どうやるの…？」と、当時は想像もつかなかったです。
尾西様
「こんなDXもあるんだ」と。手紙を貰ったのが2022年の10月頃だと思います。その年の3月に社内でDX推進委員会が立ち上がった所で、まさに「紙とハンコをなくそう」といったペーパーレス推進がテーマになっていました。手紙の中には「資料の準備大変ですよね」と書いてあって、「わかる！」と思わず共感してしまいました。
小松様
資料印刷でずっとコピー機を占領してしまう事もありましたね…。本当に大変でした。
　
　

まさにお困りの瞬間にmichibikuを知って頂けたのですね！michibikuに決めて頂いた、決め手や評価ポイントがあれば教えてください。

　
　
尾西様
「資料の差し替えがスムーズにいく」点が一番のポイントでした。メールで都度添付の共有だと埋もれてしまい、何が最新か分からなくなってしまうので…。プラットフォームで最新資料にアクセスできることで、役員側にも混乱なく情報共有ができそうな点が評価の大きなポイントでした。
当時の取締役会準備に追われる事務局の苦労は、取締役会の議長である社長も気づいて下さっていました。そこで、「michibikuという取締役会DXのシステムがあって…」と紹介をしたところ違和感なく受け止めて下さったんです。
また、導入で要チェックとなったのは、セキュリティ面です。取締役会は、会社の最重要会議でもあります。「本当に最重要会議のデータを預けて大丈夫か」は重要なポイントでした。
システム企画部門も交えて協議を進めていきました。色々とミチビクさんにも質問を致しましたが、納得のいく回答も頂けて、無事導入にたどり着くことが出来ました。
　
　

セキュリティ面でも安心を頂け導入に至ったこと嬉しく思います。弊社がスタートアップである点に不安はありませんでしたか？

　
　
尾西様
スタートアップである点はあまり心配がありませんでした。社長がデジタルに長けていたこともありますし、取締役会DX、というツール自体、今までにない最先端なものだったので、取り入れてみようとなりました。実際に導入後も新機能がどんどんアップデートされるなど、スタートアップならではのスピード感も感じています。
　
　

10営業日前の資料共有を実現し、社外役員への情報提供充実化に寄与！脱属人化で引継ぎもスムーズに

3.導入後について

導入前に抱えられていた、悩み・課題は解決されてきましたか？ぜひ定量的なポイントもあれば教えてください！

尾西様
一番大きい点で行くと、資料共有・配信が5営業日前→10営業日前になったことですね。
早期共有のおかげで、社外役員が資料を読みこみ検討する時間をしっかり確保できるようになりました。
小松様
michibiku導入で効率化が進んだことにより、事務局で社外役員向けのサマリ資料を作る時間を確保できるようになりました。また、社外役員向け事前説明会も、サマリも活用しつつ実施し、そこでご意見を貰い、当日回答を行うことも出来るようになりました。当日の手前でバタバタすることが無くなりましたね。

また、導入後は、取締役会当日もスムーズに終わるようになりました。
事前説明会の効果もあるかもしれませんが、事前に読み込む時間も出来たので、疑問点もクリアになった状態で当日に臨みやすくなったのではないでしょうか。
また、電子署名も大幅な時間削減に繋がりました。紙への押印が無くなり、署名依頼してから10日以内には完了出来ています。
取締役会全体で見ても、約3日分、各工程が前倒しできるようになったと思います。事務局業務が効率化できたおかげで、サステナビリティ関連の仕事に時間を使えるようになりました。
　

　
尾西様
また、効率化だけでなく、サクセッションの面でもmichibikuを入れてよかったと感じます。
私が事務局対応をしている時から、時運として取締役会の重要性が高まり、社外取締役の員数も増えていく中で、創意工夫をしながら業務を築き上げていっていました。そうした中、異動してきた小松に事務局業務を引き継ぐことになり説明に苦労しましたが、今後においては、いざ引き継ぐとなった時も、michibikuのプロセスに則って引き継いでいくことで円滑に進められると期待するところです。
招集通知の発送や、資料の追加、議事録の確認から署名まで、事務局業務が初めての人でもしっかり対応出来るようになるのは嬉しい点です。導入していなかったら、このようにスムーズには進まないと思います。

小松様
事務局対応も、例えばメールでやってしまうと、個人にしか履歴が残らないので、いちいちマニュアルを作らないと引継ぎが出来ないことになってしまいます。michibikuであれば、どう対応したか、システムで履歴が見えるので引継ぎやすいですね。
　
　

新しいシステムを活用いただく中ではご苦労もあったのではと思います。お使いいただく中での、事務局の皆様・役員の皆様の反応はいかがでしょうか？

小松様
社内・社外役員ともにネガティブな声は無く、むしろ歓迎してくださり、導入後も驚くほどスムーズに使って頂けました。年齢も高めだったり、IT慣れもしていない方もいる中でしたので、少々心配をしていたのですが、意外にも馴染んで頂けました。
また、弊社の場合、michibikuログインの2段階認証をオンにして活用すると決めていたので、尚更、最初は上手く操作を頂けるか心配もありました。
尾西様
一番ドキドキしたのは導入前の役員への説明会の時かもしれません。役員側は上手く使えるだろうか、と不安があったと思います。
ですが、実際触って頂くと、スッと問題なく進められる、となりましたね。
小松様
役員用のシステム操作画面が非常にシンプルになっていますよね。それもあって、「わかりやすい」と感じて頂けているのではないかなと思います。事務局用の画面も非常に使いやすいです。
尾西様
TeamsやOfffice365など、他のツールは様々なボタンがあるような作りになっていますよね。
その点michibikuはシンプルな形にボタンが絞られており、やるべきことが分かるのが良い点だと感じます。
小松様
また、事務局として、セキュリティ面にもメリットを感じています。導入前はメール添付での送付でしたので、漏洩のリスクもありました。導入後は、各資料をmichibikuに載せる形となりました。ログインしないと資料が見られませんので、漏洩リスクを回避できるようになったのはありがたいです。
尾西様
社外役員においては、2つメールアドレスを持つのは管理が大変、といったお声も頂きますしね。導入後は、どこから入ろうと、必ずログインや2段階認証を通らないと情報にアクセスが出来ない形になったので安心です。
　
　

その他、michibiku導入を通じての当初想定とは異なる思わぬ効果もあれば教えてください。

小松様
資料など各種閲覧状況の確認が出来るようになったことですね。導入前は、資料をメールで送っても、実際見て下さっているかが分かりませんでした。今だと、例えば、直前の差し替え等あった時も、閲覧状況を見に行き「見て貰えている」と、状況把握が出来るようになりました。
見た・見ていない、といった話にもなることも防げて、心理的安全性にもつながっています。
差し替えについても、通知メールを送る・送らないをコントロールできるので、誤植などの軽微な修正は通知せずに差し替えることができる機能は重宝しています。

尾西様
あと、資料の「保管」でも助かりました。導入以前は、当日の急な差し替えがあった時などに、結局どれを最新版として保管したらいいのか…と困ってしまう事もありました。
そうした点も、導入後は、michibikuに行けば最新版・最終版が分かるようになりましたし、過去資料を見たい、となった時も、michibikuにアクセスすればすぐ確認可能になった点はありがたいです。
　
　

事務局として、取締役会での更なる意思決定の質向上に寄与していきたい

4.今後について

取締役会運営を今後どの様に進めていきたい、といった展望があれば教えてください。

小松様
取締役会での意思決定の質を上げるための運営を引き続き頑張っていきたいですね。
尾西様
当社の場合、元々自由闊達に意見が出るような取締役会ではあります。そこから更に、michibikuでの効率化により生まれた時間を、会議資料サマリ提供や、事前説明会の充実化といった、社外役員の情報の差をなくすための活動に充てています。意思決定へより集中できる環境作りに取り組めていると感じます。
あとは、資料の質を上げる活動が出来れば、と考えます。議案上程部署は、漏れなく情報を伝えようと資料作成した結果、枚数が膨大になり、役員側が読み切ることが難しい…といったシーンもあります。コンパクトに情報を伝えられる分量・バランス感のある資料になればと思います。
　
　

michibikuに今後期待する事があれば教えてください。

尾西様
今後、会議資料のテンプレート等もあると嬉しいですね。
会議資料は、各社オリジナルのフォームがあり、いったい何を書くべきかと悩まれる方も多いと思います。最低限度、取締役会の決議をするうえでは、これを押さえておきましょう、ミチビクのリサーチ結果、「資料は●枚以内が推奨！」といった発信を頂くようなイメージです。そうした第三者的な意見でリサーチした基準を共有頂けると、役員や社内にも、資料をコンパクトにしましょうと相談しやすくなります。
　
　

どんな企業に、michibikuをおすすめしたいと思いますか？

小松様
事務局メンバーが少ない会社さんにおすすめしたいです。少ない人数だと本当に大変だと思います。michibikuがあるからこそ、会議運営の生産性が上がって、他の仕事もできるようになりました。
尾西様
5年前と比べると、取締役会の事務局へ求められることも高度化してきています。
例えば、役員の検討時間を取れているか、資料の共有タイミングもどんどん早くしましょう、といったことは実効性評価上の項目にもあるかと思います。
michibikuを使えば、資料も早期共有出来て、検討時間をしっかりとれますよと伝えたいです。
一連の流れがデジタルになって、すぐ共有もでき、保管も出来、閲覧状況も分かります。

あとは、取締役会事務局の引継ぎや属人化に悩んでいる企業にもおすすめしたいですね。導入した暁には、取締役会の事務局のハードルが絶対下がります。
取締役会事務局は、どうしても専門的だったり、また機密情報を扱うこともあり、属人化しやすい仕事ですよね。その人でないと、資料保管場所も分からず、セキュリティ面も考えて迂闊に伝達も難しい…。といった悩みを持たれることもあると思うんです。
michibikuがあるからこそ、そこに資料を入れたらいい。招集通知も、手順に沿って進行していけば良い。と、脱属人化が進んだと感じます。
　
　

最後に、ミチビクのメンバーにエールをいただければと思います！

小松様
新機能をどんどんリリース頂けて、ありがたいです！機能開発が早いなと感じます。また、問い合わせの対応も早くて助かっています。

尾西様
システムについて、色々と充実しつつも、ユーザーの使い勝手を考えて、UIをシンプルに絞って磨いて下さっているなと思います。だからこそ、年齢の高い方やITに不慣れな方でもスムーズにお使い頂けているのですよね。
今後とも、シンプルイズベストな進化に期待しています！

温かいお言葉ありがとうございます！今後とも、ミチビクは意思決定の質向上に向け、ますますサービスの進化に邁進してまいります。本日は貴重なお話、ありがとうございました！

　
　
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