押印の電子化、資料共有の効率化、オンライン登記を実現、実効性評価もmichibikuで対応

エレコム株式会社は、マウス、パソコン及びデジタル機器関連製品など様々な商品企画開発する、大手コンピュータ周辺機器メーカーです。約40年の歴史を持つ企業で、非常に多くのIT機器領域において業界トップシェアを誇っています。また、東南アジアを中心に海外展開も行っています。
今回は、取締役会の運営実務を担っている人事総務部の加藤様、木幡様、岡本様に、michibiku活用のご状況などについて、詳しくお伺いしました。

押印部分の電子化、資料の共有の負担軽減、オンライン登記への対応によりに業務が効率化

まず、弊社システムの導入のきっかけを教えてください

加藤様
導入の背景としては、社外取締役よりこれまでの印鑑を押していく、というやり方は古いんじゃないか、という声が出てきまして。それで電子対応をしていこう、紙を無くして行こう、という流れになりました。
単純に電子化するだけであるならば、様々な電子署名ソリューションがありますが、ガバナンス強化という目的もあり、御社のシステムを導入しました。
色々と検討はしたのですが、今回のニーズに合致するシステムが御社のシステムのみだったので、いわゆる相見積的な形での選定ではなかったです。

ありがとうございます。導入をしてみて、どのような変化がありましたか？

加藤様
まず当初の目的の一つである電子化、という部分については問題無く解消ができました。役員からも良い評価を得られています。

岡本様
これまで、会議資料の共有について、ファイルの容量が大きくなりすぎるので分割してパスワードをつけて送付する、ということを行っていたのですが、ここの部分が大きく解消されました。

木幡様
そこまで大きな負担でないとはいえ、議案内容に修正があったら、その都度分割して送りなおす、といった差し替え作業は無くなりました。

岡本様
他にも、株主総会終了後の登記についてもオンラインで対応できたので、効率化に寄与しました。

効率化のお手伝いができたこと、嬉しく思います。

実効性評価機能の改善や書き起こし精度の向上に期待

取締役会実効性評価にも取り組まれたとのことですが、いかがでしたでしょうか？

木幡様
取締役から直接改善の指摘を集められる、という点は非常に良いです。

岡本様
アンケートの実施について、michibikuシステムを使用しての操作は問題なくできました。
役員の方々から出てきた課題に対して対応ができているので、改善を進められていると実感しています。

加藤様
今後は、実効性の評価点数についても同業種の会社や同規模の会社と比べてどうなのか、という点も含めて見ていきたいと思っているので、そこは御社の改善を期待しています。

承知いたしました。業種や規模でも比較できるよう改善に取り組んでまいりますので、よろしくお願いいたします。
今後の取締役会の改善としては、どのようなことに取り組んでいくご予定でしょうか？

加藤様
事前準備をしっかり行っていこう、ということは習慣化されてきたので、今後は議論を深めていくような形で改善が行えれば、と考えています。
事前に資料を送付し、質疑応答が行える時間を確保する、ということに取り組んでいますが、やはり情報の非対称性のようなものは社内と社外でどうしても残ってしまうので、そういった点はこれからも解消する努力を行っていきたいです。

システムでの改善が難しい部分も確かにあると感じましたが、弊社のソリューションで解決できる所が無いか、今後も模索してまいります。
最後に、弊社に対するご要望があればお伺いできればと思います。

岡本様
音声書き起こしの質が向上すると良いな、と感じています。

加藤様
以前より、議事録の内容を精緻に作成するようになりまして、そこの部分に音声書き起こしを活用していきたいと考えています。その観点で、書き起こし結果は参考になっています。
一方で、書き起こし品質については、他社と比較すると精度は高いものの、まだ荒い部分があるので、今後、この点が改善されるのか？精度があがるのか？という所は気になっています。

岡本様
他にも、役員への議事録回覧部分など、Wordで役員とやり取りを行っているのでmichibikuシステムにて、インポート機能のようなものがあるとより便利になると感じています。
 

ありがとうございます！すぐの改善が難しい部分もありますが、弊社では開発スピードを重視して体制を構築しております。
今後とも改善に取り組んで参りますので、引き続き、よろしくお願いいたします。本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました！

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