2025.03.16
バラバラのツール、属人化からの脱却—michibikuで叶える取締役会運営DX
株式会社大広 総務部 木村様、根本様
株式会社大広は、1944年に大阪で設立された広告会社で、現在は東京と大阪の二本社体制を敷いています。博報堂ＤＹホールディングスの一員として、新聞、雑誌、ラジオ、テレビから、デジタルメディアやセールスプロモーション、イベント企画・運営まで、幅広い広告・マーケティングサービスを提供しています。
業界トップクラスのダイレクトマーケティング支援実績から培った、顧客の本音や本質にたどり着く深層対話の技術「Deep Dialogue デザイン」に基づく様々なソリューションを提供。企業や社会の課題解決に取り組んでいます。
本日は同社の総務部 木村様、根本様にmichibikuの導入のきっかけや活用状況について詳しくお伺いしました。
1.担当の業務について
現在の部署や担当されているお仕事について教えてください。
木村様
総務局総務部に所属しております。ミチビクさんとの関係で行くと取締役会の事務局を担当しています。
根本様
同じく総務局総務部におり、取締役会業務を担当しています。
バラバラなツール、対応管理を一元化し、脱属人化を目指したい
2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由
ご導入前の取締役会運営はどのようにされていましたか？
木村様
招集通知はWordをメールに添付し送付。資料もメール送付で、要望に応じて紙に印刷し、配布していました。
その後、資料共有ツールを導入し、事務局として資料差し替えの手間は軽減されたのですが、少々複雑で、十分に使いこなせる方が限られていたため、結局事務局や秘書が印刷対応を行う場面もありました。
当日の会議はコロナ禍前はリアルに集合して開催していましたが、現在は原則オンライン開催です。
押印は議事録に印鑑を貰う形でした。その後、電子署名ツールを導入しましたが、リレー方式での署名形式だったので誰かが止めてしまうと進まなくなったり、設定の煩雑さに悩んでいました。
特にどういった点に悩み・課題を感じておりましたか？
根本様
各作業を行うツールも方法もバラバラで、対応と管理ともに負荷が高かった点が悩みでした。
招集通知、稟議書類、議事録の保管、連絡や管理がそれぞれ異なり、情報を探すのに苦労していました。
各作業の進捗状況も対応者本人以外には分からず、属人化している点も課題でしたね。無事進行しているか他の人がフォローしにくい状況でした。
また、議事録も手書きで発言メモを取るなど、全てが手作業でしたので苦労していました。
michibiku導入の背景（きっかけ）を教えてください。導入の決め手もあればお伺いしたいです。
木村様
元々弊社の別部署とミチビクさんで話をしていたのですが、「取締役会運営にマッチしそう」と私たちの部署にその存在を教えてもらったのがきっかけです。
実際に話を伺って、抱えていた悩みの解消と業務効率化に寄与しそうと感じ、導入を決めました。
一元管理が実現し、事務局・役員双方で円滑に会議運用が可能に
3.導入後について
導入後、実際に抱えられていた悩み・課題は解決されてきましたか？
根本様
はい！導入し約1年となりますが、悩みが解消されたと感じます。
michibikuを導入し、役員陣の招集通知や議事録の回覧、確認が以前より円滑に進むようになりました。
また、事務局としては、各作業がmichibikuで一元管理出来て、対応進捗を全員がシステム上で見られるようになったのでフォローしやすくなりました。
進捗が滞っている事があった際も、以前はその都度、催促のメールを作っていましたが、今はmichibiku上でリマインドをワンクリックで出来るので細かい工数の削減にもつながっています。
また、議事録への署名も一斉方式で電子署名できる点もメリットに感じています。各役員が空いた時間に対応できるようになったおかげで、今は1週間ほどで全員の署名が完了するようになりました。
システムをお使いいただく中での、事務局・役員の皆様の反応はいかがでしょうか？
木村様
実は、役員陣からの質問はほぼ無く、スムーズに使って貰えていますね。弊社では2段階認証ログインも使っていますが、思った以上に順調に馴染んで頂けたように感じます。
根本様
事務局としても自然体で使えています。
脱属人化・効率化の次は、事務局対応者のコンパクト化を進めたい
4.今後について
取締役会運営を今後どの様に進めていきたい、といった御展望があれば教えてください。
木村様
michibikuを通じて脱属人化・効率化が図れてきましたので、事務局人数のコンパクト化を進めていきたいと考えています。
根本様
今後、michibikuがある事で引継ぎが進めやすそうです。
木村様
また、引き続きmichibikuを使い続けていく事で、取締役会の議事録・資料、各情報が蓄積されていき、重要会議の情報のアーカイブとなっていくようにしていきたいです。
michibikuの機能で今後期待することがあれば教えてください。
根本様
定時、臨時と使い分けできるよう、招集通知、議事録のテンプレートを複数登録できる※と嬉しいです。
※25年2月にアップデートリリースを致しました！
どんな企業に、michibikuをおすすめしたいと思いますか？
根本様
取締役会に関しての情報共有・一元管理の体制が整いきっていなかったり、アナログな部分が残っている企業様におすすめしたいですね。
取締役会の情報共有・運用は大変ですし、何より間違えられないというプレッシャーもあります。michibikuを活用すれば、ヒューマンエラーを減らしつつ業務効率化に繋げられると思います。
また、取締役会への出席回数や、実効性評価機能もありますので、上場企業様にも向いているのではないでしょうか。
木村様
グループ会社のある企業様におすすめしたいです。グループ会社のチェック、ガバナンス強化にも繋げられると思います。