事務局業務の50%を削減、「稼ぐ力」を支える攻めのガバナンスへ－「コーポレートセクレタリー」機能の強化を図る

「ミスが許されない」重圧と、全体の50%を占める運営業務

1. 担当の業務について

現在ご所属の部署と担当されている業務についてお聞かせください。

嶋崎様
私たちは管理本部総務部に所属しています。業務範囲は幅広く、株主総会の運営、株式管理、固定資産や予算の管理、建設業確認業務、そして取締役会や経営会議といった重要会議の運営アレンジを担当しています。私はこれらを統括する立場にあり、岡崎がその実務全般を担っています。

2. 導入のきっかけについて

michibiku導入前、取締役会の準備や運営においてどのような課題がありましたか。

嶋崎様
正直に申し上げますと、導入前は相当多忙でした。アジェンダ収集、会議の設営、議事録の作成、そして社内・社外役員とのメールでの調整業務などに忙殺されていました。
体感として、会議周りの運営業務だけで業務時間の50%ほどを使っているような状況でした。
特に役員の異動や株主総会が重なる時期は業務が立て込みますが、取締役会はミスが許されない領域です。間違が許されない緊張感の中、膨大な時間を会議の運営に係るルーティンワークに消費しており、本来取り組むべき創造的・戦略的な業務の検討を後回しにせざるを得ない状況でした。

岡崎様
実務面では、資料の管理が非常に煩雑でした。従来は、収集した資料を用途別にそれぞれ格納する必要があり、差し替えが発生するたびに全ての整合性をチェックしていました。また版管理がメールベースだったため、確認作業が大きな負担となっていました。

業務量半減。「追われる仕事」から「コントロールする仕事」へ

3. 導入後について

実際にmichibikuを導入されて、業務負担や心理面でどのような変化がありましたか。

嶋崎様
導入前に比べて、体感ベースですが業務負担は約50%削減されたと感じます。特に大きかったのは、メールのやり取りが劇的に減ったことです。従来アジェンダ管理や役員との連絡を全て私がハブとなりメールの往復で行っていましたが、michibikuがハブとなることで、メールでのやり取りはほぼ8割は削減できています。

岡崎様
私も工数は半減したと感じます。各部署へ「資料をアップしてください」という連絡だけで済み、システム上で完結するため、催促や版管理の確認作業がなくなりました。
「どれが最新版か分からない」という精神的なプレッシャーから解放されたことも非常に大きいです。
また、他の部署との連携も、「michibikuに入れておいてください」で済むようになり、確認待ちの時間もなくなりました。

社外役員の方々の反応はいかがでしたか。

嶋崎様
非常に好評です。特に議事録の確認などは、以前はメールで個別にやり取りをしていたので、個別の修正依頼がブラックボックス化しやすく、「誰がどの意図で修正したか」を全員が把握しにくいという課題もありました。今はmichibiku上でコメント履歴も含めて可視化されているため、関係役員にとっても確認しやすくなったと思います。

事務局から「コーポレート・セクレタリー」へ　「稼ぐ力」を支える攻めのガバナンスを目指す

3. 今後の展望

効率化によって生まれた時間を、今後どのように活用されたいとお考えですか。

嶋崎様
プライム企業として、様々なステークホルダー様のご期待に応えていくためにも、「稼ぐ力」を高めていくことは会社の重要なミッションです。そのためには、10年後・20年後のあるべき姿を見据え、取締役会で議論すべきアジェンダをバックキャストで考えていく必要があります。 

長期ビジョンに立って「淺沼組をどうしていきたいか」という本質的な議論を取締役会や経営会議で行える「場」を提供していくことこそ、取締役会事務局、「コーポレートセクレタリー」としての最大のミッションと考えます。
michibikuでの業務の効率化が進んだことで創出された時間を、実効性評価であぶり出された課題の解決に向けての検討や、中長期的なビジョンに立って議論を活性化させるための企画など、より本質的な「コーポレートセクレタリーとしての業務」に充てていきたいと考えています。

岡崎様
今後取締役会の事務局は、単なる会議運営ではなく、経営課題を先取りし、議題を戦略的に設計する等の役割が求められると考えます。
例えばアジェンダ設定においては、従来の業務執行的なものをある程度限定的にし、自社への影響が大きくなると考えられるアジェンダに設定する等、より長期的に企業価値を向上させる方向に向けて検討しなければなりません。そのためにも、会議運営の効率化の観点から、例えばAIを活用し、膨大な資料を要約することで、社外取締役への事前説明の高度化を図り、執行サイドからの報告事項や説明時間の効率化することによって、重要なアジェンダの議論に時間を割く等の運営を実行できないか検討していく予定です。

「楽をする」ことは、「会社の利益」につながる

4. 導入検討中の企業へのメッセージ

最後に、これから取締役会DXを検討中の企業様へメッセージをお願いします。

岡崎様
「事務局が楽をするだけではないか」と懸念される方もいるかもしれませんが、楽をする・効率化することは、結果として会社の利益に繋がります。
IRやSR（ステークホルダー・リレーションズ）の面談においても、投資家から「成長戦略をどう考えているか」「稼ぐ力に対して取締役会はどう関与しているか」が厳しく問われる時代になってきました。事務局が旧態依然とした手作業に忙殺されている状態では、こうしたステークホルダー様からの要請に応えるための戦略的なサポートは困難です。
だからこそ、事務的部分は「楽をする（効率化）」によってリソースを生み出す。出来たリソースをより付加価値の高い業務に振り向けることこそが、企業が持続的に成長し、ステークホルダーへの責任を果たすことにも繋がっていくと思います。

嶋崎様
ルーティンワークに追われるだけの仕事は、会社にとっても個人にとっても面白くありませんし、成長もありません。
michibikuのようなツールを使って「追われる仕事」から脱却し、頭を使って考える「攻めの仕事」にシフトしていくことは、働く上での楽しさややりがいにも繋がるはずです。
変革への一歩として、まずは取り組んでみることをお勧めします。