事務局の工数を大幅削減。膨大だった「紙の綴じこみ」を解消し、ガバナンス強化を推進

膨大な紙の資料準備と、議事録の「綴じこみ」が最大の課題だった

1.担当の業務について

現在ご所属の部署と担当されている業務についてお聞かせください。

加藤様
私は、旭ダイヤモンド工業の管理本部の総務部に所属しています。総務部には総務課とコーポレートガバナンス課があり、私はその2箇所の部署を兼ねる役割となっています。コーポレートガバナンス課は下村が課長を務めています。

下村様
私は、管理本部総務部のコーポレートガバナンス課に所属しています。コーポレートガバナンス課は、取締役会や監査役会などの事務局運営、あとは株主総会、さらに株式関係の対応やIR/SRといった多岐にわたる業務を担当しています。

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

michibiku導入前、取締役会の準備や運営はどのようにされていたのでしょうか。

加藤様
導入前は会議資料や議事録は紙で運用していました。会議資料については、訂正があればその都度差し替えが発生し、とても大変でした。

michibiku導入前の課題について教えてください。

下村様
会議資料数が非常に多いんですよ。取締役が9名、監査役が3名、執行役員など関係者が多いため、資料の部数が予備も含めると資料の束が20〜30束ほどありました。結局、束の中の資料を差し替えるとなると、ホチキスのつけ外し作業がありますので、その資料の準備の時間だけでも、他の総務部メンバー含めて4名で行っていましたが、私だけでも30分くらいかかっていました。また、監査役会も同様に資料が多いため、準備に苦労をしていました。

役員様や事務局様の方で、導入のハードルや意見の違いなどはありましたか。

下村様
上層部の承認自体はスムーズに進みました。検討の中では、年齢層やIT理解の度合いも様々な役員がいる中で、michibikuを使いこなせるかが最も気になっていました。また、重要会議の情報になるため、セキュリティに関しても気を遣う必要がありました。

会議資料や議事録の作業時間が大幅に軽減

3.導入後について

実際にmichibikuを導入されて、システムを触ってみた時の第一印象はいかがでしたか。

加藤様
慣れてしまえば、操作性も良く、今はやりたいことはできています。通常の会議ワークフローは問題なく進行できております。

下村様
特に議事録のファイリングがなくなった点、あとはいつどこでも電子署名ができるようになった点は、非常に楽で良いなと思いました。

導入後に事務局様のご負担感は変化しましたか。

加藤様
michibikuでの運用や運用に慣れたことによって、手間がかかっていた部分が効率化され、時間短縮に繋がっています。

下村様
会議資料にかかっていた時間は、導入前の約1/5ぐらいに短縮されています。議事録の管理については製本にする必要性が無くなり、署名については署名の設定と依頼だけすれば、システムからのメールで役員へ署名依頼ができるので、メールを都度作成する手間も無くなりました。

4.michibiku導入検討中の企業へのメッセージ

最後に、これからDXに取り組もうとされている企業様に向けて、アドバイスやメッセージをいただけますでしょうか。

下村様
「とりあえずやってみる」のが大事かなと思います。何か新しいものを取り入れようとしたら、最初は負担がかかるのは当然です。しかし、何かしらやっていかないと変わるものも変わらないですし、まず最初の一歩を踏み出す勇気を持つのが大事なのかなと思います。実際に、慣れてくるとしっかりと活用できるようになってきて、効率化も深まってきています。最初は戸惑いがあっても、事務局が積極的に使えば使うほど楽になりますし、役員もシステムに慣れていくと思うので、恐れずにやってみることをお勧めします。

今後もより良いサービス提供に努めてまいります。この度は貴重なお話、ありがとうございました！