michibikuで重要会議の情報を一元化！事務局業務属人化を脱し、ガバナンス強化の切り札に

資料の作成・印刷に約10時間。負担の大きさとスピード感が大きな課題

1.担当の業務について

まず、現在のご所属と担当されている業務についてお聞かせください。

橋本様
2025年9月に新設されたばかりのコーポレートガバナンス室の室長を務めています。従来の経営企画部門で担っていたガバナンス機能に法務、コンプライアンス、内部統制の機能をまとめた部署です。取締役会運営事務局も引き続き担当しています。

笹野様
2025年4月より、取締役会をはじめとする重要会議の事務局業務や、サステナビリティ関連の業務を担当しています。

コーポレートガバナンス室を新設された理由は何ですか？

橋本様
複数部署にまたがる縦割り業務を統合することにより業務効率の向上を実現するためです。これまでは、内部統制やコンプライアンス、リスクマネジメントなどが複数の部署に分かれていました。これらの業務は相互に関連していて重複する部分がありますが、それぞれの部署が独自に対応していて重複作業生じていました。当室の新設を通じて、コーポレートガバナンスに関する機能を集約、効率的かつ機動力を持った強化につなげていきたいと考えています。

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

ご導入前の取締役会運営は、どのようにされていたのでしょうか？

橋本様
全てアナログで運営していて、実質的に私が一人で担当していました。議題の管理はExcelで行い、関係者への連絡や資料展開は全てメールベースでした。

会議当日はリモート参加の役員もいましたが、来社される方と社内役員のために、資料を印刷して準備していました。

特にどういった点に悩み、課題を抱えていらっしゃいましたか？

橋本様
一番大変だったのは、資料の印刷です。当社の取締役会は議題が多く、資料も膨大になりがちで、多い時には100～200ページにもなります。資料が直前にならないと揃わないことも多く、前日の夜や当日の朝に差し替え依頼が来ることもありました。

サイズが混在している資料もあり、1度にまとめて印刷することが難しいこともありました。機密情報が含まれるため、他の人に印刷をお願いすることもできません。そのため、前日はほぼ1日中、印刷作業にかかりっきりでした。

議事録作成も課題でした。当社の議事録は発言内容をかなり詳細に残す形式なので、作成に非常に時間がかかります。議題が多いと会議が5時間にも及ぶことがあり、それをタイムリーに作成するのが難しかったんです。特に他の業務が立て込んでいる場合、議事録の作成が後回しになってしまうこともありました。

体調不良でもメールは送らなければならないような状態で、業務が属人化している点も大きな課題でした。

michibiku導入を検討された背景を教えてください。

橋本様
以前から取締役会DXには関心があったのですが、一人でもなんとか業務が回っていたため、なかなか導入に踏み切れない状況でした。しかし、人員が増える見込みもなく、このままではいけないと本格的に検討を始めました。

michibikuを知ったのは、以前に雑誌記事で拝見したのがきっかけです。監修されている林大介さんとは以前から面識があり、信頼できる方だったので「このサービスなら大丈夫だろう」という漠然とした印象を持っていました。数社を比較検討して、michibikuが最も当社に合っていると感じました。

導入の決め手等もあれば是非お伺いしたいです。

橋本様
特に魅力に感じたのは、資料の配信や閲覧の制限を、資料・人単位で細かく設定できる点です。担当業務やスポンサーとの関係で、人によって見せられる資料が限定される場合があるのですが、他社のシステムではパスワードでの運用を求められることがほとんどでした。

パスワードでの運用は煩雑ですし、間違って共有してしまうなどのヒューマンエラーが発生するリスクもあります。その点michibikuでは、システム上で管理でき、安心できると感じました。

利便性は当社がこだわっている部分なので、嬉しいです。導入にあたって、社内でハードルとなったことはありましたか？

橋本様
実はあまりありませんでした。取締役会でもDX化に賛成いただいていたので、すごくスムーズでしたね。

また、当社のIT部門がセキュリティ面などを細かく確認した結果、全く問題ないというお墨付きをもらえたのも意思決定の後押しになりました。

前日の作業がほぼゼロに！役員からも高評価を得られている

3.導入後について

導入前に抱えられていた課題は解決されましたか？

橋本様
1会議あたり約8〜10時間ほど作業時間を削減できました。以前は直前の資料提出や急な差し替えのために前日遅くまで会社で行っていた印刷作業が不要になりました。前日はリモートワークでも仕事ができるようになったので、気持ちの面でも楽になりましたね。

効率化できた分、議題や資料の内容のブラッシュアップなど、本質的な業務に時間を割けるようになっています。

笹野様
デジタル化によって、資料の差し替え対応がスムーズになった点も大きいです。以前は軽微な修正でもメールで通知する必要がありました。michibikuでは事務局側で閲覧状況の確認や通知有無の調整ができるので、状況次第で通知を出さないといった調整ができ便利です。

橋本様
資料展開のスピードも大幅に改善できました。以前は最終版ができるまで展開できず、実効性評価でも資料展開の遅さについて指摘がありました。

michibikuでは資料をアップロードすると、スムーズに閲覧・アクセスが可能です。準備できた資料から随時展開できるようになったため、事前検討の時間を十分に確保できるようになり、会議の質も向上しました。

役員の方々の反応はいかがでしたか？

橋本様
良い評価をもらっています。正直、導入前は「使いこなせるだろうか」という不安はありました。

導入当初は「IDの設定がわからない」といった問い合わせがありましたが、IT部門の協力もあり、今はスムーズに利用できています。紙の資料の配布希望も出ていません。

導入による「想定していなかった思わぬ効果」がもしあれば教えてください。

笹野様
引継ぎがスムーズになり、属人化を防げるようになった点です。過去の招集通知や議事録をシステム上で全て一元管理できるようになり、私のような新任の者でも、すぐに参照できとても便利です。

以前はメールベースだったので、過去の会議でどのような運営がなされたのか分かりづらかったのですが、michibikuのおかげでスムーズにキャッチアップができました。

michibikuであらゆる情報を一元化！ガバナンス強化の切り札として活用していく

4.今後について

今後、michibikuをどのように活用していきたいか、展望があればお聞かせください。

橋本様
さらに多くの会議体で活用していきたいです。現在は、取締役会、経営会議、監査等委員会の3つの会議体で活用していますが、内部統制委員会などにも活用していきたいです。

最終的には、コーポレートガバナンスに関するあらゆる情報がmichibiku上に一元化され、社内外の役員がいつでも簡単にアクセスできる状態にしたいですね。利便性が上がりますし、取締役会での議論もさらに充実していくと考えています。

また、御社の内部統制DXツール「conkan」も気になっています。組み合わせて活用することで、よりガバナンスの強化を推進したいです。

最後に、現在、DXツールの導入を検討している企業に向けて、メッセージをお願いします。

橋本様
迷われているのであれば、ぜひ導入をおすすめします！アナログな紙でのやり取りや押印、VPN接続といった課題から解放されました。また、会社貸与のPCでなくてもセキュリティを担保しつつアクセスできるなど、利用者の使いやすさに配慮しているツールだと感じます。

改善・アップデートも積極的に行っていただいているので、以前よりも使い勝手がより良くなっている印象です。今後も更に進化していくことを期待しています。

笹野様
ユーザー同士の情報交換の場があるのもおすすめのポイントです。他社の事務局の方と情報交換をする機会はほとんどないので、横のつながりができるのは、メリットが大きいと感じています。

課題解決に貢献でき、何よりです！今後もより良いサービス提供に努めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！