安心安全のセキュリティを誇るmichibikuで、最重要会議のDXに挑戦！1/3以下への工数削減と議論活性化を実現

アイホン株式会社は、インターホンで業界トップクラスのシェアを誇る電気機器メーカーです。住宅向けインターホン、オフィス・工場向けの連絡用インターホン、医療・福祉施設向けナースコールシステムの製造・販売を手掛けています。
今回は、取締役会の運営を担っている、経営企画部の伊藤様、水谷様、東郷様にmichibiku導入のきっかけや活用状況について詳しくお伺いしました。
　
　

1.担当の業務

現在の部署の役割や、担当されているお仕事について教えてください。

伊藤様
私はIR、サステナビリティ関連全般を担当しております。michibikuに関係する所だと、経営企画部で取締役会や監査役会、各種委員会の事務局を担っており、私は主に監査役会の事務局を担当しています。
水谷様
伊藤・私・東郷の3名で各種役員会の事務局を担っています。michibiku導入に際しては、私と伊藤の2人が中心となって推進をしました。
東郷様
経営企画部で、取締役会の運営実務を担っていて、資料のとりまとめや準備などは私が主に担当しています。
　　
　

　
　

セキュリティとサポートで一番信頼できるmichibikuとともに、最重要会議のペーパーレス化へ挑戦

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

導入前の、取締役会の運営はどのようにされていましたか？

伊藤様
まず、開催1週間前に、会議資料と招集通知をセットにして紙冊子にしておりました。社外役員には郵送対応でしたね。その後も、会議資料に追加や差し替えがあれば、都度冊子を作り直しておりました。冊子が見やすくなるよう、インデックスをつけたり、かなり大変でした。
そして、会議当日用にも別途資料冊子を準備しておりました。
会議後は、議事録を紙で印刷し、押印依頼をします。郵送や、お越しいただく際に、印鑑を持ってきて頂く形での対応でしたね。

振り返ってみて、取締役会運営で特に苦労やお悩みがあったのはどういった点でしたか？

伊藤様
資料準備が一番大変でした。部数も多く、差し替えもどうしても都度発生しますので…。前日に当日用の資料を準備していても、当日の朝、本番の1～2時間前に差し替えが発生してしまい、作り直しになることもありました。気持ち的にも余裕がない状態でしたね。
役員全員分のセットを作っていたのですが、議題毎に資料を並べ、索引もつける作業が、5議案あれば、5議案分。それを役員全員分の用意をする形だったんです。
東郷様
特に、営業や技術関連の議題では、専門的な話も様々出てきますので、PowerPoint資料で何十枚にもなる場合があります。提出資料の形式・フォーマットも様々で、各形式に沿ったルール毎に印刷準備をしていました。
役員が資料をパッとみてわかりやすくなるよう気を配り、インデックスの見栄えや、文字が切れていないかなど、細かいところまで考慮していました。
伊藤様
議事録に押印頂くのもなかなか大変でした。愛知県内、名古屋市内・外を問わず、アポイントを取り、直接訪問して…。アポイントでは、議事録をその場で見て、押印頂くのが基本ですが、社外役員も多忙な方ばかりであるため、その場でじっくり確認することが難しい場面もあったと思います。

そうした中、michibiku導入を検討下さった背景やきっかけを教えてください。

伊藤様
元々紙ベースで議事録や会議資料、招集通知の準備を行う中では、業務時間外で作業をせざる得ない場面もあり、悩ましく感じながらも、ペーパーレスが推進されれば、それらの準備時間を有効活用できるのではないか、と考えていました。また、サステナビリティ関連も担当していますので、環境面でもペーパーレスを推進したい気持ちがあり、トップが関わる会議からペーパーレス推進をしたら会社として変わるのでは？と考えつつも、会議の性質や、年齢構成なども考慮したとき「難しいかもしれない…」とも感じていました。
そうした中で、丁度ミチビク営業の方から連絡を頂いたことでmichibikuを知り、まずはお話を聞いてみよう、と情報収集をスタートしました。

michibikuに決めて頂いた、決め手/評価ポイントがあれば教えてください。

水谷様
ツールを比較する中で、michibikuの「日本のコーポレートガバナンスコードに沿っている」点に良さを感じました。
そして、何よりセキュリティ面の信頼性が一番の決め手です。AWS日本リージョンを使っている点や、ISMS取得もある事。弊社の情報システム部の確認事項もクリアでき、「最重要機密事項である取締役会を、外部ツールに任せて大丈夫？」といった懸念点を払拭出来ました。
伊藤様
弊社からの細かな質問にもレスポンスよく丁寧に対応して下さって「この会社なら安心できそう」と感じました。
また、システムも今が完成形というわけではなく、顧客の声を聴いた上で、ブラッシュアップし続ける姿勢がある点も評価できると感じました。
あとは、導入後の話にも掛かりますが、オンラインだけでなくリアルで複数回訪問し、説明会やレクチャー下さったのがミチビクさんだけでした。デジタルに慣れていない方も多い中、導入前も後も一緒にハンズオンでレクチャーを頂けて助かりました。特に役員へも対面で説明を頂けたのは本当にありがたかったですね。
　
　

事務局対応工数が1/3以下に！議事録コメントが可視化され、議論活性化の契機にも繋がった

3.導入後について

導入前に抱えられていた、悩み・課題は解決されてきましたか？

伊藤様
解決できました！資料のペーパーレスが推進でき、事務局の紙印刷の準備が不要になりましたね。
東郷様
michibikuの運用に変わり残業時間も減ったと感じます。導入前は、各部門の資料提出を待ち、その上で議案毎に資料を並べ変えて、印刷、冊子にし…といった状況で、時間外で対応せざるをえない場面もありました。導入後は、各部門から資料を頂いた後はmichibikuにアップロードするだけで対応できますので、非常に楽になりました。
伊藤様
また、署名も電子化されましたので、押印のために直接訪問することもなくなりました。
そして、これは副次的効果ですが、以前よりも議事録をしっかり確認頂けて、意見を貰えるようになりました。
水谷様
また、michibikuでは資料確認の状況も見ることができますが「紙印刷の時より、資料を見て頂けているのでは？」と思う事もあります。紙印刷の時は「文字が小さい」といった声もありました。
電子化されたことで、各人で拡大できますし、資料追加・差し替え時の通知も飛ぶので、見るきっかけが出来たり、以前より一層確認を頂けるようになったのではないでしょうか。
　
　

定量面はどうでしょうか？

水谷様
導入に際しては、事務局の会議1回あたり対応工数が約1,300分→約300分へ、1,000分短縮される前提でシミュレーションをしていました。
実際に、導入後の体感としても、シミュレーション通り1/3以下に工数が短縮されていると感じますね。
　
　

　

大幅な工数削減の体感があるとの事、嬉しく思います。導入後のmichibikuの使い心地や、事務局・役員のご反応はいかがでしょうか？

伊藤様
事務局視点だと、資料を沢山上げた際、挙動が重たくなる時がある点はありますが、そちらも改善に動いていただいておりますので。また、カスタムで会議が作れたりするのも良いですし、議事録コメント機能も皆のコメントが見える形でやりとり出来るのはありがたいですね。
水谷様
UIも見やすいと思います。直感的に確認しやすいです。
導入検討時に、他社システムを見たのですが、海外ベースのツールを日本に持ってきている等もあり、運用上のタスクや項目が沢山ありすぎて使いにくくなっていると感じました。
その点、michibikuはシンプルで見やすく・直感的に使えるなと。色合いも見やすかったです。
実際導入後も見やすいです。たとえば、議事録の確認状況も誰が未完了かが見えるので、ピンポイントで確認しに行くといった事も出来ています。
伊藤様
役員からは、気づいた点や要望を貰うことはあり、都度ミチビクさんにフィードバックしています。紙から電子に移行した中、紙と同感覚で使いたいと言った事はよく頂くポイントです。
とはいえ、基本的な機能は一通り充足しており、苦労はしていないですね。「基本は充足しているけれど、せっかく導入したので、更に良くなってほしい！」といった考えで気づき・要望を上げて頂いてる面もあると感じます。
　
　

その他、michibiku導入を通じて、当初想定とは異なる思わぬ効果、がもしあれば教えてください

伊藤様
一番大きいのは議事録をしっかり見るようになり、コメント・議論が活性化したことですね。
水谷様
導入以前は、紙の原本を持って役員と事務局の1:1で確認しながら押印し、完成したら保管、といった流れとなっていました。
michibiku導入後は、議事録へのコメントが可視化されるようになり、全員が議事録をしっかり見て、気になる点をコメントしながら、全員で完成形を作っていくようなスタイルに変わりました。
そして、保管後のやりとりも変わりました。例えば役員から「過去の議事録を見たい」と要望を頂いた際、導入前は、郵送工期も含めお渡しに中1～2日は要していました。
今はもう、役員が気になったタイミングでmichibikuを見れば、いつでも過去議事録を振り返ることが可能です。次回の取締役会や監査役会にも備えることもできますよね。
ガバナンス意識が自然と高まる・醸成される契機にもなっていると感じます。
　

トップ会議のDX化という変革を、ミドル・ボトムへも広げていきたい

4.今後について・michibikuをオススメしたい会社

取締役運営やDXを今後どの様に進めていきたい、といった展望があれば教えてください。

水谷様
michibikuを通じて、取締役会というトップの会議がDX出来ました。DX推進を中期計画にも掲げている中、どんどんDXを社内に広げていきたいと考えています。「トップの会議がDX化して良くなっている。だからこそ、ミドル・ボトムでもやっていきましょう」という流れを作っていきたいですね。
また、事務局としては、michibikuというプラットフォームを使うことで業務の脱属人化、引継ぎをしやすくなるよう活用できればと思っています。

michibikuに今後期待する事があれば教えてください。

水谷様
現在michibikuを使った資料確認に主にタブレットを使っております。更なる使いやすさ・見やすさのパワーアップに期待しています。

どんな企業に、michibikuをオススメしたいと思いますか？

伊藤様
他社の運用を知る機会は殆ど無いので一概に比較は出来ないですが、導入前は「こんなに大変な事務局運用をしている企業は他にないのでは…」と思っておりました。
実際導入をすると工数削減も出来、そして取締役会の議論活性化などの副次的効果も出てきております。
そうした実体験を踏まえ、「事務局が非効率な作業に時間を追われ、本当にやりたいことを実現出来ていない」悩みを抱える会社様に、人を増やすアプローチではなく、michibikuのようなシステムへ投資し改善を行う形も一つですよ、とオススメしたいです。
単に事務局が楽になるだけでなく、ガバナンス強化や、本来やりたい前向きな業務に時間を割けるようになるのは企業全体としてもメリットだと思います。



　
　

ありがとうございます！引き続き、ミチビクはガバナンステックとして貴社の企業成長を支えるべく、現状にとどまらない機能改善や更なるアップデートに取り組んでまいります。本日は貴重なお話、ありがとうございました！

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