経営企画部門として本来業務に集中できる環境へ－michibikuで叶える「クイックウィン」なDX

1.担当の業務について

現在ご所属の部署・役割について簡単に教えてください。

清水様
経営企画部長兼管理本部副本部長を務めています。2022年春から経営企画部長となり、約3年半が経過しました。その前はヒューマンリソース部長として人事と総務を担当していました。
弊社の経営企画部は非常に幅広い業務を担当しています。一般的に経営企画の仕事と認識されている経営計画・経営戦略の策定に加え、広報、IR（投資家広報）、法務、コンプライアンス、社内規定類の管理、取締役会や株主総会の事務局、グループ会社のガバナンス統括など、経理・人事・総務・IT以外の管理系業務がほぼすべて経営企画部に集まっている状態です。
武藤様
経営企画部経営企画課長を務めています。特に財務やIR、業務効率化のためのDX推進に力を入れています。
刑部様
主に会議体のロジ回り（運営に関する実務）を担当し、取締役会資料の作成や役員への共有、議事録作成等を務めています。その他に株主総会の運営やサステナビリティ関連業務に従事しています。

生産性の低い身近な業務を迅速に改善し、本来業務に集中できる職場づくりをしたい

2.導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

michibiku導入前の取締役会準備・運営はどのようにされていましたか？

清水様
導入前は非常にアナログな運用で、紙資料が中心でした。
刑部様
まず、招集通知はWordで作成し、各役員へメール送付していました。資料は集まったものを、現地参加の分は印刷、WEB参加用に全ての資料を1つに繋げてPDF化する作業が必要となっておりました。
武藤様
当時は決算短信や有価証券報告書等の分厚い資料も全て印刷していたのですが、各部署が資料作成をしており、提出が前日の深夜や当日の朝になることもあり、資料が揃うのを待ってから印刷対応をするという状況でした。社内取締役には紙の資料を、社外取締役には特定のファイル共有ソフトを通じて電子データを提供しており、情報管理の観点から資料の共有方法を分けており、どちらもかなりの手間がかかっておりました。取締役会後の議事録には、社外取締役の方々から一人ずつ押印をもらう必要があり、非常に手間がかかっていました。

特に「課題」「しんどかったこと」は何でしたか？

清水様
特に大きな課題は、「生産性の低い仕事」に多くの時間を奪われていたことです。資料のコピーや印刷、PDFの統合、押印の回収といった作業は、経営企画部が本来注力すべき「将来に向けたビジョン策定や真の意味での企画業務」に時間を割くことを妨げていました。経営企画部としては、「難しい仕事ではないが、本来経営企画が多くの体力を割くべき仕事ではない」という思いがありました。なぜこの部署がロジスティクスばかりやっているのかという思いがあり、様々な業務改善・効率化を進める必要性を感じていました。

「取締役会DX」というテーマを社内でどう位置づけていましたか？

清水様
取締役会のDXは、社内で非常に高い関心をもたれ、強い推進力を持って進めることができました。
背景には、 世の中全体のDX推進の潮流に加え、弊社の社長が元々IT系の企業出身で、ITに対する強い思い入れを持っており、デジタル化を進めたいという強い意向がありました。そして2023年頃、トップダウンで各本部に対してDX推進が指示されました。
経営企画部としては、会社で現状起きている様々な経営情報を定量的に把握することがDXのメインテーマになりますが、そうしたプロジェクトは重たくやり切るまでに時間を要します。並行して、「クイックウィン」、つまり短期間で早く成果が出せる案件として、生産性の低い身近な業務を解消するDXにも取り組もうと考えました。
また、取締役会という「経営層が関わるものから着手する」ことで、経営陣自身が変化を体感し、DXの進捗を目に見える形にできるという狙いもありました。

そうした中、どういったきっかけでmichibikuを知りましたか？

武藤様
会議体の運営管理に時間を多く取られてしまう現状を変えて、本来経営企画がすべき仕事に取り組めるようにしたいと感じていました。経営層の関わる会議体から実践に移すべく、取締役会の業務効率化を考え始めた時、インターネットでmichibikuの名前を見つけ話を伺うことになったのが始まりでした。

michibikuの話を聞いた最初の印象はいかがでしたか？

武藤様
システムを見つけて、実際に画面を初めて見た時の印象は、「ボタンなどすごくシンプルで分かりやすいな」というものでした。また、michibikuの営業の方が、サービスの改善の余地がまだあり、今後どんどんアップデートしていく点も正直に話してくれたことで、今後の進化にも期待できそうだと高印象でした。
刑部様
導入の決め手としては、操作がすごく分かりやすそうで使いやすそうだったことです。招集通知の発送から議事録の展開まで、全てを一つのシステムで一貫して行える点も問題ないと判断しました。特に、高齢の社外取締役の方々が多い中で、使いやすさにこだわって作られている点が「非常に大きい」と感じました。

導入にあたって、どういったハードルがありましたか？

武藤様
取締役会の機密資料を扱う観点で、セキュリティ面で信頼をおけるかが重要でした。michibikuは問題なくクリアできる基準にあり、導入に至りました。

シンプルな操作性で利用が定着、効率化により出来た時間で新たな業務にも挑戦

3.導入後について

システムをお使いいただく中での、役員の皆様の反応はいかがでしょうか？

武藤様
システム導入後の事務局や役員の反応ですが、比較的すんなりとシステムに慣れてもらえたと感じています。導入時に貴社から役員向け操作説明会を実施いただいたこともあり、使い方はある程度理解いただけたと思います。
最初の頃は一部の役員から使い方の質問を受けましたが、今はほとんどの方が操作をマスターし、特に不満の声は出ていませんね。使いやすさにこだわって作られている点が非常に大きいと感じています。

業務面で、事務局の皆様が感じる変化はございますか？

刑部様
社内外役員への資料・議事録の展開が全てmichibikuに一本化され大幅に業務が改善されました。紙の印刷やPDFの結合作業が不要になったことで、会議前日も出社せずテレワークで対応できるようになったことも非常にありがたい変化です。
そして、会議運営にまつわる作業に多くの時間を取られていたのが解消されたことで、新しい仕事にも挑戦できるようになりました。例えば、サステナビリティや、株主総会関連といった業務にも時間を割けるようになり、新たなチャレンジができているのは非常に大きな変化だと感じています。

グループ導入も進め、グループガバナンス強化にもつなげたい

4.今後について
取締役会運営を今後どの様に進めていきたい、といった御展望があれば教えてください。

清水様
今後は、弊社のグループ会社への導入も検討したいと考えています。多くのグループ会社では、まだアナログな運用をしており、押印作業なども残っているのが現状です。
michibikuを導入することで、各グループ会社ごとに業務負担を軽減できるだけでなく、親会社としてグループ会社全体のコーポレートガバナンスの統括、即ちグループ会社の取締役会が適時に開催されているか、付議すべき議案が適時に付議されているかのチェックも、より効率的に行えるようになると期待しています。実際に、グループ会社からもペーパーレス化の要望が来ているため、ぜひ広げていきたいですね。

michibikuの機能で今後期待することがあれば教えてください。

刑部様
特に期待しているのは議事録AI機能のさらなる進化です。現在の議事録もよくまとまっているのですが、より様々なバリエーションをもって要約の指示出しが出来るようなアップデートに期待しています。

最後に、現在michibikuを検討中の企業へメッセージがあればお願いします！

清水様
経営企画部門をはじめ取締役会事務局業務を担う部署は、事務局以外にも様々な業務がある中、付加価値の高い取り組みに集中できるようにしたいニーズをお持ちかと思います。そうした企業にとって、弊社で非常に効果があったように、michibikuを導入することで同様の効果が十分に期待できると思います。DXにおける「クイックウィン」を求められる企業にぜひ推奨します。

今後とも、皆様の業務のお役に立てるようサービス作りを進めて参ります。本日はありがとうございました！