michibikuにより、業務の効率化と、取締役会での発言・議論の活発化、両方を達成

イオン北海道株式会社は、北海道地区のイオン、イオンスーパーセンター、マックスバリュ、まいばすけっと等を展開するイオングループの企業です。
今回、イオン北海道株式会社とミチビク株式会社の両社で、取締役会の時間の使い方について“見える化”する、「会議分析プロジェクト」を行いました。
本インタビューでは、総務部の廣坂様、小堀様に、特にこの会議分析プロジェクトを中心に、「michibiku」システムの導入について、お伺いしました。
　
　
※ 「会議分析プロジェクト」とは…
取締役会の質を向上させることを目的に、どのような議案にどれだけの時間が使われているのか？議論の割合はどれくらいなのか？等を見える化し、PDCAをまわすために定量化する取り組みです。
詳細はこちらをご参照ください。
https://michibiku.co.jp/mai/
　
　

システム導入により負担が大幅軽減！取締役会の運営工数が約2分の1に改善

1.担当の業務

まず、皆様方の担当されている業務について教えてください。

廣坂様
株式関連とガバナンス関連の業務がメインで、取締役会事務局業務が中心ですね。
株主総会やIR・SRまわりの対応も担当しています。
そのほか、店舗を含む会社全体で使う通信機器等の管理等を行っています。ファシリティまわりを担当している形ですね。
　
　

2.会議運営の状況とmichibiku導入のきっかけ

次に、事務局の体制、会議資料の回覧や事前説明会の実施等、運営状況について教えてください。

廣坂様
全体で4名で運営しています。
以前は、会議資料を会議開催の2営業日前に送付していましたが、実効性評価プロセスの過程で5営業日前に送るようになりました。
事前説明会は、社外役員を対象とし、取締役会の概ね2営業日前に1時間程度実施しています。


小堀様
会議資料回覧の早期化については、年間で議案を決めて対応していたこともあり、スムーズに実行できました。
どうしても間に合わない議案については、個別にフォローする体制を取っています。
事前説明会は、以前は取締役会当日の午前中に実施をしていましたが、説明会でいただいたご意見などを取締役会へ反映させることも考慮し、現在は2営業日前にリモート開催の運用へ変更しました。
また、説明を要する議案が無い場合は開催しないなど、柔軟に対応しています。
　
　

ありがとうございます。それでは、システムを導入いただいた経緯の方はいかがでしょうか？

廣坂様
元々はイオン㈱が主催するグループ総務部長会から紹介があった、というのが入口です。
その時の課題感とマッチしていたため、導入の検討を始めました。

小堀様
具体的には、何はともあれ電子署名に対応したい、社外役員の皆さまへ印鑑をもらいに行く、というプロセスを何とかしたいという課題認識がありました。
他にも、招集通知や資料投稿についてメールでお知らせをしたり、役員専用の閲覧フォルダを作成したりと、細かい手間がかかっていましたし、事務局が変わるとノウハウがなくなってしまうなど、引き継ぎの不安も抱えていました。
michibikuであれば、プラットフォームとしてまとまっており、抱えている課題が解決できそうという点も評価が高かったです。

廣坂様
御社のようなサービスが他になかったので、決め打ちで導入しました。
結論として「良かった！」と感じており、実際、他の会社複数社に「michibiku」の紹介をしています。

ありがとうございます！導入してみてのbefore＆afterはどうでしょうか？

小堀様
事務局目線としては、相当負担が減った、と感じています。

まず、紙の印刷がいらなくなりました。以前は、会議前日に十数名分の資料を印刷していて、資料の多い月は30分以上コピー機を占領するなど準備が大変でした。
更に差し替えが発生すると、印刷に加え修正データをメールで送付するなど、負担感も結構なものです。導入後はこれらの作業が「michibiku」上の操作だけで済むようになりました。

他にも招集通知の回覧や、出欠確認、議事録の文字起こしなど、導入後も改善要望に基づくアップデートもしていただいており、便利に使っています。
新しいシステムを使いこなすのに勉強は必要ですが、全体としては業務負荷が3分の1から2分の1位になったのではないでしょうか。

廣坂様
役員目線でも、便利になったね、と言われます。

過去の資料がデータ化され、すぐに見られるのは間違いなくプラスです。
かつては過去の上程議案資料を送ってほしい、と事務局宛に問い合わせが来たりしていたので。
　
　

改善に貢献できて、非常に嬉しいです！

感覚的な所が定量化されたことにより、取締役会の発言や議論が活発になった

3.michibiku「会議分析プロジェクト」と今後の展望

次に、今回取り組んだ「会議分析プロジェクト」について質問させてください。率直な所、どのように受け止めておりますでしょうか？

廣坂様
結論から言いますと、ご提供いただいた最終報告の資料（取締役会の時間の使い方について“見える化”したもの）の内容は、非常に納得感のあるものでした。
やっぱりそうだよね、本来注力したい議案にフォーカスして深堀りできるようにしないといけないよね、と改めて感じる内容でした。
　

自分たちだけではなかなか気付くことが難しい視点のコメントもいただけましたし、「なるほどなぁ」と感じる部分もありました。
いただいた資料を基に社内役員への説明を実施し、報告後に開催した取締役会では、明らかに発言や議論が活発になったという印象を受けています。
これを自社でやろうとすると大変なので、このプロジェクト導入のメリットは高いと考えます。
　
　
小堀様
資料の分量や、審議時間などについて感覚的な所が定量化されたのは、本当に良かったと感じています。
自分たちで分析作業をするのは、ボリューム的にも、専門性の観点でも、かなり大変だと思います。
　
　


　
　

今後も御社の期待に応えられるよう、努めてまいります。何かシステム全般に対するご要望はありますでしょうか？

廣坂様
会議当日の時間配分について、予定の設定と、実績の計測ができるような機能があると、ありがたいな、と考えています。
議長がタイムキーパーをやっていますが、やはり大変ですし、事務局側でできることも限られているので、きちんと審議の時間を適切に確保できるようなものがあるのが望ましいですね。

今後は、会議当日本番部分にも着目して、機能の拡充を図ってまいります。最後の質問です。どんな企業にmichibikuシステムをおすすめしたいでしょうか？

廣坂様
そうですね。まだまだ、紙での取り回しを行い、非効率的な運用を行っている所は多いでしょうから、そういう所には純粋におすすめしたいですし、先ほども触れた通り、実際何社かには紹介をしています。
また、イオングループでの導入は是非とも、と感じています。応援していますので、頑張ってください。
　
　

はい！多くのお客様に貢献できるよう、また皆様方にとってプラスになる情報提供ができるよう、取り組んで参りますので、どうぞ引き続き、よろしくお願いいたします！

　
　
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⇒ 【公式】michibiku（ミチビク） | 上場企業も使う取締役会DXサービス

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