議事録作成後のスピードが劇的に改善！役員も「他の会議でも使いたい」と利用拡大を希望

事務局業務を一人で担当。議事録の確認・押印に1週間かかっていた

1. 担当の業務について

導入当時の部署や担当されていたお仕事について教えてください。

森様
管理部の部長として、管理部門全体を統括していました。管理部は、当社のコア業務である機器開発や販売以外の、バックオフィス業務全般を担う部署です。
取締役会の運営については、取り扱いに特に注意が必要な機微情報を扱うこともあり、準備から運営、事後処理まですべて私1人で対応していました。現在、取締役会の運営業務は後任に引き継ぎました。

2. 導入のきっかけ・michibikuを選んだ理由

ご導入前の取締役会運営は、どのようにされていたのでしょうか？

森様
取締役会実施に向けて、まず月初に幹部会議で議題を確認し、資料を作成していました。資料ができたら招集通知と合わせてメールで送付します。当社では以前からペーパーレス化を進めており、資料は電子ファイルで事前配布していました。
ただ、会議当日は私自身が喋ることが多い上、議長の補佐的な役割も担っていたため、自ら発言しながら議事録を取るという状態でしたね。録音はしていましたが、会議中にできる範囲でまとめていたんです。
会議後は2〜3日以内に議事録を作成し、役員に確認してもらった上で押印してもらう流れでした。

お一人でされていると負担が大きいですよね。特にどういった点に悩み、課題を抱えていらっしゃいましたか？

森様
一番大変だったのは、議事録関連の作業ですね。特に議題が多い時は議事録作成の負担が大きく、本当に苦労しました。
役員に押印してもらう作業も、非常に手間がかかりました。当時は拠点が2つあり、役員が不在だと出直す必要がありました。役員の数は多くないものの、役員は非常に多忙なので、押印のタイミングがなかなか合わないんです。
拠点間を行き来し、不在の場合はまた後日出向くという繰り返しをしていました。完了までに1週間かかることも珍しくなかったですね。

それに加えて、属人化の問題もありました。取締役会運営のすべてを私が担っていたため、いなくなると運営が立ち行かなくなる状態でした。
過去の議事録も一応電子でも残していましたが、社内システムを使用しており、全文検索のようなものがなかったので、特定のワードで検索ができません。結局自分で紙を見て探した方が早い状態で、過去の情報にアクセスしにくいという問題も抱えていました。

michibiku導入を検討された背景と、最終的に選んでいただいた理由を教えてください。

森様
議事録関連の作業負担をなんとかしたいと思っていました。法改正で電子署名が使えるようになったという情報をキャッチして、Googleで該当するサービスを検索したところ、michibikuを見つけました。すぐに連絡して、デモを見て導入を決めました。

決め手は、電子署名で議事録の押印を完結できる点と、過去の議事録の検索性が向上することでした。以前から契約書に電子署名を導入していたので、スピード感が出せると確信したんです。
michibiku上にデータを格納することで、過去の議事録を探す作業が楽になると感じたのも大きかったですね。取締役会は毎年同じような時期に同じような議題で実施するので、すぐにアクセスして参考にできるのは、すごく魅力的でした。

実際の導入は、どのように進みましたか？

森様
当社は「とりあえず試してみよう」という社風なので、費用感も妥当だったため、非常にスムーズに導入に至りました。
役員たちも押印やメールでのやり取りの負担を感じていたので、それらの課題を一度に解消できるのが大きかったです。

議事録作成後の手間がほぼゼロに。「他の会議にも使いたい」と役員から高評価

3. 導入後について

導入前に抱えられていた課題は解決されましたか？

森様
議事録作成後のスピードが、劇的に上がりました。電子署名に切り替えた効果は大きかったですね。各拠点を回って役員に押印してもらう労力が、一切なくなりました。
michibiku上で議事録を確認するようアナウンスすると、役員が好きな時間に確認してくれるので、1週間待っているだけでいいんです。後は、確認が終わったタイミングで署名をお願いして、完了を待つだけです。

結果として、議事録確認の工数が大幅に減少し、時間を有効に使えるようになりました。
当社は少人数の会社なので、管理職といえども作業量が多く、取締役会の後は作業に追われていました。導入後は、議事録関連の工数が減少した分、業務の締めや数字の確認といった本質的な業務に注力できるようになり、非常にメリットを感じています。

役員の方々の反応はいかがでしたか？

森様
評判が良く、「他の会議でも使いたい」という声があがるほどでした。議事録の確認や署名の方法を1回説明しただけで、使いこなせているようです。使い方の問い合わせもありませんでした。これほど導入がスムーズなのは、UIが直感的でわかりやすいからですね。私自身、実はマニュアルを一度も見なくても使えていたほどです。
社長も、「自分のタイミングで議事録の確認や署名ができるから、お互いに楽になった」と言っていました。

ありがとうございます！導入後に事務局運営の引継ぎをした時の流れをお聞かせください。

森様
すごくスムーズで、たった半日で終わりました。運営のお作法といった部分は伝える必要はありますが、操作や業務フローの引継ぎは本当に楽で、非常に助かりました。

後任者はもともと営業の責任者で、バックオフィス部門は全くの未経験です。以前の運用だったら、議事録作成から役員の押印、最終版の製本、特定のロッカーへの保管まで一連の流れを細かく説明する必要がありました。
しかし、michibikuを使った運営の流れと基本的な考えを伝えるだけで、引継ぎが完了しました。UIがわかりやすいため、1〜2回操作を教えただけで、全く問題なく使えるようになっていましたね。

UIのわかりやすさは大切にしている部分なので、嬉しいです！サポート体制についてはいかがでしたか？

森様
サポート体制がしっかりしているので、安心して使えています。わからないことがあってもメールをすれば、次の日の朝までには回答してもらえていたので、運用面で困ったことはありません。
後任者にも、疑問があればすぐ回答してくれるサポート窓口があるから、積極的に活用するよう伝えて引き継ぎを終えました。

「会議はmichibiku一択」さまざまな会議で文書管理に活用したい

4. 今後について

今後の取締役会運営について、何か考えていることがあれば教えてください。

森様
michibikuを取締役会と株主総会で使っているのですが、ゆくゆくは経営会議や業務改善のための各種委員会の議事録管理にも導入してもらいたいですね。
michibikuは文書管理ツールとしても優れているため、社内の会議運営全般に活用できると考えています。検索もしやすいですし、議題と資料の紐付けもできるので、会議はこれ一択でいいのではないでしょうか。

議事録作成をサポートする機能も導入時よりも進化していると聞いているので、ぜひ活用していきたいと考えています。

michibikuに今後期待することがあれば教えてください。

森様
資料内のキーワードを検索できる全文検索機能があると嬉しいです。過去の議事録を探す手間をさらに削減できると期待しています。
あとは、議事録の作成をサポートする機能がさらに充実するとよいですね。テンプレートなども用意されていますが、議事録作成や修正がよりしやすくなると、これまで以上に多くの会議で活用できると思います。

ご期待に応えられるよう、取り組んでいきます。最後に、現在、DXツールの導入を検討している企業に向けて、メッセージをお願いします。

森様
事務局と役員、どちらにとっても効果を感じやすい製品だと思うので、ぜひ前向きに検討するのをおすすめします。

従来のアナログからデジタルに変えることで、時間や場所の制約が大幅に緩和されます。特に役員のみなさんは非常に多忙なケースが多いので、確認や署名が任意のタイミングでできるのは、双方にとって大きなメリットです。
繰り返しになりますが、サポート体制がしっかりしているので、導入後も安心して運用できる点が、一番大きな魅力だと思います。私自身、いくつかの会社にすすめたこともあるほど、満足している製品です。

michibikuの導入により、取締役会運営の効率化だけでなく、引き継ぎの簡略化も実現できたとのこと、嬉しく思います。貴重なお話をありがとうございました！