完了までの期間を2週間も短縮、システムによる一括管理で工数も大幅圧縮

株式会社TSON（以下「TSON社）は、不動産の小口投資クラウドファンディングサービス「TSON FUNDING」や独自のマーケティングを柱とした不動産・金融ビジネスを展開する、TPM上場企業です。上場後も急成長しており、管理体制強化にも取り組んでいる同社。社内外のステークホルダーが増え、重要会議体の管理工数も膨らんでいってしまう…。取締役会や監査等委員会を管理するシステムはないか、と探しているところにmichibikuを紹介され、ぴったりのシステムだったので導入を決めたとのことです。今回は経営管理部長の宇野さまに、michibiku導入の経緯を詳しく伺いました。

役員とのやりとりをシステムで一括管理、効率化を実現

ー michibikuを導入する前は、取締役会運営にどのような課題を持っていたのでしょうか？

宇野さま
michibiku導入前は、招集通知はWordで作成して、社内役員へはグループウェアで共有、社外役員へはメールで共有する形でやっていました。取締役会を実際に開催した後、議事録もWordで起こし、各役員に確認いただいて、押印、という流れだったんですね。取締役会の報告事項や決議事項もすべてExcelで管理していました。弊社以外もおそらくこのような感じなのではないでしょうか。
一番の課題としては、Excel、Wordでの作業が、どうしても煩雑になってしまうことでした。それだけではなくて、紙での印刷や各取締役とのメールのやりとりも大変でしたね。
昨年（2021年）の9月から監査等委員会設置会社に変わりまして、取締役の人数も倍以上になっています。そうすると、やりとりだけで非常に時間がかかるんですね。役員の中には、遠方の方もいらっしゃるので、距離的な手間も発生します。その辺をなんとかシステムで一括で行えないかな？ということを以前から考えていました。

ー もともとイメージされていて、michibiku以外でも検討されたのでしょうか？michibikuを選んでいただいたポイントを教えて下さい。

宇野さま
システムに変えたいとは思ってはいましたが、具体的に検討というところまではしてなかったですね。どんなものがあるのかもわからなかったですし。とはいえ、役員も増える、ガバナンス強化の必要もある・・・そんな時にちょうどmichibikuの紹介があったのが、最初のきっかけです。

選んだポイントとしては、やっぱり一番課題に感じていたところが解消できるかどうか？従来やっていた取締役会運営の流れが、システムの中で一括ですべてできるか？というのがポイントでした。そういうシステムじゃないと、あまり意味がないと考えていたので。
他にも、取締役会だけではなく、監査等委員会やリスクコンプライアンス委員会などの他の会議体運営も今後できるようになっていくというところも魅力に感じたところです。取締役会だけでなく、他の重要会議体の管理も同様の課題があるので、重要会議体の一括管理ができるようになっていくというのも大きなポイントでしたね。

ー michibikuを導入して、どんな変化がありましたか？

宇野さま
まず感じているのは、課題の解消ですね。手続きの手間っていうところを従来は本当に強く感じていましたので、システム上で、招集通知が一括で送れて、会議資料も添付できて、議事録の確認から電子署名までができるようになったことが大きいです。
現在9名の取締役がいて、それぞれメールでやりとりをして、押印をもらいに行くということで非常に時間がかかっていました。その手続きがなくなるだけでもかなり効率的になっています。
手続きの手間だけでなく、署名完了までの期間が大きく短縮されることにも大きなメリットを感じています。紙で議事録を作成している時に、遠隔地の社外役員の方に押印をもらおうとすると、郵送も発生していましたが、郵送となると、発送から返送してもらうところまで、1週間近くかかってしまうこともありました。これがシステムに置き換わって、最短1日で電子署名まで完了することができるので、工程全体で1〜2週間は確実に短縮できています。

事務局だけではなく、役員側の操作も簡単で対応工数を削減

ー 役員の方からのお声はどのようなものがありましたか？操作のつまづきなんかもあれば教えてください。

宇野さま
やっぱり最初は「うまくログインできないとか」「うまく資料が確認できない」ということがゼロではありませんでした。ただ、操作マニュアルもあったし、確認程度の質問で比較的スムーズに操作してもらえています。

操作に慣れてもらったら、役員方からも「手間が少なくなった」という声をもらっています。システムに集約されて、受け手の方も楽になるんですね。

取締役会議事録だと押印一つをもらうにも、簡単に「印鑑ください」という訳にはいかないですから、ある程度時間を取っていただいて、その中で内容確認、押印いただくということになります。なので、対面で押印いただく場合は、双方時間を調整して、ある程度の時間をとって、という手間が発生してました。社外役員で郵送の場合も、受け取りもそうですし、返送の手間が発生しますから。その辺がシステムに置き換わるのはかなりの効率化になっていると思います。

ー michibikuへの改善要望があれば教えてください。

宇野さま
別の会議体の開催もmichibikuのシステムでできるようになっていくと良いですね。弊社の場合でいうと、まずは監査等委員会、その後はリスクコンプライアンス委員会もやりたいです。
あとは、付議事項につなげるための、稟議の情報などがmichibiku上で確認できるといいな、と思います。付議事項の検討の時に確認する必要があるので見られるとスムーズですね。

あとは、過去の付議事項の検索ができるようになってほしいですね。過去の決議を確認したいことがけっこうあるんですよ。例えば、内部統制監査対応などがそうですね。従来だとファイリングされた紙の議事録を一つ一つ確認しにいくしかなくて、とても手間がかかっていたりします。なので、システム上で確認ができるということになれば、効率的だなと思います。

TPM上場を目指す企業も早いうちから導入するのがおすすめ

ー TPMはもちろん、こんな企業へおすすめ！というのがあれば、是非教えて下さい。

宇野さま
TPM上場を目指すとなると、最低限の内部統制の整備やガバナンス体制の強化が必要になってきますが、どうしても内部統制やガバナンスが後回しになってしまっているケースが多いと思います。上場を目指すとなった時に、最初に取り組まないといけないことなので、なるべく早いタイミングでmichibikuのようなシステムを入れるのがオススメです。このフェーズでミチビクさんにコンサルとかしてもらえるといいですね（笑）

上場を目指す時だけじゃなくて、TPM上場後も負荷は増えていくばかりなので、システムを使って効率化していくのがいいんじゃないかなって思います。

ー ステークホルダーが増えてることでの影響もあるのでしょうか？

宇野さま
ステークホルダーが増えて、大変だというのはありましたね、どうしても。議事録一つにしても、確認したいという機会って増えていくじゃないですか。監査法人さんだけにしても、過去に確認した議事録でも何回も提出を求められることがあったり、（監査法人出身の）中村さんはよくご存知だと思いますけど（笑）
これがシステム上に保管されていて、システム上で確認いただくことが可能になるので、地味に積み上がっていた手間もなくなると思います。

ー TPM上場準備中に戻ったとしたら、どのタイミングで入れておけばよかったと思いますか？

宇野さま
上場準備では、証券会社以外にも監査法人の監査が入ることになります。そうすると、取締役会だったり株主総会だったりの、議事録の内容確認や、会社法に則した運営がなされているかどうかは確認されることになりますから、上場を目指すという段階から導入しておくと楽になるイメージはありますね。議事録を書くのも、書類の保管もシステム上でできますから。システムで管理できていれば、いちいち過去の資料を引っ張り出さなくてよくなります。実際の過去の実施状況に不備があると審査上も良くないので、できるだけ早い段階から整理してあった方が、後々も楽になります。問題となりそうな論点は、早めに潰せるに越したことはないですよね。

ー 宇野さま、貴重なお話ありがとうございました！これからもmichibikuをよろしくお願いいたします！

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